会计电算化作业

唐山市南湖通用设备制造****。

会计信息化解决方案。

唐山市南湖通用设备制造****成立于2023年8月，坐落于唐山市南湖风景区东面。占地面积5300平方米。主营机械制造，环保设备制造，环保配件，环保设备修理。

注册资金650万，员工460人。公司领导锐意进取，追求卓越，以造就一流的企业为目标，不断发展和完善产品系列，在企业管理上不断创新以达到低成本经营，提高生产效率和产品质量。

现状。1)采购部共有职员14人，其中采购人数为12人；

2)目前大约有250家**商，固定的**商有157家：

3)采购部已经建立了**商的台帐，并对**商有相应的编码；

4)对**商指定了相应的付款标准条款；‘

5)有**商的交货历史资料统计，以及**商交货的年度合格率；

6)采购前对物料的库存状况的了解是通过物料计划作指导。

7)采购材料的时间和数据根据由生产计划和采购计划确定；

8)通过货比三家的方式来判断**商的**的合理程度，通过历史交易了解采购**。

9)采购订单的已有一套审批程序，审批流程为：计划员——部门主管——二级经理——总经理。

10)已建立退货处理流程、

11)没有对**商的交货准时率及其到货率的统计。

12)没有相应的系统来进行采购计划的制定。

13)经常出现紧急采购和取消、调整订单的情况，原因为详。

14)目前采购中碰到最大问题是采购周期和付款。

要求。1)希望对物料设立安全库存，防止缺料的情况发生。

2)采购过程必须考虑**商的交货提前期。

3)系统对同一物料的**商必须具有比质比价的能力，以节省采购成本。

4)付款统计工作应转移到财务部统一管理。

5)实现**链的管理，解决**商的付款周期与财务付款挂钩的问题。

6)对非库存物料的采购订单的处理。

现状。1)共有职员47人，在外销售员人数35人，订单录入人数为28人。

2)部门内部共有16台电脑(8台台式，8台手提)。公司总部共有8台台式电脑，用于销售工作管理及档案建立等工作：8台手提用于销售片长销售业务管理；另办事处共有5台台式电脑，用于办事处的日常业务管理。

3)目前有客户数量150个，只建立了销售台帐，但没有建立详细的客户台帐。

4)有对客户确定了销售付款的标准条款。

5)对于交货期一般通过口头承诺或在合同以及**单中确认。

6)在工作的过程中经常需用要通过**向物资部和生产部门查询库存信息以及在制品的信息。

7)一旦客户询问订单执**况，需要通过**向物资部查询客户的订单信息，该过程时间不统一，无法确定。

要求。1)客户资料繁多，手工管理造成工作量庞大，希望通过信息化改变这种局面’

2)希望系统能够自动生成各种信息统计报表。

3)对客户台帐管理更加有效和详细。

4)对客户建立一套信用控制制度，确定不同客户的信息额度。

5)交货期能有一种科学的方法进行估算。

6)对库存信息和在制品的查询要求快捷方便。

7)订单跟踪更加直观、可信。

现状。1)目前公司按行政划分共有4个仓库。

2)库存纪录主要靠手工完成，没有采用电脑进行记录。

3)没有对仓库的存放库位进行编号管理。

4)仓库中的材料大部分有唯一的物料号，没有采用条形码进行管理。

5)库存的材料纪录用物料卡进行记录，可以反映每一批材料的入库时间；在材料发放时采用先进先出的方式，在某些特殊情况下也采用先进后出。

6)在采购材料接受入库时，部分材料与采购订单信息核对，物资部不一定知道即将入库的材料与数量。

7)只能知道部分材料的领用信息，对于发料准备需要等待通知。

8)领料情况根据技术标准进行控制，对于低值物料按需领取。

9)对非生产的领料有相应的审批和查询。

10)销售订单发货时需要进行包装并作发运记录。

11)定期年末进行物料盘点，包括专项盘点(相关部门要求)，周期性盘点(物资部门安排)。只对少部分库存的物料进行在架期、有效期的分析。

12)部分物料按需设置库存，对部分物料设置安全库存。仓库不需向采购、生产提供缺料情况。

13)目前的库存报告为盘点报告。

要求。1)信息量大，手工管理造成工作量庞大，希望通过信息化改变这种局面。

2)对库位进行编号，对材料进行批量管理。

3)提高从产品到生产材料的可追溯性。

4)通过信息化管理，减少工作差错。

现状。1)目前财务部门人数18人，共使用11台电脑。

2)在会计划处理上部分使用电脑，使用范围目前局限在财务总账、固定资产以及现金账款的管理，没有与生产连接起来。

3)财务的几大报表：即费用分析、成本费用结构分析、‘经营工作分析、财务指标分析有系统产生，其余均由手工编制。

4)采购订单有采购部门整理归档后集中复印给财务部，可能在没有收到采购订单前处理发票；采购入库单是在物料进库时收到，采购入库信息在发票处理前收到。

5)对应付账款没有进行控制，无法掌握下一阶段的应付账款现金需求情况。

6)没有对应付账款进行帐龄的分析，目前一些长期挂账的**商材。

料款，目前已与本公司无任何业务来往。

7)在目前使用的金蝶k／3系统中，采购业务和应付账款是自动链接，应付账款和总账之间是自动链接‘

8)销售发货有一份调拨单，其中一份是给财务，财务凭此签发发票。

9)每月末对应收账款进行账龄分析，确定下月的回款任务，确定收入的额度，加强与销售部的联系。

10)目前采用的成本核算方法是实际成本法，没有采用成本核算系统，没有和生产部分连链接。

11)不能实时地反映实际成本的发生情况，也无法做到与标准成本数据比较分析。

要求。1)使用进销存模块，为财务提供材料核算、成本核算的依据。

2)材料核算、成本核算得到真正的应用。

3)提高工作效率。

咨询顾问与南湖通用设备公司信息中心有关人员的进行了初步访谈，通过认真研读了上面所列的南湖通用设备公司的业务需求分析书，最后经过详细分析，认为南湖通用设备公司管理存在一些瓶颈，主要表现在：

