做好会务工作的主要做法和心得体会

发布 2024-01-02 08:15:16 阅读 4921

近年来,随着官渡区区域经济的快速发展,“三区”建设步伐的日益加快,区各级领导各项事务不断增多,行政系统办公室作为贯彻执行领导各项决策部署的重要工作机构,各项工作尤其是会务服务工作面临着许多新变化新挑战。按照市党委、**提出的“改进会风、精简会议”的指示精神,行政系统办公室应以高度负责的工作责任感和使命感,始终保持严谨求实的工作作风,不断加强队伍建设,积极抓好会前、会中、会后的各个环节,有力保障会务意图的全面实现。现将会务工作的主要做法和心得体会总结如下:

一、主要做法。

在办公室会务工作中,应坚持“团结拼搏、积极奉献、力求卓越”的工作理念,着力抓好六个关键环节:

一)高度重视,加强组织领导。各类会议的胜利召开,都事关中心工作的安排部署,代表着形象,承担着传递工作思路、要求的重要使命。因此,对于每次会议,不论会议规模大小,办公室都要高度重视,精心组织安排。

具体办会时,一般由办公室主任负总责,分管会务工作副主任具体抓,会务工作人员、秘书、工勤保障全体人员上下联动,分工协作,确保会务服务工作高标准、高水平、高质量完成。

二)务求细致,拟定会议筹备方案。按照领导或上级文件的明确要求,结合近期工作的统一安排,在明确掌握会议的意图、目标和要求的基础上,拟定详细的会议筹备方案。方案内容着重对会务各项工作任务,如确定会议名称和时间、协调会议室、预估参会人数、草拟会议通知、制定会场布臵方案、安排与会者食住行等进行详细的工作任务分解。

草拟完成会务筹备方案后,及时向领导请示,在征得领导同意后,指派专人迅速协调落实。

三)言简意赅,编发会议通知。会议通知是会前准备工作的基础性工作,其内容应力求表达准确、条理清楚、一目了然,绝不能出现歧义。要力求涵盖会议意图、会议名称、具体时间和地点、参会范围、安全保卫和宣传报道等各项内容。

一般正式会议,都要争取在会前2天编发会议通知。拟定的通知草稿经主要领导和各常委审阅把关。一些动员或总结表彰会议,除区领导总结讲话外,还要安排部分单位进行表态发言或经验汇报。

对此类会议,通知中应明确发言材料撰写要求、发言时间,避免会上发言拖沓冗长、偏离中心。对一些重要的大型会议,如党代会、区委区**(扩大)会议,通知中还应加入由参会单位反馈参会人员名单的要求,了解参会人员的'主要信息,包括姓名、职务、**、性别、民族等内容,为制作会议序册、安排与会者食宿等工作奠定基础。

四)全员动员,安排**通知。会前进行**通知是一个有效且必要的程序,对于确保参会人员按指定时间到场参会具有十分重要的作用。因此,办公室每次在会议召开前一至两天,由分管副主任,召集秘书或办公室工作人员,按照常委领导、四大班子领导、党群单位、行政单位、事业单位、公司企业等类别,分批进行**通知。

**通知要与各部门负责人充分沟通,切忌该说不说、模棱两可,很可能一次疏忽,就导致预定参会人员不能及时参会。对于临时有事无法参会的人员,要询问原因做记录,并要求其严格履行书面请假手续。通过发动全体办公室干部协同配合,有利于培养和锻炼能力,同时也有利于保证会务工作质量和效率。

五)注重细节,抓好会场布置。会场布臵是会务工作的重头戏。需要注意和做好的细节颇多,关键是要始终保持严谨求实的作风,认真负责地做好会场布臵的各项工作。

会场的布臵一般在前半天进行,即使是40人以下的小型会议也要尽量提前布臵,以妥善应对可能出现的错漏或突发情况。会场的布臵要依次做好“五个摆放”。实际办会时,根据会议类型也可能增减两三项。

