***公司管理制度。
设备档案管理办法。
ftm.24005.021.0-2011
年月日发布。
***公司。
1、目的。为加强和规范***公司的设备档案管理，更好的为设备管理和修理过程提供可靠的基础。
2、适用范围。
2.1 ***公司所有的设备、仪器的随机资料；
2.2 需永久保存的设备类管理性文件，包括《固定资产(设备)台帐》，新增设备的购入计划、合同、验收转固记录，大型设备主要维修记录，主要生产设备的改造记录相关资料。
3、术语。3.1 归档：是指将资料送交档案室；
3.2 存档：是指保管资料。
4、职能职责。
4.1 设备采购部门及设备改造实施部门负责设备随机资料及改造记录的收集归档；
4.2 设备能源科负责所有设备管理性资料的归档，大型、关键设备的操作规程、维修记录的归档；
4.3 各类设备的归口管理部门负责对随机资料的齐全、完整性鉴定；
4.4 设备能源科资料室负责所有资料的存档、整理、组卷、保管、借阅等管理工作。
5、具体内容。
5.1 归档资料的鉴定。
5.1.1各类设备的归口管理部门负责对归档资料的齐全、完整性进行验收，对保存价值进行鉴定，对于没有利用价值的资料不必归档。
5.2 归档范围及时间。
5.2.1 设备档案。
5.2.1.1 设备随机资料包括使用说明书、出厂精度检验单、装箱单、随机光盘、保修卡、图纸、合格证等，在验收转固时归档；
5.2.1.2 计算机类等同期购入的同型号5台以上设备的通用资料，归档3套，合格证、保修卡等不通用的资料应单独归档，其余未归档的通用资料由使用单位和归口管理部门保管；
5.2.1.3 大型及关键设备的购入计划、合同、验收转固记录、设备维护操作规程、维修记录应与设备档案一同存放；
5.2.1.4 大型及关键设备的改造记录，包括改造实施计划、改造图纸、改造合同等，在改造完成一月内归档，与设备档案一同存放。
5.2.2 管理性文件。
5.2.2.1 设备台帐包括本年新增设备及全部设备的《固定资产（设备）台帐》，每年归档一次；
5.2.2.2 验收转固记录包括购入计划、合同、《设备安装验收移交单》、《设备精度检验记录单》、《固定资产入库单》等每年归档一次；
5.2.2.3 检修计划包括每次制定的大型检修计划及检修完成后的验收记录 ，每次检修结束后一月内归档；
5.2.2.4 大型及关键设备的维修记录，主要生产设备的改造记录，每月归档一次。
5.3 归档质量。
5.3.1凡归档的文件材料，应做到字迹清晰，耐久，纸质优良。
5.4 归档手续。
5.4.1 由归档部门填写《设备归档记录清单》（见附件4），如有特殊情况需对归档情况进行必要的说明；
5.4.2 归口管理部门对归档资料的齐全、完整性进行鉴定验收，设备能源科资料室在归档清单上签收后，设备归档记录清单双方各持一份备查，归档资料由设备能源科资料室负责存档。
5.5 设备档案的整理。
5.5.1 设备档案的分类：见附件1《设备档案分类表》；
5.5.2 设备档案的编号。
5.5.2.1 设备档案的编号采用**目录编号法。一级目录为h，二级目录以数字序号排列，**目录与设备编号相同的。
h 01·x-076102-001
设备编号（**目录）
通用设备（二级目录）
设备仪器（一级目录）
5.5.2.2 管理性文件的编号采用四级目录编号法。一级目录为h，二级目录以数字序号排列，**目录以数字序号排列，四级目录以形成时间排列。
h 04· 01 — 2002
形成时间（四级目录）
设备台帐（**目录）
管理性文件（二级目录）
设备仪器（一级目录）
5.5.3案卷题名。
5.5.3.1 设备资料以设备名称题名，规格型号、使用单位作为辅助题名与案卷题名同列；
5.5.3.2 管理性资料以资料名称命名。
5.5.4组卷及装订。
5.5.4.
