关于如何写报告、请示等几种公文。
首先，讲讲报告、请示的文种含义、特点及相互关系，也就是所谓的角色定位。搞清楚这两个文种的角色定位问题，对于写好这两种公文很有必要。实际写作中，人们对此不够重视，随意为之，常常闹出许多笑话。
大家知道，报告文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的文件，是下级机关将情况通报给上级机关的主要形式。（上情下达主要靠“通知”、“通报”，下情上达主要靠“报告”，此外，上下级之间还可以打**、派人传达）。
报告文的特点在于“重陈述”、“有主见”。“重陈述”是说，报告文以叙述事实为主，有条理地把情况叙述清楚，以供上级了解；“有主见”是说：报告文在陈述清楚事实的前提下，还要表明对所陈述的情况的看法或意见，以供上级参考。
这两个特点，是从报告文的内容上看出来的。报告文在内容上是既说事，又说理，说事为主，说理为辅。当然，这里的“理”，只是几句话交代出来的观点、看法，不是长篇议论的大道理。
这在后面讲报告写作方法时还要详细介绍。而请示文则是下级机关向上级机关请求指示、请求批准的文件。下级机关不是什么问题都要向上级机关请示，在本机关职权范围内的工作都不要请示，照常规去做即可。
只是当某项工作出离了本机关职权范围（或超出自身权力范围、或超出自身能力范围、或超出自身智力范围，换言之：出于自身权限不够、或能力不足、或认识不清）时，才要用请示行文，且必须用请示行文，而不能自以为是、自行其事。请示文有“超前性”和“说明性”两个特点。
“超前性”说的是办事之前行文，办事之前呈送，请求上级定夺，待上级作出决断以后按上级意图行动，或办或不办，换句话说“先奏后斩”。“说明性”指的是请示文重在说明要办的理由、说明求助的内容即要求，通过说明，说服上级、打动上级，使上级作出决断，对请示的事项给予答复或批准。
从上面的介绍中，我们不难看出，报告和请示是两个定义不同的文种，有着各自的特点。二者虽说都是上行文（都是顶脚的下级机关写给顶头的上级机关的），但它们的不同之处是十分明显的，归纳起来，至少有以下四点不同：1、行文时机不同：
请示是事前行文；报告是事后行文。2、行文内容不同：请示是侧重说明理由、要求；报告是侧重陈述情况、问题。
3、行文方式不同：请示是主要用说明的表达方式；报告是主要用叙述的表达方式。4、行文目的不同：
请示是要上级给予答复；报告则是只诉情况，不求回复。报告和请示文的这四点区别，界定了二者的角色地位，分清了二者的性质特征，也限制了二者的适用范围。在写作方式和方法上给了人们以清晰的昭示。
但是，很遗憾，实际写作中，很多人对此并不十分清楚，甚至还十分模糊。以至在行文中，造成了很多混乱，不是弄错行文时机，就是搞混行文内容，或者用错表达方式，甚至在报告中或文尾，写上要求上级答复和批示的话语，请示中大段大段的叙述事实等等。造成这种混乱现象，固然与写作者的知识储备不足、写作水平不高、或者责任心不强有关，也是上行文的历史状况影响所致。
以前的上行文，笼统地叫“请示报告”，把对上级的行文确定为一个名称，只要是上行文，写作时，都一律写成“请示报告”，文中既汇报工作、反映情况，又提出请求。后来（大概是上个世纪50年代末60年代初），为了提高办事效率，把上行文一分为二，报告归报告，请示归请示，报告中只汇报工作、反映情况、答复询问，不再提请求事项；请示中也只是请求上级指示批准，而不再汇报工作等等。“请示报告”的混合名称从此不再使用。
报告、请示这样分开的时间已经很久了，现在仍然有人不知道这一点，还常用混合名称，进行混合写作。有些领导至今如此，一提到给上级行文，就满嘴都是“请示报告”。在座的朋友们，你们有没有这种情况？
如果有，就要改过来，以后也不再这样做。如果看到别人这样做，就大胆、善意、及时地指出来，帮他改正。以使报告、请示文的角色地位更加确定、更加清晰，从而承担起各自应当承担的责任和职能。
这对公文写作的规范化无疑是十分有益的。（13种行政公文的写作都存在需要进一步规范化的问题。）明确了报告、请示文的角色地位，再来讲这两个文种的格式和写作，就比较容易了。
第二，讲讲报告、请示的文面格式。报告、请示都是上行文，都是下级机关写给直接的上级机关的，它们文种体例一样，文面格式相同，都有：标题、主送机关、正文、结语；都要：