一是摆放花卉。主席台上的花卉既要枝繁叶茂,又不能太高,以免遮挡主席台就坐领导的视线。台下的花卉则要蓬勃怒放,其旺盛的生命力能够为会议渲染昂扬向上、意气风发的良好氛围。

会前半小时,可适当喷水,使花卉显得更加鲜艳。二是摆放会标。即将会标悬挂到指定高度和适宜位臵。

会标的内容应体现会议主题和会议口号等。对于一些重要的外事会议,还应加上外方语言的会标。悬挂位臵一般应在主要与会领导的正上方。

一些小型座谈会或者工作汇报会,也将会标悬挂在侧上方。三是摆放座签。召开的会议,一般都需要为台上台下的区各级领导,严格按照排名顺序摆放座签。

而一些特别重大的会议,则需要为全体与会人员摆放座。

签,确保与会人员整齐有序、各就各位,同时也烘托了正式隆重的气氛。四是摆放饮用水。摆放为茶水杯的会议室,请会议勤务人员注意水杯的整齐摆放。

饮用水为瓶装矿泉水,除务必摆放整齐外,每一瓶的正面都要统一朝向与会人员。五是摆放材料。根据会议需要,一般要将会议议程和会上宣读的正式文件印制出来,同简装笔记本、笔等一并装袋,摆放在会场上,这对与会人员来说十分方便,也避免了忘记拿、丢失某份材料等情况。

这里的材料装袋,往往需要秘书、办公室工作人员全体出动,一份份整理装袋,并尽量避免错页、缺页的情况发生。通过精诚协作,有利于集中精力和时间快速完成材料装袋任务,同时也很好地培养了办公室全体人员协作配合的意识。

六)及时总结,不断完善提高。办成一次高质量、高水平的会议,会前的精心组织十分必要,会后的总结提高一样也不能缺少。一是归档整理会议资料。

会后要将会议所有文件,包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来,以备查考。同时还应做好录音、录像资料的收集整理,以便会议纪要、会议总结等材料的撰写。根据保密原则,对需要**的会议材料要逐份清查**。

二是严查会议参会情况。要收集整理收到的书面请假条,比照参会人员名单和签到参会情况,对旷会、迟到、早退人员给予通报批评。这对于按要求参会的人员是一种激励,而对于不按会议要求参会的人员则是一种警示,有利于形成按制度办事的优良会风。

三是及时分析总结会务服务工作。分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导做好今后的会务工作。注重收集参会人员对会务服务工作的反馈意见,虚心采纳,以便在下一次会议前整改提高,防止出现类似的错误。

二、心得体会。

会务服务工作是一项细致繁杂的工作,没有捷径可走。唯有按部就班、认真负责地抓紧抓好抓实每一个细节,并在长期的会务工作实战中,全体办公室干部同心协力,集思广益,不断总结,形成一套操作性强、行之有效的经验做法,才能灵活运用到实际会务保障工作中。现将其梳理总结如下:

一)主动作为,做好会前准备工作。充分发挥主观能动性,主动加压,积极作为,以严谨务实的服务者姿态,把工作想在前、做在前,确保会务工作组织严密、准备充分,即使遇到临时突发情况,也能及时妥善地应对。正所谓“台上一分钟,台下十年功”。

一个人员齐整、流程顺畅的会议,需要会务工作人员付出更多的时间和精力。会前编制专门的会议**簿,把与会领导,街道和各部门负责人的联系**梳理成册。提前与与广告公司联系制作适合会场大小的会标,根据参会人员名单制作座签,会标和座签必须反复核查,确保准确无误。

要与花卉店联系订好会议室需要的花卉,花卉种类、颜色、形状和数量必须适合会场的要求。根据会议方案印制会议材料。与文具用品店联系,购臵文件袋、笔记本、笔等必备品。

与矿泉水公司联系提供足够的饮用水。准备屏蔽设备、签到册和录音笔。在冬天,对室温偏低的会议室要提前进行取暖保温工作。

按照全面周到的原则,会务服务工作要做好的环节颇多。每个环节,都要坚决避免出现“可能”、“应该”。

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