提要：系统分析是管理信息系统开发工作中最重要的一个阶段，在这个阶段中系统分析人员基于对企业管理业务的详细调查，利用一些描述及分析方法对企业现有的信息处理系统进行描述和分析，提出新系统的逻辑方案。系统分析的本质是通过对现有系统的描述和分析回答未来系统“要做什么”的问题。
本章讲述管理信息系统系统分析的内容、实现步骤及为完成系统分析工作需要掌握的方法、分析和描述工具。
例5-1 系统分析情景案例——青钢管理信息系统的系统分析。
在和青钢签订了为其开发包括物资管理、产品销售管理、计划管理、生产调度管理、财务管理、技术管理、总经理综合信息服务等7个子系统的开发合同后，李教授在其领导的课题组内召开了一次会议，在会议上李教授为7个子系统分别指定了一个技术负责人，并为整个项目指定了一个总体技术负责人。
课题组的各位专家设计了三张**分别用于调查青钢各相关部门的组织机构、目标功能和信息需求。
随后李教授率领课题组成员进驻青钢。由青钢公司办组织所有与上述7个子系统相关机构的主要业务人员开了一个动员会，会上由杨总经理首先阐述了企业计算机应用系统对青钢规范化管理的重大意义，并动员大家协助该系统的开发工作，然后由李教授及项目总体技术负责人给各位业务人员讲解了如何填写调查部门业务的三张调查表。
会后，青钢信息中心傅希岭主任与7个子系统相关部门：物资处、销售处、技术处、财务处、计划处、生产调度处、总经理办公室等部门的主管领导进行协调，分别指定了熟悉业务的人员填写用于调查各部门业务的三张调查表。
一周以后，课题组依据收上来的调查表绘制出了青钢的组织机构图，归纳总结出了组织机构各部门的工作任务。对每一项管理业务的处理流程及所处理的数据利用相应的描述工具进行了规范化描述。对一些调查表中无法或很难描述清楚的问题，课题组专门组织系统分析人员与相关的业务人员进行了面谈，在交互过程中逐步弄清了通过调查表较难了解到的功能及信息需求。
在完成对现有各组织机构及业务的描述后，系统分析人员利用相应的系统分析方法通过各项业务和数据间的关系分析了现有的业务流程，发现了一些问题，在解决了这些问题后，通过对各业务流程的整理归纳，提出了新系统的功能结构，并对该功能结构中的每一项功能从内容上进行了具体描述。
课题组将上述所做工作整理后形成了《青钢管理信息系统系统分析报告》。
系统分析报告经课题组及青钢业务人员双方确认后，课题组进入了下一阶段——系统设计阶段。
通过上述案例，我们可以看出，管理信息系统系统分析阶段的主要工作有：
1） 对现行系统的详细调查。
2） 描述组织机构及各部门的业务。
3） 描述现有系统的业务流程。
4） 描述现有系统的数据需求。
5） 依据业务及数据的逻辑关系，分析现有系统的业务流程及数据类。
6） 建立新系统的逻辑方案。
对现行系统的详细调查结果是系统分析的主要依据。系统分析阶段的首要工作就是通过对现行系统的详细调查，弄清现行系统中各项业务的处理流程及涉及的相关数据。
对现行系统的详细调查工作是通过与企业组织机构各部门的业务人员交流来完成的。虽然业务人员对自己工作业务非常熟悉，却常常不能将自己的工作用规范化的方式表达出来，因此我们不得不借助于一些方法和工具使系统分析人员和业务人员沟通和理解。
常用的调查方式有重点访谈、填写业务需求调查表、专题调查会、深入实际等几种方法。
重点访谈的方式一般用于对企业高层管理人员的调查。调查工作开始前一般要准备一组问题，这样一方面能引导调查工作的进行，另一方面可保证调查范围的完备性。这些问题一般要包括：
1） 你所在的工作岗位是什么？
2） 你的工作任务是什么？
3） 你每天的工作怎样进行时间安排？
4） 你的工作同前/后续工作是如何联系的？
5） 你所接触的报表、数据有哪些？这些数据在细度、全面性、获取速度上存在哪些问题？
6） 从企业全局考虑，你认为企业的哪些管理业务可以改进？
7） 你认为新的信息系统应该重点解决哪些问题？
重点访谈的方式除了用于了解企业高层管理人员的信息和功能需求外，有时还用于对其它调查方法的补充和对调查结果的确认。
对企业的全面业务需求调查可采用事先设计调查表，通过企业业务人员填写这些调查表进行，这种调查方法一般用于对基层业务管理部门的业务调查。
业务需求调查的填表方法要求设计能够全面了解业务情况并能够进行一致性和完备性检查的一组调查表。这里说的一致性和完备性检查是指通过比较一组调查表的每一个调查表所填写的内容，检查发现填表是否正确，是否完全描述了所调查部门的机构任务、信息等方面的情况，这要求调查**在设计时，对于关键问题要以不同形式、不同层次在两个或两个以上表**现。
通过实践，我们认为，业务需求调查的填表方法一般要设计三张**，即：组织机构调查表、目标功能调查表、信息需求调查表。对于每一张表的具体结构可根据具体调查的企业情况进行设计，但是一般应当包括下面的内容：
1）组织机构调查表。
本单位名称；上一级组织机构（或领导）名称；下层机构名称。