落款、署时、盖章。在写法上，除了正文、结语有区别，其它各项也都相似。标题：
既可以：发文机关+事由+文种（或报告、或请示），也可以采取省略式，通常省略发文机关，写成：事由+文种（报告或请示）。
但不能只用文种做标题，写成“报告”或“请示”。主送机关（收文单位）：“一定有”（即不能省略），“有一定”（即写出发文机关的顶头上级机关）（叙述）情况正文：
报告正文通常写两部分内容（表明）看法（讲）理由；请示正文通常也写两部分内容（提）要求“特此报告” 结语：报告结语常写（但不写要求性结语）“专此报告”；请示结语常写：“以上要求当否，请批示（批复）” 落款：
“一定有”（即不能省略），“有一定”（即写出发文机关）署时：都要写出年、月、日。行政公文落款处的年、月、日都要用汉字小写数字，不能用阿拉伯数字，报告、请示当然不例外。
盖章：报告、请示与其它行政公文一样，都必须加盖发文机关的公章，盖章才能生效，才有严肃性。以上说的是报告、请示的文面格式和各个项目的写作方式、方法。
第三，讲讲报告、请示的写作要领。全面掌握报告、请示的构成体例，严格按照报告、请示的文面格式和具体项目去写，这是写作报告、请示的基本要求。但仅仅符合这些基本要求，还不一定能够写好报告、请示。
要真正写好这两种公文，还必须掌握这两种公文各自的类型及写作要领，注意吸取他人写作这两种公文的经验教训。工作报告简单地说，报告从写作目的上分有三种类型：情况报告、答复报告、综合报告；从写作容量上分有两种类型：
专项报告、请准类请示。请示文的类型比较少，只有两个，前者是请求上级机关批请帮类请示准办理某件事；后者是请求上级机关给予精神上、物质上的帮助，比如给权力、给精神、给政策，给人、财、物等等。在写作报告、请示的时候，要根据这些类型的不同，采取一些不同的方式，要根据内容、目的的不同，有针对性地写，有重点地写。
总而言之，不同类型的报告、请示，承担的写作任务不同，因此在写法上有明显差异，写作时要具体对待。
但是，不管报告、请示这两个文种的类型有多么复杂，写作的任务有多么不同，具体的方法有多么纷繁，每个文种的写作总有些共性的要求值得注意。就报告文而言，写作时必须注意以下几点：（一）陈述事实要完整清楚。
所谓“完整”，是事实要写得有头有尾，说清来龙去脉，交代出事实（工作、情况、问题）的起因、经过、结果、影响；所谓“清楚”是事实脉络清晰，一件事可按时间先后顺序来写，多件事可按性质分类叙述。（二）分析要精炼，观点要鲜明。分析情况，阐述意见，理性表达不能缺，但不必详尽，也就是不像写议**那样在摆出论点以后加以详细缜密的论证，而是只讲观点、结论，免去论证过程。
这在前面已经提及，此处再作说明。而为使报告的主见突出，观点、结论鲜明，采取“分点列举”办法，使用数字序码。（三）语言要朴实，格式。
要正确。格式要正确，前面已经讲过，这里不再重复。关键是语言要朴实，要实话实说。
少用花哨的形容词，少作长篇大段的议论，不用含糊不清或过于灵活的概念。因为报告是写给自己的上级机构和顶头上司的，只能实话实说，只能用尊敬、谦虚的态度和语气，不能夸夸其谈、虚张声势，当然也不必讨好卖乖、阿谀奉承。
就请示文而言，写作时必须注意三个方面：一是遵循请示规则，二是讲清理由要求，三是行文得体对路。请示规则有六条：
①一文一事，②单头请示（只写一个主送机关），③不同时抄送下级；④一般不直送领导者个人（除非是领导者个人关注、交办的事情），⑤一般不越级请示（除非时间紧迫，关系紧张）；⑥受双重领导的机关写请示文，要分清主送、抄报，由主送机关负责办理。比如深圳大学是受深圳市**的行政领导和广东省高教厅的业务领导，写请示文就要分清主送一个上级、抄报另一个上级。请示文要讲清理由要求。
这是写作请示文的重点，也是写好请示文的关键。向上级写请示文，无非是要求上级作出指示，或批准自己作某事，或为帮助自己做好某事而给人、给钱、给物、给精神、给权力、给政策。目的既然如此明确，理由自然也就应当充分，要求自然也就应当合理。
换言之，为了实现请示目的，写作请示时，就要力求把理由讲得更加充分，把要求提得更加合理。行文时，应当先陈述理由，后提出要求。要写好请示文，尤其要注意行文的得体对路。
