oa系统改造方案初稿。
前言。我们现行的oa系统是基于lotus dominos/notes 4.6，主要应用在domino邮件服务和公文流转方面。
从98年以来，我省的oa系统已经在全省范围内广泛地推广及应用，oa系统改造方案初稿。
我们现行的oa系统是基于lotus dominos/notes 4.6，主要应用在domino邮件服务和公文流转方面。从98年以来，我省的oa系统已经在全省范围内广泛地推广及应用，成为公司所有员工最主要的办公平台。
oa系统的大力推广及广泛应用推动了公司的信息化发展，促进了广大员工信息化意识的提高。目前，我们在全公司范围内基本上做到了无纸化办公，并使各部门间的协调工作更加顺畅，提高了各部门的工作效率，得到了广泛的好评。特别是其他省的一些兄弟公司也纷纷借鉴我们的应用模式以及数据库源**，而且部分已经或者正准备投入使用。
但随着现代化办公理念的日新月异，我们在应用、维护的过程逐渐发现从98年开发后至今未得到升级的现行系统应用比较简单，平台也相对落后，已经不能够满足员工办公的需要。
我们所设想中的oa系统应该是提供公司内部办公全方位服务的系统，在操作终端上应提供所有web页的简单界面并提供web查询功能，在服务提供上应完善公文流转系统、开发电子决裁系统、部门间信息共享系统等，并对外提供数据接口，在web级或数据库级与其它系统进行集成和信息共享！最终能够依托oa系统形成公司的内部网（intranet）。
目前我们采用的oa系统于2023年开发，服务端基于domino 4，客户端采用notes 4.67。省公司server和地市公司server通过复制同步信息。
在应用上主要包括日常公文的流转，信息发布，讨论组，以及利用domino邮件系统实现通信。下面就现有模块及其存在的一些问题说明如下：
1. 公文流转系统。
我公司现有的公文流转系统作为oa系统中最重要的一部分在全省范围内运转，实现了全公司无纸化的公文流转。主要包括以下几部分：
收、发文管理库：这两个数据库是公文流转中的核心部分，所有公文按照公司收发文规定的流程进行流转。在流转过程中，总公司与省公司之间、省公司与市公司之间的公文是以邮件的方式进行流转；省公司、市公司内部直接在收、发文两个数据库内通过定义一系列操作实现流转。
各个发文部门通过相应模板进行发文，办公室人员可以定义如密级等文件的所有属性。由于收发文具体流程比较复杂，在此不做详述。
办公流程控制库：在这个数据库中定义了各种办公流程，以及在包括收、发文管理的各种流程中每个岗位的定义，以及岗位的相关描述，如相关岗位的人员集合等。
办公人员配置库：这是一个人员管理数据库，定义了使用各模块人员的基本信息以及相关权限，还有人员的一些实时状态，如出差标记等。上述两个数据库是公文流转系统的基础，提供了具体流程的定义以及用户权限的管理。
存档库：这是基于domino的一个文档库，用来存放公文流转结束后需要存档的相关文件。此外对此数据库通过借阅控制模块管理，根据文件密级不同也有相关权限控制，还可以组合查询。
出差留言库：办公人员出差登记的小模块，通过填写出差时间段和公文授权人控制在此人出差时公文的流转。办公人员作了出差登记后，在公文流转到该人员时可以选择提交给被授权的人员进行处理。
正式发文库和阅文栏：在发文流程结束后，办公室综合处理人员可以将该文件发布为正式发文，同时在阅文栏上发布，供有阅读权限的人员阅读。在收发文流程中按提示进行操作。
2. 信息发布。
信息发布平台是oa中应用较多的一部分，包括日常公司、以及各部门需要发布的各类信息。主要包括：通知栏，公司日常通知事务在此发布，可定义阅读群组以及阅读期限，定期删除过期文档；部门专栏，全省各级公司同部门内部通知以及资料、文件的发布，如个险专栏，教育培训专栏等；新闻性专栏，全省分地区发布的新闻信息，如“福建寿险”专栏等。
省公司与地市公司server间通过复制对发布的信息进行同步。
3. 讨论组。
利用notes讨论组模板构造的各级讨论组数据库，一般是以部门为单位，用户以论坛的方式进行信息的交流。省公司与地市公司server间也是通过复制对讨论的内容进行同步。
4. 应用程序。
包括信息技术部值班登记、生日祝贺、考勤管理等一些小型应用。
随着时间的推移，在开发、推广和维护系统的过程中，我们在积累了一定经验的同时，也发现了现行系统存在的很多问题，这其中具体包括：
公文流转系统由于开发过程中设计不够严密，造成系统本身不够健壮，特别表现在使用过程中的“跳流转”功能，即当正常流转出现问题时的补救手段，会造成流程混乱。此外，由于notes系统本身局限性，无法很好地避免冲突文档。
由于公文流转系统中，大部分流程的控制是通过写按钮事件的方式实现的，所以流程与岗位定义不够灵活，流转不够顺畅，可扩展性不强。
报表功能较弱，无法实现报表的灵活输出。
安装维护麻烦，没有直观的安装界面，也没有统一便捷的维护管理工具，不利于管理员对系统进行维护。
系统底层架构比较混乱。由于整个系统的开发过程经手人员太多而且交接以及文档不够充分，造成系统定义不清。
用户操作界面不够方便，部分功能的实现方法较落后，效率低下。
在通讯录等数据库与各级公司进行复制时，会不定期产生数据混乱，而且无法定位问题所在，造成维护工作量增加，由于在数据库权限管理上多借助于notes通讯录中的邮件用户及群组，当通讯录复制出现问题的时候会影响到一些数据库的使用。
对一些交互性强的数据库，通过自动复制同步信息的方式往往不够及时，满足不了实时要求。一些重要的信息无法有效的主动通知到用户。
文件归档时由于4版notes数据库本身的局限性，数据库的限额无法重新设置，而且数据库大小无法满足实际应用。
省公司与下属各市公司及县公司在日常办公过程中有许多需要相互交换的公文及数据，现在的交互模式是通过邮件系统进行交互。邮件系统交互这种方式，使交互过程过多地加入了人工干与，降低了系统的自动化程度，实时性不够，效率也受到一定影响，规范化标准化程度降低。
综上所述，我们愈加感到办公自动化系统改造的必要性、迫切性。
经过改造的系统应当具有原系统的所有功能，同时也要兼顾用户的操作习惯，老用户无需太多的培训即可上手；界面清新实用，更具人性化，便于新用户入门；功能稳定可靠，符合实际办公流转需求；文档明晰充分，便于系统管理人员对系统进行管理及维护、再次开发。
对本公司的办公自动化系统作战略的、客观的目标规划，主要有如下目标：
1） 稳固升级domino r4至r6，保证升级后办公自动化应用系统与总公司及各省分公司各版本domino的正常衔接；
2） 升级本公司原有oa模式，移植原有数据至新系统，采用r6及各项新技术的特性，实现工作流的模块化定义，以扩展各种相关应用，将旧系统升级为先进、成熟、稳定、健壮的办公自动化系统，实现平稳过度；
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