财务业务流不同步。

各业务部门所记录业务台帐和财务部门所记录业务发生的数据不一致，财务和库存、销售、采购、生产部门每月数据重复登录，而且每月耗费许多时间对帐；另外，企业业务信息的滞后性使得财务部门不能及时提供各业务部门的业务处理报告，不能从资金流上及时了解、考核和控制各业务部门工作，不能及时、准确的做出各种战略决策。

没有投入产出分析，成本核算粗糙。

没有一个严格按bom(物料清单)的用量和损耗来控制生产过程，不能有效控制的产品的生产成本和损耗量。目前成本核算粗糙，不能准确地计量采购成本、物料成本、销售成本、仓储成本、设计成本和产品成本等，还没有针对客户订单进行投入产出核算。

已使用金蝶软件，但未能与其他业务部门集成，形成信息孤岛。

由于未能与其他业务模块真正集成，所以很多凭证就需要手工录入，这个就增加了财务部门的工作量，成本核算也无法采用最原始的生产过程数据，及时性不足，容易失真。

完全采用实际成本法进行成本核算，核算方法过于简单。

不能实时的反应实际成本发生情况，也无法作到与标准成夺数据的比较分析。整个成本管理仅仅是处在核算的阶段，根本不能起到成本控制、成本考核和作业管理的作用：

成本分析能力差，控制力不足。

大量的统计分析及报表编制工作需人工完成，成本分析能力差，完全采用实际成本法核算，成本控制力度不足。

部门间缺乏信息共享，物料流动衔接不够。

采用手工方式进行内部相关信息的处理，部门之间缺乏必要的信息共享，信息沟通不及时。采购部无法及时了解到仓库的收料情况、生产的缺料情况、技术部产品变更情况，生产部不了解库存的情况，不能按时交货。

没有真正意义的物料需求，手工计算采购需求。

采购部门手工计算物料需求。由于企业产品结构复杂，靠手工进行大量的物料需求计算，难以保证计算结果的准确性，计划需求日期和到货日期不是很准确。手工状态下做出的物料需求经常不足以准确地反映物料的真实需求，因为需要综合多方面的信息，如在途量、安全库存量、物料库存情况、半成品的库存情况和成品的库存情况。

由于不能及时掌握仓库库存数量，而且没有设立安全库存机制，物料的采购信息不及时、准确，没有仓库管理系统预警提示，只能凭管理人员的记忆判断哪些物料已经降到了再订货点，再反馈到采购部，使采购没有充裕的时间采购不足安全库存。

采购业务缺少必要的分析，追踪。

目前手工管理下，由于计算分析能力的不足，对于**商的**，没有作到一个比质比价的分析，以节省采购成本。由于手工管理，信息的查询、统计工作烦琐、订单跟踪力度不够。一般情况下，实际到货日期往往迟于订单到货日期；应收数量是多少、实收数量是多少、还差多少，不能很方便地了解。

未建立付款计划制度，付款统计计划工作没有统一管理。

付款还停留在靠采购员申请，财务审批的阶段，未能进行一个统一管理，综合考虑制定付款计划。

仓库手工管理，及时性准确性差。

现在公司有4个仓库，库存记录由手完成，信息量大、工作量大。物料库存数量往往多达数千上万种，帐本一本又一本，要查某种物料的库存数量极为不便，而且帐面库存往往和实物库存不符。有关部门通常通过物料库存月报了解库存情况，每月编制物料库存月报，不但工作量大，而且不能实时反映物料库存情况。

仓库缺少库位，批号管理。

仓库没有统一的库位编号管理，如果由于人事变动等因，别人很难代替，将会造成收发信息严重滞后。缺少批号管理，产品追溯性差。．

销售部门无法及时了解其他部门数据，信息交流慢。

由于没有实现信息化管理，销售与财务、计划、库存、采购部门的信息交流不便捷，经确认的销售订单没有很快地传递到生产部门与采购部门，这使得采购部门不能按时采购原辅材料，车间不能及时生产，最终影响销售的有效实现，要想形成一个共同的销售支持环境存在困难。

未建立客户详细档案，信用额度管理。

对客户资料的统计不够全面，容易造成了客户跟踪的困难，不利于进行市场分析，抓住潜在的商机。未信用额度管理，容易产生呆帐、坏帐，责任不够明确。

数据统计不准确及时，交货期无法保证。

目前手工方式统计，是一种事后的统计，而不是一种事中统计，销售部需要的库存数据、生产进程数据、采购数据无法及时回馈，交货期无法准确及时地确定是目前销售部目前最迫切的问题，由于缺乏各部门信息的及时统计的分析，市场部在短时间内无法确定交货期，无法给客户明确的答复，影响到客户服务的质量，同时也影响到技术部门产品的设计、采购部门物料的采购和生产部门生产任务的合理安排。

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