---李树峰。
办公室是企业的行政管理部门，处于企业组织系统的中枢地位，外联内协、承上启下、上情下达、下情上呈，是公司正常运转与发展的重要关键，办公室主任对办公室工作负有重大的责任，俗称“内当家”。现在企业股份制、私营制、合资制的建立与逐步完善，市场竞争日益激烈，企业（公司）办公室的工作面临新的挑战，对办公室主任工作要求更高，仅凭经验和一般有关理论进行工作、处理、协调复杂的人际关系，已难以适应。办公室主任迫切需要运用科学的、灵巧的工作技能，即工作方法、技巧与能力。
而办公室主任是一种特殊的行政人士、办公室人士，同秘书、行政管理有联系，也有区别。其对上，直接与上司打交道，按照老板的决策、指令和意图办事，是行政领导最贴近的助手；对下，与秘书、办公室其他人员相处，具体负责秘书和其他办公人员的工作，是行政、秘书人员的上司和直接管理者；对左右，负有联络、沟通、协调各部门的主要职责；对外，是联络、接待、公关、吸收与释放信息的把关者。鉴于办公室主任岗位的特殊性，现将办公室主任的基本职能，工作方法和技能阐述如下：
一、办公室主任的基本职能。
办公室主任的主要职能是服务，为领导的科学决策和决策的正确执行服务。具体讲，其基本职能大体有四项，即参谋职能、承办职能、管理职能、协调职能。
1、参谋职能：办公室主任的参谋职能大多围绕领导决策进行的。主要表现：
第一，在决策形成过程中，帮助领导全面了解基层情况，确定工作方向和重点范围上发挥参谋作用。第二，在决策实施过程中，在帮助领导及时了解工作进展情况、强化控制上发挥参谋作用。第三，在决策实施过程结束后，在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥作用。
2、承办职能：办公室主任承办职能大致来自三个方面。一是来自上级部门的。
主要是指上级部门交付的事项，如工作调研、信息反馈、工作总结等，需要认真对待，按期完成。二是来自本单位领导的。办公室主任要带领本部门工作人员不折不扣地去落实。
三是来自单位内各部门科室的。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责、一丝不苟、一办到底、落实实处。
3、管理职能：管理职能只要是针对办公室内部而言，主要集中体现在三个方面。一是文书管理。
主要围绕公文的处理进行撰稿、校对、印制、收发登记、立卷、归档等环节工作。办公室主任负责对文书工作统一领导，统一组织安排，负责督促、检查、把好质量关。二是事务管理。
办公室作为单位事务性办事机构，主任作为这个机构的负责人，应该说是事无巨细，都要认真操办。如会议安排、领导用车，对外接待、总务后勤、办公用品以及为单位职工提供生活服务的有关事项。
4、协调职能：办公室主任履行协调职能，主要是抓好纵向协调、横向协调和内部协调。所谓纵向协调，即指上级下级之间的协调，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致。
所谓横向协调，指与其他各部门科室（财务、业务、人事）等的协调工作。内部协调主要是办公室内部组织和人员的协调。
二、办公室主任工作方法。
我从三个方面阐述办公室主任工作方法，第一是主次分明，第二是方圆相济，第三是内外结合。
1、主次分明：办公室主任工作事多、事繁、事杂，只有做到主次分明才能突出重点，简繁得当，事半功倍。办公室工作的职责是四个服务，四个服务的关键是为领导服务，为领导服务就要突出为政务服务，尽量做到主动服务，主动实现优质服务。
主动为领导提供优质服务是办公室工作的首要职责、主要方面和重要内容，把握这一点就做到了主次分明。具体说来：
1）突出领导服务：具体工作中要坚持做到这么四条，第一要谋事。第二要理事。
第三要干事。第四要息事。这就是为领导服务的主要四个事情。
谋事：办公室是一个综合协调机构，更是一个参谋机构。办公室主任要始终站在全局的高度，要站在领导的角度，不断增强理性思维能力。
能想事，多想事，想大事，为领导分忧。为群众解难，为发展尽职。谋事的第二就是理事，办公室是一个综合部门，其他部门不想管，不能管，不会管的事情和工作都由办公室来管。
俗话说：“不经一事不长一智”。办公室工作的这种“管事”既是一种责任，也是一种难得锻炼的机会，不管是份内的，还是份外的，不管是领导交办的，还是职工期盼的事，只要有利于全局，有利于发展就要积极的管，尽力的管，尽可能的使主要领导从日常琐事中解脱出来，集中精力想大事，办大事。
第三说说干事，办公室是一个干事的岗位，多干一件事情就是多一次学习的机会，多一次展示自己的平台。要树立吃苦就是享乐的理念，勤于干事，乐于干事。第四就是息事，息事就是协调左右、沟通八方、消除误会、化解矛盾。
使领导的形象更加高大，使工作氛围更加和谐。
2）要致力于搞好政务服务：事务工作是办公室的基础，政务工作是办公室的重点，办公室工作的定位是由政务服务决定的，较高质量的政务水平主要体现在三个方面：第一个是文稿要优，文稿是办公室的主要产品，是参谋服务的主要载体，要认真对待每一篇文稿，把握领导意图，更好地实现以文辅政，以文助政。
第二个是落实好，充分发挥办公室监督检查的职能作用，推动工作落实。第三是反映要快，做到渠道畅通，及时为领导决策提供有价值的信息。
3）主动服务：主动服务关键是要宜早、宜少、宜透。宜早就是要增强工作的预见性，强化超前意识。