所谓得体，就是态度要得体，所谓对路，就是语气要对路。（尊敬、谦虚；亲切、关怀；尊重、谦让——公文写作三种态度和语气）请示文的写作对象是上级，作为写作主体的下级当然要用尊敬的态度和语气，这跟写报告时所持的态度没有什么两样，而且在某种程度上来说，应该比写报告所持的态度更加谦虚，对上级更加尊敬，语气上要更加讲究。因为你是求上级批准、帮助，你就不能态度上太过仗义，语气上太过强硬。
为此，在遣词造句时，就要做到语气委婉些，态度客气些。要用商量的口吻，讨论的口吻，切勿强词夺理、强人所难、逼人就范，那样的话，是不会有好效果的，当然也不必过于软弱，可怜兮兮地像乞丐要饭似的。因为写请示文毕竟是为了处理公务，既然如此，就应当公事公办，只要公平、公正、公开、合法、合理、合情就行了。
这才是真正的得体对路。
以上说的是报告、请示文的的写作问题，是讲下级如何向上级行文。除了报告、请示这两种上行文，还有一种上行文就是议案。议案这种上行文比较特殊。
它是**向同级人代会及其常委会呈送的公文，从发文的方向上看，似乎应该是平行文。但由于它是执法机关的**呈送给立法机关的人大的公文，所以它具有下级向上级呈送公文的属性，因为在法的问法上，人大高于**，因此议案就是上行文。十三种行政公文中，只有报告、请示是标准的上行文，议案是特殊的上行文。
因为讲到了报告、请示这两种上行文，连带着这里就不得不提到另一个上行文议案，至于议案的写作方法和注意事项，因为时间关系，就难以去说而不得不从免，请大家原谅。十三种行政公文中大量的是下行文，包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要八种。函主要在平行机关、兄弟单位、友邻部门之间使用，即以平行为主，也可以上行、下行。
列入行政公文行列为时不久的意见则是可上行、可下行、可平行、可斜行，即可朝多个方向行文，是多向性行文。
基层单位常用的除了报告、请示，还有通知、通报、函、会议纪要。它们的写作包含的内容很丰富，涉及的范围很广泛，短时间内是讲不完的，只好在下面简要提及。
通知是公文中使用频率最高的文种，文种是公文总数的1/13，可使用量却占总量的1/2。行政机关可以用它**上级、平级机关的来文，批转下级机关的来文；可以用它发布行政法规和规章；可以用它部署全面和重要工作；可以用它任免干部职务（多是基层单位干部）；而更多的是用来通知事务。它是下行文，多用来办理事务，似乎相当于事务文书，但有些重要通知则份量很重，口气很硬，相当于决定、指示，甚至命令，下级接到后要不折不扣地贯彻执行。
也就是说，在一般人眼里，通知不过就是用来办理零头八碎事务的公文，实际上这是低看了通知这个文种在全部公文中的地位。至于通知的写作要看用于什么公务，作用不同，写法不同，头绪纷繁，一言难尽。
通报是用来表彰先进、批评错误、传达重要情况或精神的公文，根据作用可以分为表彰性通报、批评性通报、情况通报（含事故通报），是行政机关为了推动自身工作而使用的。具体地讲，或通过树立先进典型，带动面上的工作；或通过提供反面教员，促进面上的工作；或介绍经验教训，推动面上的工作，总之，通报出于推动自身工作的需要，用事例进行宣传，让榜样出来说话的特点很突出。
函这个文种在古代是私人用来交流信息、沟通情感的工具，即所谓信函。后来被社会管理者借来用作办理公共事务的手段，即所谓公函。这种公文适用面很广，事务性很强，体制短小，易于写作。
会议纪要是记载、传达会议情况及议定事项的文件，是根据会议精神进行整理加工写成的。只要把住会议精神，根据传达需要组织安排材料，即可写好会议纪要。它也是由标题、正文和文尾构成的，标题有两种写法：
①会议名称+纪要；②正、副标题：正标题体现会议精神，副标题反映会议议题。正文一般包含三方面内容；⑴会议概况，简略写出会议时间、地点、名称、议题、出席者、主持人、基本过程；⑵会议内容：
主要介绍发言情况和会议决议内容，要写得充实、完备、观点鲜明；⑶结语：对会议代表提出关于传达、学习、贯彻、落实会议精神的希望和要求。文尾可署名、署时，也可不写，不盖章。
13种行政公文只有会议纪要不盖章，因为会议不是常设机构，开过即罢，无章可盖。
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