本单位的主要领导及工作分工。
本单位主要任务（可文字叙述及通过流程图描述）。
2）目标功能调查表。
单位局部目标。
实现目标的关键因素。
实现目标所需信息及现有的信息**。
为实现目标哪些信息尚无法得到或很难得到，并分析其原因。
3）信息需求调查表。
信息名称(报表名，文件名，票据卡片名等，每一种要一份有数据的复印件)。
信息**及频度。
信息去向及频度。
信息保密要求。
信息用途。在系统分析阶段进行业务调查时也常常采用召开专题调查会的方式，对于阶段性的工作或者专门的问题进行统一协调。例如，在调查物资**与财务核算业务之间存在着的数据共享或信息传递关系时，一般需要召开调查会，邀请物资部门和财务部门的业务人员共同参加，明确所需要了解的业务内容。
调查会的规模及参加人员根据需要调查的具体业务情况而定。大规模的调查会一般用于解决涉及企业总体业务框架的关键问题，需要来自多个相关部门的骨干人员参加。小规模的调查会一般用于了解某个业务处理过程的细节。
调查会是在业务调查中应用比较广泛也比较有效的一种方法，但是该方法要邀请相关部门的业务骨干参加，牵扯面较大，不宜经常组织。对于大规模的调查会，尤其要注意明确目的，有效地解决问题，避免频繁召集会议，浪费时间。
有时存在这样的情况，即我们无法通过简单的填表或访谈准确地掌握某些业务操作的一些细节。在这种情况下，我们一般需要采取深入实际的方式来了解这些业务细节，也就是说系统分析人员到相应的岗位与具体业务人员一起工作一段时间，亲身感受业务活动的具体操作过程及可能的异常情况和处理方法。
应当说深入实际的调查方法是完善信息系统调查工作的一种方式，这种方法一般用于了解业务处理中的不规范处理情况和处理细节。应当说，企业的管理过程大部分是规范的，但是这些过程的运行过程中却需要处理许多不规范的情况（事件），对这些不规范的情况的了解，一般得采取深入实际的调查方法，因为对业务人员来说，他们对这些不规范的业务事件并没有形成系统、全面的认识，指望他们系统、全面的描述当然也就不可能了。
现行系统的信息管理功能是通过企业的组织机构的运作来实现的。因此，对现行组织机构及其任务的描述是系统分析工作的切入点。组织机构及其任务的描述包括三方面的内容，即组织的结构，业务过程（任务）、业务过程与组织机构的联系。
对组织机构的描述一般采用组织机构图来实现。机构任务（或业务过程）可以采用文字叙述或通过业务流程图的形式给出。机构任务和组织机构的联系描述应能够清楚表达组织机构的各个部门与业务过程的负责关系（执行者，辅助执行者，信息提供者等），它是后述功能/数据联合分析、确定新系统逻辑方案、甚至管理信息系统建立后系统装配的基础和重要参考。
组织机构图是反映组织内部各部门隶属关系的树状结构图（见图5-1）。当然，在进行管理信息系统的分析时，我们只关心与我们要开发的管理信息系统相关的组织机构，也就是说，我们给出的组织机构图中一般只包含我们所开发的管理信息系统涉及的企业部门。
企业的运作是由企业组织机构的各项业务过程实现的，业务过程是企业动态系统的组成部分。对现行企业组织机构业务过程的描述和分析是系统分析工作的重要内容。
对企业的每一项业务过程我们可用一种被称为“业务处理流程图”（transaction flow diagram —tfd)的图形工具来描述，当然，对于一些简单的业务过程我们也可以通过文字描述其处理过程。
业务流程图通过一些特定的符号描述企业业务的处理过程，它重点强调了业务过程中每一项处理活动和具体业务部门的关系。
业务处理流程图的画法目前尚不统一，我们这里介绍一种简单的数据处理流程图画法。这种业务流程图只用五种基本符号，其符号及名称见图5-2。
在下面的例子中分别采用文字叙述及业务流程图的形式描述了某企业“物资采购计划的制定及审批”业务的处理流程。
例5-2 某企业“物资采购计划制定及审批”业务的处理过程是：上一年末各分厂制定出本分厂的“物资需求计划表”。“物资需求总表”，该物资需求总表由**处处长审批后，由**处计划员计算出每一种物资的年采购计划量并最后形成全厂新一年的“物资采购计划”。
相关的数据内容见表5-1到表5-6。
附注：**处计划科对各分厂需求计划表的审核方式为：依据计划处制定的相应分厂的“主生产计划（即产品产量计划）”及技术处提供的“生产用物资消耗定额”按公式：
物资需求量=产品计划产量×物资消耗指标 （公式5-1）
计算出每一种产品所需物资的消耗量。然后按物资进行归纳汇总得出该分厂每一种物资的需求总量。若得出的物资需求量与该分厂物资需求计划表相符（如误差不超过10%），则认为合理，否则要与该分厂协商后才能完成审核工作。
**处处长对物资需求总表的审批处理为：依据掌握的企业财务及生产要求和可能的不可预计的物资消耗对物资需求量进行修正。
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