宜求谋在领导之前，谋在领导之先，考虑问题尽可能快半拍，早半拍，凡是想得远一点，思考的深一点。宜少就是说参谋建议要求优而不求全，要求优而不求多，宜求参谋到点子上。宜透就是领会上级精神，把我领导意图，做到情况明，想的全，把的准。
4）实现优质服务：为领导服务，搞好政务服务，做到主动服务，还要实现优质服务。以优质为标准，以满意为目标，积极提高办公室工作水平。
优质服务总的来说有三点，第一点是无差错，工作中强化工作意识，减少工作差错，防止重大失误。第二点不越权，要讲政治讲规矩，做到到位不越位，揽事不揽权。第三点不揽功，办公室做的是幕后工作，尝得是辛酸苦味，必须淡薄名利，大度从容，勇于出面办事，勇于出面担事。
但绝不出风头，不抢功，做到谦虚谨慎，乐于奉献。这就是主次分明的四个方面， 为领导服务，搞好政务服务，做到主动服务，还要实现优质服务。
2、方圆相济：方就是原则性，圆就是灵活性，方是为人之本，成事之机，也乃和谐只要，处世之道。方是核心，圆是补充，两者相继事半功倍。
如何做到方圆相济？总的来说要把握三点，第一大事要方、小事要圆。第二对己要方，待人要圆。
第三管理要方，理念要圆。说到大事要方，小事要圆，也就是说在大事大非面前要保持清醒的头脑，坚定立场，牢守办事原则。在小事方面不斤斤计较，不吹毛求疵。
对己要方，对人要圆。主要讲对自己哪怕再小的事情也要从严约束，从高要求，从微甚手。尤其要吃得苦吃的亏，待人以宽，持开阔胸怀。
管理要方，理念要圆，就是说要有制度，有规矩，坚持以制度管事，要以人为本，体现人文关怀，做到无情管理，有情操作。
3、内外结合：办公室主任在内要审核文件、起草文稿，在外要加强协调，开展调研。内外都很重要，两者都不可偏废，这要求我们对内是管家，对外是行家。
即时管家又是行家要具备以下三点：第一要增强大局意识，做到心中有数，做到有数有文。第二要增强服务意识，做到有度有效。
第三要增强团队意识，做到有方有情。
第一要增强大局意识，做到心中有数：所谓有数就是了解全局，做到心中有数。办公室主任思想要活，眼界要扩，不能将自己局限在本身业务的小天地，要对发展的大事，整体的趋势和本地本单位、本行业的形势了然于心，只有这样才能及时有效的综合情况，提供信息，提出参谋和参考的意见，才能发挥参谋助手的作用。
所谓有文就是敢做文，善做文，在参政涉谋上有文，在协调落实上有文，在服务发展上有文。有文才能有为，有数才能做好参谋咨询的作用。
第二要增强服务意识，做到有度有效：所谓的有效就是服务有适度，把握分寸，要真正从关心领导的角度出发把握好活动观、决策观。要当好参谋，参到点子上，谋在正道上，不出歪点子馊主意，尤其是不能不讲原则。
所谓有效就是服务要优质高效，提高水平，真正实现三个满意---领导满意，下属满意，职工满意。
第三要增强团队意识，做到有方有情：所谓有方就是培养人员也要讲究方法，不能总老一套，要着力引进优秀人才，立足于培，加强岗位锻炼人才。致力于用，坚持任人唯贤放手使用人才，使干事的有干劲，有才的有舞台，这就是方，有方法。
所谓的有情就是注重人文关怀，对人要真情，不仅在工作上关心，生活上照顾，还要从情感上关怀。随时了解他们的思想，关心他们的生活，解决他们的困难，最大限度的调动各方面的工作积极性，做到人尽其才，事尽其功的目的。
三、办公室主任工作技能：
办公室主任面对公司内外复杂的人际关系，工作面广泛。其工作技能的运用范围只能大体上界定两个方面：一是处理人际关系的技能；二是进行务实工作的技能。
这两方面紧密联系、相辅相成，常是相互渗透、同时进行的。自然要具备有“人与事的配合艺术”，处理人际关系与进行实务工作形结合的技能。
1、办公室主任处理人际关系的技能：办公室主任的复杂人际关系中，经常面对的、较直接的主要有两种关系，一是上司（领导）的关系；二是与下属的关系。处理这两种关系，除了运用各种人际关系的处理方法、技巧外，如沟通、诚信、助困、解难等，还需要采取相应的较特殊的技能。
1）办公室主任处理与上司关系的技能。
办公室主任面对的上司，是企业（公司）的董事长、总经理（正、副）或老板、上层领导，他与这些领导的关系，实质是辅助、协理行政职权与领导、决策或指挥权的关系。领导要通过这一层职权推动企业整个机器的运转。办公室主任与上司关系的处理应以整个企业运转、企业总体目标为准则、为导向，决定与运用处理的技能。
这方面的技能可概括为四种：人性化沟通技能，讲究实效技能；接受任务技能；参谋劝诫技能。
2）办公室主任处理与下属关系的技能。
办公室主任的下属就是办公室工作、服务的人员，主要是文秘工作人员，行政后勤人员等。一般文化层次较高，中青年居多，工作积极勤奋，能尽职尽责。办公室要形成最佳群体和团队，保持高效行政、有力发挥企业中枢的效能，需要办公室主任善于运用处理下属关系的技能；可总结三个方面的技能：
于下属和谐相处的技能；向下属布置任务的技能，对下属激励、奖罚的技能。
以上两个处理协调关系的技能就不展开分析和叙述了，重点分析叙述实务工作技能。
2、办公室主任实务工作技能。
办公室主任实务广泛、繁杂，但主要当上司的助手辅助工作，为办公、办会、办事、信息处理、协调、接待等把关，具体事务则由文秘和行政人员分工去做。这方面的技能，除准确领悟、把握上司意图的技能外，主要还有：驾驭全局的技能；策划组织的技能；审核校订的技能；
1)驾驭全局的技能。
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