一、岗位概述。
岗位名称：办公室/店长办业务文员。
直属部门：商场办公室/店长办。
直接上级：商场办公室/店长办主任。
适用范围：各商场。
二、岗位职责。
1、负责商场各类重要周报、月报等报表的汇总、上报、建档工作。
2、负责商场会议纪要、总结计划等重要文书资料的撰写/协助撰写及汇总、上报、建档工作。
3、负责商场各类重要文书档案的建档及保密工作。
4、负责商场收发文件及收发传真工作。
5、负责监督商场各部门建立台帐及重要台帐的催交、汇总、建档工作。
6、负责图书管理工作，协助办公室/店长办主任组织开展读书成果分享活动。
7、完成上级领导交办的其它临时性工作。
三、主要工作。
1、按集团、中心要求，填写《商场总经理经营状况周报表》等周报、月报，催交、汇总商场各类重要报表，上报集团董事长、分管副总裁、品牌运行管理中心等相关部门以及中心总经理。
2、参加商场业务分析会、办公例会等会议，做好现场记录，并撰写、上报相关会议纪要。
3、商场相关文书、文档、资料的起草、撰写、上报、建档工作。
4、协助办公室/店长办主任撰写、上报商场、办公室/店长办的周、月度、年度工作总结计划。
5、协助办公室/店长办主任做好读书成果分享会、内报内刊组稿宣传发行等企业文化建设工作。
6、协助办公室/店长办主任做好商场各部门制度执行、报表上报等的监督、考核工作。
四、辅助工作。
1、协助办公室主任做好党工团建设等工作，组织、参与商场员工文化娱乐活动，关怀员工的健康成长。
2、协助商场其他部门工作，如企业部**宣传活动、财务部返款、各部门文件资料收发传真工作等。
3、办公室其他员工的工作协作，如楼层评比考核，食堂、宿舍管理工作等。
4、熟知商场经营种类、进驻厂商品牌等情况。
5、顾客服务：解答顾客的咨询，满足或协助其他部门提供给顾客各类服务需求。
6、完成上级领导交办的其他临时性工作。
五、工作细则。
1、每日工作：
说明：①以上时间以冬令时间为准，执行夏令时间时，按相应工作时间顺延；②集团各商场每日营业时间有所不同，各商场可据实调整。）
2、每周工作：
参加商场每周业务分析会、办公例会，撰写、上报业务分析会、办公例会会议纪要。
参加办公室/店长办一周工作例会，并建立台帐。
《商场总经理经营状况周报表》、《商场客服中心周报表》、《撤场分析报告》、《场地调整周报表》、商场总经理/店长《工作周报》等各类周报表的填写、上报。
商场各部门各类重要报表的收集、建档。
集团、商场各类文件以及业务分析会、办公例会《会议纪要》的下发至商场各部门。
完成、上报《员工工作周报》。
3、每月工作：
《商场月度工作总结及下月工作计划》、《品牌分类变动月报表》、《新引进品牌分类确认表》、《市场调研报告》、《商场经营户明细台帐》、商场总经理/店长《个人进步进展表》、商场《管理人员下基层实践情况汇报表》、《**工作月报表》、《商场场地平面图》等报表的上报集团、中心各级领导。
参加商场员工大会，协助办公室/店长办主任会议发文、现场布置等相关工作，撰写、上报、建档员工大会会议纪要。
各部门月工作总结计划的催缴，后上报商场总经理/店长审阅、建档。
协助办公室/店长办主任组织、参加读书成果分享会，做好发文通知、协助组织、会场布置、现场记录、汇报分享、读书心得文章存档以及会议纪要的撰写、上报、建档等相关工作。
4、每年工作：
参加商场年度绩效考核。
参加商场年度总结表彰大会。
参加商场责任总结、目标责任汇报大会。
业务文员岗位工作流程。
一、会议工作。
1、业务分析会：（会议时间以北京***东四环店为例）
周五13:30：准时参会，做好会议记录。遇事向办公室/店长办主任请假，协助办公室/店长办主任妥善安排好办公室行政文员参会并做好会议记录。
周五上午10:00前：在办公室/店长办主任的安排下，通知各业务部门经理/主管及其他相关人员参会。
周五下午至周六上午11:00前：完成《业务分析会会议纪要》的撰写，并上报办公室/店长办主任校审。
周六中午12:00至周日中午12:00前：修改办公室/店长办主任校审后的《业务分析会会议纪要》，后上报商场总经理/店长审阅、修改形成定稿。
周一中午12:00前：将定稿后的《业务分析会会议纪要》上报中心总经理及中心分管副总裁审阅，并建档，并复印下发至商场各部门。
2、办公例会：（会议时间以北京***东四环店为例）
周六13:30：准时参会，做好会议记录。遇事向办公室/店长办主任请假，协助办公室/店长办主任妥善安排好办公室行政文员参会并做好会议记录。
周六上午10:00前：在办公室/店长办主任的安排下，通知各部门经理/主管及其他相关人员参会。
周六下午至周日上午11:00前：完成《办公例会会议纪要》的撰写，并上报办公室/店长办主任校审。
周日中午12:00至周一中午12:00前：修改办公室/店长办主任校审后的《办公例会会议纪要》，后上报商场总经理/店长审阅、修改形成定稿。
周二中午12:00前：将定稿后的《业务分析会会议纪要》上报中心总经理及中心分管副总裁审阅，并建档，并复印下发至商场各部门。