1 设备资料组卷方法：设备资料的组卷遵循设备仪器文件材料的形成规律和特点，保持文件材料的有机联系，各份文件采用不装订形式，按顺序排列在卷盒内。单台设备文件材料较多时，可以按问题、专业、系统、工艺流程、装置等分别组卷。
单台设备文件材料较少时，可以多台设备合并组卷。
每份文件原装订方式不符合要求的，需进行重新装订，2~10页的文件采用左上角装订方式，超过10页的文件采用三孔一线法装订，装订材料选用线绳。大于a4规格的文件材料，应当折叠为297*210mm统一幅面，图样材料采用“手风琴”式折叠法，图面朝里，标题栏外露。
5.5.4.2管理性文件的组卷按形成年限进行组卷。
5.5.5案卷编目。
5.5.5.1 每件文件材料的右上角加盖档号章，填写档号章内容。档号章格式与尺寸见附件2；
5.5.5.2 编写案卷页号，页号位置正面在右下脚，反面在左下脚。每件的页号均从“1”开始。
5.5.6 档案的卷内目录采用a4卷内文件目录表，见附件4。
序号以卷内文件排列的先后顺序填写，文件编号填写文件的档案号，题名填写该份文件或图样的名称，责任者填写该份文件材料的直接编制单位，日期填写文件材料的形成日期，页次填写每份文件的页数。
卷内目录排列在文件材料的首页之前。
5.5.7档案的卷内备考表。
5.5.7.1卷内备考表的格式见附件5；
5.5.7.2卷内备考表填写在组卷和案卷管理过程中需要说明的问题（卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等），案卷归档后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间。
5.6档案的检索工具。
5.6.1设备档案分类表；
5.6.2设备档案分类目录见附件7。
5.7设备资料的保管期限。
5.7.1设备资料的保管期限与设备使用寿命相同；
5.7.2管理性材料按程序文件规定的保管年限执行。
5.8外文资料的管理。
5.8.1外文资料归档后，经归口管理部门确认必须翻译的资料，由设备能源科档案室负责组织外委翻译；
5.8.2翻译完成后的资料，由归口管理部门进行校对审核；
5.8.3设备能源科资料室对已审核后的资料进行存档。
5.9档案的库房管理。
5.9.1应设立专门的库房，库房内应卫生环境良好，并要有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防尘、防污染等安全措施；
5.9.2定期测试和记录库房内的温度、湿度，采取有效措施及时进行调节和控制，使温度保持在14－24℃，相对湿度控制在45－60%；
5.9.3非档案工作人员不得擅自进入档案库房。
5.10档案的提供利用。
5.10.1凡是本事业部人员需借阅的设备档案，应办理借阅手续，由借阅人填写《文件借阅登记表》，（见附件8），档案管理员负责在每份档案内的《单台设备技术资料借出登记表》（见附件6）进行登记；
5.10.2借出的档案应妥善保管、及时归还，最长借阅限期为1个月，若还需要继续借用，借阅人需持所借阅的档案到资料室办理续借手续；
5.10.3外单位人员需借阅设备档案时，经部门负责人批准后，方可借阅，借阅期限为15日。若还需继续借用，借阅人需持所借阅的档案到资料室办理续借手续。
5.11档案的销毁。
5.11.1已失去保存价值的设备档案，需销毁、转出时，要提出销毁或转出报告，经部门负责人批准后，方可进行销毁或转出。
6、具体流程。
无。7、考核。
7.1 归档资料不全，造成设备检修缺乏参考资料，罚归口管理部门50元/份；重要资料必须补齐；
7.2 管理不善造成档案材料丢失的，罚档案管理员50元/份；
7.3 借阅的资料未按期归还，罚借阅人10元/份；
7.4 借阅的资料未妥善保管，造成资料丢失的，罚借阅人50元/份，重要资料必须补齐。
8、附则。8.1本制度由设备能源科制订并负责解释。
8.2本制度自下发之日起执行。
9、附件。附件1 ：设备档案分类表。
附件2 ：档号章。
附件3 ：设备资料归档清单。
附件4 ：卷内文件目录。
附件5 ：卷内备考表。
附件6 ：单台设备技术资料借出登记表。
附件7 ： 设备档案分类目录。
附件8 ：文件借阅登记表。
附加说明：本规定提出部门：设备能源科。
本规定归口部门：设备能源科。
本规定起草人：
本规定审核人：
本规定审定人：
本规定批准人：
附件1设备档案分类表。
附件2：档号章jl11004-028a
附件3jl11004-029a
设备资料归档清单。
设备档案管理制度
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