高级办公班课堂笔记

发布 2020-01-02 10:06:28 阅读 7478

1) 常用的快捷键。

1、 输入法:

ctrl + shift 各种输入法之间的切换。

ctrl + 空格中英文之间的切换。

shift + 空格全角与半角的切换(用鼠标单击全角半角按钮)

ctrl中英文标点符号的切换(用鼠标单击符号)

2、 文本编辑:

home:光标跳到行首。

end:光标跳到行尾。

ctrl + home: 光标跳到文章首部。

ctrl + end: 光标跳到文章尾部。

page up:向上翻页。

page down:向下翻页。

3、 剪切(移动):

1)、ctrl + x: 剪切。

ctrl + v: 粘贴。

注意必须配套使用。

2)、拖动。

4、 复制(拷贝):

1)、ctrl + c: 复制。

ctrl + v: 粘贴。

注意必须配套使用。

2)、ctrl+拖动。

5、 windows + d:全部窗口的最大、最小化(快速回到桌面),6、 alt + f4:快速关闭窗口:例如:弹出病毒窗口时,或鼠标不好用时。

7、 shift + 6:……注意必须在中文输入法时使用。

8、 alt:微调,可以调整一切细微的内容,例如,**,**等。

在word软件中执行页面设置命令:

首先选择文件菜单——页面设置。

可以设置纸张大小、页面距离、纸张方向等。

注意:必须在没有进行任何的编辑之前,进行页面设置。

抓屏与改写:

print screen: 可以用它将屏幕上的有用资料以**的形式存储。

insert: 插入与改写:是注意的事项不是要使用。

自定义工具栏按钮:

方法:选择视图菜单——选择工具栏——自定义——工具栏(选项卡)——新建——命名——命令(选项卡)——找到有用的按钮向刚建的工具条上拖动。

删除自定义的工具栏:

首先选择视图菜单——工具栏——选择自定义——选择工具栏选项卡——选择要删除的工具栏——选择删除按钮。

注意:只可以删除自己定义的工具栏,默认给出的工具栏无法删除。

设置文件的打开权限密码:

首先选择工具菜单——选项——选择“安全性”选项卡——设置打开权限密码——选择确定按钮——确认打开权限密码——选择确定钮。

注意:设置完密码后,必须执行一次保存,再下次打开文件时密码才生效。

设置文件的只读权限密码:

首先选择工具菜单——选择“保护文档”——在右侧的任务窗格中选择“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框——选择“是,启动强制保护”按钮——设置保护密码——选择“确定”按钮。

利用项目符号与编号:

word**中填加编号:选中**——项目符号与编号。

2) 在word**续页上加重复**标题。(例1结合六与制作**的方法)

首先把光标点定位到标题行——选择**菜单——选择“标题行重复”命令。

注意:标题行重复只可以在一个**内部应用,多个**是不可以重复的。

四)、文字与**的转换。

选中**——**菜单——转换——**转换成文本。

注意:文本转换成**时,文字隔开必须用英文状态下的逗号或用制表符。

五)快速让word**一分为二。

ctrl +shift +回车。

六)小写金额快速转换大写金额选中数字——插入菜单——数字——选择要转换的类型——确定。

七)汉字加拼音。

选择要加拼音的文字——格式菜单——中文版式——拼音指南——加入拼音——根据需求改字号——确定。

注意:不能默认出现拼音的,要手工输入。

2) 制作目录。

选中标题——任务窗格里“样式和格式”——选择一种标题格式——光标定位在首页——插入菜单——引用——索引和目录——目录选项卡——选择级别——确定。

注意:在任务窗格里单击。

一、excel 常用快捷键:

1、 同一单元格内换行:alt +回车。

2、 向下填充:ctrl +d或双击填充柄(注意:中间不能有空单元格,否则会在空单元格处断开)

3、 向右填充:ctrl +r

4、 系统日期与时间:ctrl+;ctrl + shift +

5、 某个区域内录入相同的内容:选中区域——录入内容——ctrl+回车。

二、常用技巧。

1、 快速批量相加:例:本公司员工基本工资均涨60元。

在任意单元格内输入60——复制本单元格——选中基本工资数据——编辑菜单——选择性粘贴——选中“加”——确定。

注意仅是参加数,用加完后就可以删除了。(2)、复制时是选中单元格,不是编辑单元格状态。

2、 快速定位:(1)、名称框里输入名称——按回车,(2)、shift +拖动滚动条。

注:选中第1行到第100行:编辑菜单——定位——引用位置输入1:100

选中a1到c20则输入a1:c20。

思考:快速回到第一行或第一列,最后一行或最后一列: ctrl +方向键。

3、 小写金额转换大写:选中单元格——格式菜单——单元格——数字选项卡——“特殊”——在类型里选择“中文大写数字”。

4、 快速输入单位:例如:平方米。

格式自定义:选中单元格(可能是一行也可能是一列)——格式菜单——单元格——数字选项卡——自定义——类型框里输入“#平方米”。

5倒计时: =日期”-“日期”——回车。

注意:引号必须是英文状态下的引号。日期表示方法:2009-7-18,2009/7/18

6、 计算日期:选中包含日期的单元格——编辑菜单——填充——序列——录入步长或终止值——确定。

合并计算:前提:必须有多个工作表,步骤:

确定要放结果的单元格——数据菜单——合并计算——在弹出的对话框里选择函数(比如求和),—引用位置”单击红色箭头——找到第一个要引用的单元格,选中——单击“添加”——再找到第二个要引用的单元格——单击“添加”——确定。

注意:1、要引用的单元格是指在不同的工作表中,不是同一个工作表。

2、要是“所有引用位置”里已经有引用的单元格就必须把不用的删除。删除的方法:选中引用框里的数据——单击右侧的“删除”按钮。例子:合并计算实例。

三、 分类汇总:先排序后汇总。

步骤:任选数据内一个单元格——数据菜单——排序——数据菜单——分类汇总。

四、 条件函数:满足一条件返回一个值,否则(即不满足这个条件),又返回一个值。

步骤:选中放结果的单元格——插入菜单——函数——if——确定——在第一栏里输入条件(例:d3>=60),—在第二栏里输入满足条件时返回的值(例:

及格)——在第三栏里输入不满足这个条件时返回的值(例如:不及格)——确定。

注意:手工输入时,逗号与引号为英文状态的下逗号与引号。

五、 高级筛选:必须有原有数据区域和条件区域,并且条件区域的标题与数据区域标题一致。步骤:

光标定位在任意一个位置——数据菜单——筛选——高级筛选——单击“数据区域”后的红箭头——选中要数据区域——单击“条件区域”后的红箭头——选中已经制作好的条件区域——确定。

注意事项:条件区域的标题格式与数据区域的标题格式必须一致。

2、 如何快速删除特定的数据? 先把要删除的数据筛选出来再一次性删除。

三、 高级筛选:必须有原有数据区域和条件区域,并且条件区域的标题与数据区域标题一致。步骤:

光标定位在任意一个位置——数据菜单——筛选——高级筛选——单击“数据区域”后的红箭头——选中要筛选的数据区域——单击“条件区域”后的红箭头——选中已经定义好的条件区域——确定。

四、 图表:

插入菜单——图表——选择图表类型——设置图表内容——下一步……完成。

五、 保护工作表:工具菜单——保护——保护工作表——设置密码——在下面的框里选择允许其他用户使用的信息——确定。

取消保护:工具菜单——保护——撤消保护工作表。

六、 自定义序列:工具菜单——选项——自定义序列——新序列——输入内容——添加——确定。

注:若工作表上已经有此内容则导入即可。方法:工具菜单——选项——自定义序列——单击导入前的红箭头——选中要导入的内容——导入——确定。

七、 有效下拉菜单的制作:例:制作性别下拉菜单。

方法:在excel中任一位置输入男,女(分成两个单元格)——选中要放有效菜单的位置——数据菜单——有效性——允许框下找到“序列”——**框里导入刚才有“男,女”的两个单元格——确定。

注意:导入的数据不能被删除。为防止被误删除,可将其放在不常用的位置或隐藏,隐藏的方法:选中“男,女”所在的列或行——右键——隐藏。

八、 excel中常见问题及解决方法

1、函数的错误信息:

1)、在excel**现“#div/0!”错误信息。

被除数为0或被除数为空的单元格。

2)、在excel**现“#value!”错误信息。

公式里包含了文本或者输入的参数不对。

3)、在excel**现“#name?”错误信息。

输入的工式有错误,不能识别的单元格名称,如=g3+g4g5

5、在编辑时让每页都显示标题:窗口菜单——冻结窗格。

注意:默认冻结的是选中单元格的上面和左侧。

ppt:一、ppt母板的使用。

1、母版:主要用来存放每个幻灯片公共的东西。

2、母版制作方法:以某个公司的标识为例。

操作步骤:视图菜单——母版——幻灯片母版——绘图工具条上的插入**图标——找到某个公司的标识——调整位置——关闭母版视图——回到幻灯片里编辑。

注意:1、有时幻灯片母版视图工具条看不到,则到工具栏里找。

2、若是公用的图形则需要自己绘图。

3、母板里编辑的内容,在幻灯片里不可编辑。

插入声音文件:

首先选择要插入声音文件的幻灯片。

选择插入菜单——影片和声音——选择文件中的声音——在计算机当中选择要插入的声音文件——选择插入按钮。

设置声音文件在所有幻灯片内部正常**:

在声音文件本身单击右键——选择“自定义动画”——在右侧的任务窗格中可以找到声音文件名称——在声音文件名称本身单击右键——选择“效果选项”——根据个人的应用情况进行更改设置即可。

插入**文件:

首先选择视图菜单——工具栏——选择“控件工具箱”——在控件工具箱的工具栏中选择最后一个“其它控件”的按钮——选择“windows media player”——在页面中按住左键拖动绘制****窗口——在绘制的**窗口本身单击右键——选择“属性”——把要链接文件的完整路径添加到“url”后边的输入框内即可。

注意:插入的声音或**,必须在幻灯片放映时才生效。

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