3、办公室一周工作例会：（会议时间以北京***东四环店为例）
周日上午10:00前：在办公室/店长办主任的安排下，通知办公室全体员工开会。
周日16:30：参加办公室一周工作例会，汇报重要工作和需要办公室主任、办公室其他员工以及商场各部门需要配合、协作的工作，提出一些合理化建议。
建档：负责办公室一周工作例会的记录，并建立台帐。
4、商场员工大会：
提前3日：在办公室/店长办主任的安排下，负责或协助相关人员做好会议现场布置准备。
提前1日：通知各部门经理/主管组织本部门全体员工参会，有关会议资料、物品等的准备到位等。
大会当天：协助做好会议现场准备；参加员工大会。
会后2日内：撰写《员工大会会议纪要》并上报办公室/店长办主任校审，修改后报商场总经理/店长审阅、修改、定稿，后上报中心总经理及中心分管副总裁审阅，并建档，并复印下发至商场各部门。
5、商场年度总结表彰大会：
春节前：协助行政文员落实会场或酒店、下发总结表彰大会通知等。
春节上班后第天：协助行政文员再次落实会场或联系酒店，确定无变化；协助办公室/店长办主任推进大会各项准备工作。
提前1天：协助行政文员通知各部门经理/主管落实本部门员工参会；再次联系酒店，确认次日会务所需场地、音响设施、宴席等的准备到位；协助落实所有奖状、奖品以及其他物品的准备到位。
大会当天：在办公室/店长办主任的统一调度下，提前到酒店作好现场布置，有关物品提前送到酒店；参加会议。
会后2日内：撰写商场年度总结表彰大会会议纪要并上报办公室/店长办主任校审，修改后报商场总经理/店长审阅、修改、定稿，后上报中心总经理及中心分管副总裁审阅，并建档，并复印下发至商场各部门。
6、其他会议及会议纪要：
同城两店/多店业务互动会议，中心部门经理会议，商场责任总结、目标责任汇报大会：按办公室/店长办主任的安排，做好定稿后会议纪要上报中心总经理及中心分管副总裁审阅并建档工作，并复印下发至商场相关部门。
商场责任总结、目标责任汇报大会：在办公室/店长办主任的安排下，负责商场各部门新一年度的目标责任书、《廉洁自律责任状》、安全责任书等资料的准备工作，并在会上协助办公室/店长办主任做好商场总经理/店长与各部门经理/主管签约的衔接工作。
二、总结计划。
1、员工工作周报：
个人《员工工作周报》：每周六10:00前完成填写，上报办公室/店长办主任审阅，周日下午建档。
办公室员工《员工工作周报》：办公室/店长办主任每周六10:00前完成审阅后，收集、汇总办公室/店长办全体员工的《员工工作周报》并建档。
2、部门工作周报：
商场各部门《部门工作周报》：每周六10:00前催缴各部门《部门工作周报》，收集、汇总后上报商场总经理/店长审阅，周六13:
00**、建档，并在13:30召开的商场每周办公例会前，交商场总经理/店长备案。
3、部门月工作总结计划：
各部门月工作总结计划，于每月28日18:00前催缴各部门经理/主管完成撰写，后汇总、上报商场总经理/店长审阅，每月30日**、汇总并建档。
28日下午或29日上午10:00前，各部门月工作总结计划同时上报办公室主任，作为办公室/店长办主任撰写商场月工作总结计划的依据。
4、商场月工作总结计划：
办公室主任于每月1日12:00前，完成商场月工作总结计划的撰写，并上报商场总经理/店长审阅、修改、定稿。
办公室主任于每月3日10:00前，将商场总经理/店长审阅、定稿后的商场月工作总结计划，转交业务文员。
每月3日10:00：业务文员将定稿后的商场月工作总结计划，上报中心总经理、分管理副总裁审阅，并建档。
5、部门年度工作总结、目标责任书：
12月10-19日：按集团要求，在办公室/店长办主任的安排下，协助办公室/店长办主任做好各部门撰写本部门年度工作总结及新一年目标责任书的发文及催缴工作。
12月20日10:00前：收集、汇总并上报商场总经理/店长审阅各部门年度工作总结、新一年目标责任书；并上报办公室/店长办主任一份，作为撰写商场年度工作总结、目标责任计划的依据。
12月25日前，**、汇总各部门年度工作总结、新一年目标责任书，返还各部门经理/主管按商场总经理/店长要求，修改、完善部门年度工作总结、新一年目标责任书。
1月5日前：各部门经理/主管修改、补充本部门年度工作总结及新一年目标责任书，后催收并建档。
6、商场年度工作总结、新一年目标责任书：
12月20日10:00：将收集、汇总的各部门年度工作总结、新一年目标责任书上报办公室/店长办主任，作为撰写商场年度工作总结、目标责任计划的依据。
12月30日前：办公室/店长办主任撰写商场年度工作总结及新一年目标责任书后，经上报商场总经理/店长审阅修改、定稿后，上报中心总经理、分管理副总裁初审。
1月5日：经各部门经理/主管修改、补充本部门年度工作总结及新一年目标责任书，办公室/店长办主任完善商场年度工作总结、新一年目标责任书后，将定稿后的商场年度工作总结、新一年目标责任书，上报中心总经理、分管副总裁终审并建档。
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