Email书写格式

电子邮件书写的格式。

一、收件人。

仔细确认收件人地址是否正确，以免错发邮件。

cc（抄送）人数降至最低，避免造成不必要的垃圾邮件。

cc（抄送）功能：让相关人员参考，如团队中其他人员；让相关人员知晓，如您的直接主管等。

二、主题。邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识”。

主题应该简单，明确且具描述性，或是与内容相关的主旨大意概括邮件内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。（一般不超过35字）

三、正文。正文内容简洁、美观、易懂，力求简明扼要，并求沟通效益。

称谓+礼貌用语如：**名字）您好！

**经理（名字+职位），您好！

**先生（女士），您好！

内容。字体：一般选择宋体、黑体；

字号：可事先设置文字大小，一般选择：10—12号字；

正文内容编排原则：

要事第一，结论在前，分析在后，使用收信人容易接受的口吻陈述内容；

电子邮件内容，附件说明；

结尾套语：如祝您顺利！工作愉快！致礼！等。

四、签名。签名主要包括：部门（职务）、公司、地址、**、传真、e-mail等书写时应将内容归类，一般不超过5行，对于**号码、手机号码等较长的数字间应加停顿。

签字文字应选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些。

五、附件。要上传附件的文件文档：

附件体积不能太大。如无特殊情况，附件体积尽可能控制在5m以内，大于这个数字的，通过ftp或者是网络空间传送。

附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能包含破坏性**的exe，doc，jpg，js，scr等等格式的附件。

所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密，发给客户的重要信息一定要加密，密码必须在6位以上，且必须是大小写字母，数字，特殊字符组合。密码不可以写在邮件中，可以通过其他方式（如**）通知客户。

六、发送前的注意事项。

电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所使用的的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部信箱。

七、回复邮件。

忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者，都是不好的网际行为，因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀疑信件是否到达了该去的地方？如果收信者能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻回**信人并简单解释传送的错误。

直接回复对方发来的邮件时，称号和署名也是必要的。

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