规划最佳时间安排

发布 2021-08-18 23:15:28 阅读 1307

——3步骤记录、7检查点分析行程。

要做好个人时间管理,几乎每一本相关书籍都会强调‘记录、分析与整理自身每日行程’的重要性,透过详细记录自己每天的行程,分析自己在各个活动上花了多少时间,才能知道哪些时间被浪费在无意义的工作上,哪些活动又该加进现有日程中,才能提高工作与生活效率。

日本时间管理专家水口和彦提到,为自己的行程做记录其实不难,但真正的重点,在于记录之后的分析,唯有了解正确的时间分配该怎么安排,才能让自己的时间利用,达到最高效益。

3步骤做好行程记录,了解自身时间运用。

关于如何进行自己时间利用的记录、分析与整理,水口提出以下3步骤:

step1.准备笔记本和三色笔,让记录一目了然。

准备一本b6大小的笔记本以及一支三色笔。水口表示,b6尺寸便于随身携带,方便随时随地做记录,而内页务必选择标有“小时/天”的版本,或是将内页横线上标注从早上6点到晚上12点的记号,以兹记录。三色笔则是为了区分不同性质的活动,让记录成果可以一目了然。

step2.分类不同活动性质,详细记录每天行程。

依照活动性质的差异,一个人的日常活动主要可分为两大类:

1. 不可或缺的必须时间:睡眠、早晨梳洗+早餐、通勤、工作、午餐、晚餐、家事、洗澡。

2. 休息娱乐的余暇时间:与人同游(如聚餐),个人娱乐(如电动)、阅读、电视、上网。

水中建议,可以为每一种活动取一个代号,例如睡眠=sl、通勤=t、工作=w、午餐=l、晚餐=d、洗澡=b、阅读=st、电视=tv等等,让记录更方便。之后,将一天行程以小时为单位进行,详细记录。

step3.记录一周行程,进行时间运用分析。

连续记录自身行程至少5天(上班日)。不同性质的主要活动,可以用不同颜色区分,例如工作时段用蓝色、阅读时段用红色、与朋友聚会用绿色等等,完成一周时间记录表。(见下表)

图表一:一周时间记录。

7个查核点分析自身行动,重新打点时间规划。

完成时间记录表,接下来就是行程分析。水口表示,分析时要注意7个查核点,以便确保自身时间安排真正有效率:

check1行程安排是否有规律:首先一览自己每天的行程安排是否具有规律性。水口表示,正确时间安排法,应该要让自己生活作息规律化,在固定时间做同一件事,如果作息大起大落,例如有时早上7点起床,有时睡到中午才出门,就不是好的时间安排法。

check2.确保7-8小时睡眠时间:一个人平均一天应该睡7-8小时,小于这个时间,不仅白天工作时容易疲倦,长期下来会对健康造成影响。

check3.控制工作时数:目前法定工时一周约40小时,水口强调,要是一周工作时间超过60小时,就有过劳死的危险,因此务必要小心控制自己的工作时间,不要一忙就。

无止境的加班。

check4.善用通勤时间:水口表示,日本人平均一天通勤时间为1小时17分钟,超过2小时就过远,如果无法缩短通勤时间就必须想办法活用,例如阅读、学习等等,避免时间白白浪费。

check5.确保拥有至少4小时‘自身时间’:睡眠、工作以及生活必要所需活动之外的时间,都属于‘自身时间’。

水口强调,最好确保一天拥有超过4小时的时间是专属于自己的,可以做自己想做的事情,如果低于4小时,不仅容易觉得疲累,也会觉得生活寂寞。

check6.看电视,上网时间不超过自身时间3成:水口表示,看电视与上网是一般人在自身时间最常做的事,但如果占了自身时间3成以上,就可能太多,成为一种无意识的时间浪费。

要成为一位有效的工作者,务必特意将这两者纳入自身行程安排内,确保自己每天能拨出一点时间固定从事这两件事,才能让自己有所成长。

2024年2月28日制。

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