上班的时候,曾与局机关及下属部门从事文秘工作的同志在一起**过机关应由文写作的问题。
最近,在清理工作笔记时发现了当年的备课笔记。今天把它放在博客里,主要出于两点考虑:一是给当年的工作留一个记忆的影子;二是如果正在从事文秘工作的朋友看到,能从中得到点滴启发,本人将感到欣慰。
为了留下一个真实的记忆,这次录入时除删除了例子外,其他未作任何修改。
一、机关应用文写作应注意的几个原则。
一)明确目的。
机关应用文的突出特点是实用性强。这就从根本上决定了写作之前一定要首先明确目的。没有明确的目的,不知道要解决什么问题,写作时就会心中无数。
目的明确了,就能迅速选择合适的文种,收集相关的材料,有的放矢地进行说明和分析,提出中肯的意见和行之有效的解决问题的办法,措施。例如:
1、有利于选准文体。目的不明,也许把该用请示的,写成了方案。
2、上级部门要听我们毛项工作的汇报,首先要弄清3个问题:
1)是全面听取工作和进展情况;
2)是要对该项工作当前亟待解决的问题进行分析研究;
3)还是要通过听汇报了解下步工作的大蒜、安排。
如果是(1),那么要对该项工作的前段情况进行全面系统地分析、汇报;如果是(2),那要弄清前段工作的重点、难点是什么,并对其进行重点撰写,或专项汇报;如果是(3),在对前段工作简要汇报之后,重点对下步工作提出安排意见,打算。
由此可见,三者使用的问题尽管相同,但主题各异,所需的材料更不一样。所以,撰写材料之前一定要弄清目的,即干什么用。
二)熟悉业务。
机关应用文是应机关工作需要,用于机关实务的*,必然要涉及到本部门工作的实际情况和业务工作的基本知识。从某种意义上来说,文秘人员要比业务处室的人员更要熟悉业务。这里所说的熟悉业务,主要是本部门,本单位的基本情况,包括职能、政策、法规,各处室的业务关系,主要工作流程、法定程序,以及部门的特点,要求,以及当前的工作重点。
熟悉这些情况,有利于书写中提出问题,分析问题,有的放矢地提出解决问题的办法,言简意赅地进行表述。反之,写出的*难以避免泛泛而谈,隔靴搔痒,甚至脱离实际,驴唇不对马嘴。
在熟悉本部门,本单位的业务知识之外,文秘人员还应具备与本部门相关的知识。比如劳动保障部门的文秘人员,除了对上述的知识有比较清晰准确地了解,掌握之外,还应对政治经济学、哲学、逻辑学、商业保险知识,以及生产、交换、分配方面的知识都应有所了解。由于常常要对一些统计报表进行分析,还应掌握一些统计学、数理统计等方面的知识。
当然,必须具备,还应不断提高的,还有文化素养,驾驭语言文字的能力。
三)掌握政策。
劳动保障工作的政策性非常强,这不仅仅表现在我们下达的规范性文件中,即便是总结、汇报、请示、以至经验材料中都体现着政策。所以文秘人员,特别是搞综合的同志一定要掌握政策,熟悉政策,利用好政策(这里说的利用好政策是指用政策来分析问题,认识问题,提出解决问题的办法),用政策指导写作的全过程。如果写作人对政策部了解,或了解不深透,那么对问题的揭示程度就会缺乏深度,解决问题的办法就会缺乏力度。
四)善于调查。
调查有许多方式,除常规的调查方法之外,重点要说的是要做个有心人。注意从平时的工作中,与同事们的接触中,会议中,了解情况,掌握第一手材料。目前,我们的工作特点往往是每项活都是急的,按部就班地去调查,了解情况根本就没有这种可能。
这就要求综合材料人员要注意从平时的工作中通过观察来了解情况,积累素材。
五)勤于思考。
对于指示工作的*、揭示问题的*、领导讲话、总结或汇报材料中的问题部分,很大程度上要靠撰写人员提供。提供这些东西的基础在于撰写人员的思考。为什么要说勤于思考,是说平时就要想。
不要等任务交到你手上了再去想,那时就来不及了。这是问题的一个方面。另一个方面,临时抱佛脚,难以有深度,难以抓住要害。
比如明年的劳动保障工作应该以什么为重点;具体的措施有哪些;面对的主要困难是什么,怎样解决。搞综合的同志现在就要想。当然,这种想绝不是让大家都去拍脑门,凭空去想,而是要在学习上级文件,领会上级文件、会议精神,从领导讲话中去悟,去思考。
六)肯吃苦,有敬业精神。
大家都知道些材料是个苦差事,不时被人总结为“四大憋屈”吗。正是因为苦,所以要求肯吃这个苦。有的同志虽然有较高的综合能力,但是不肯吃苦,所以也写不出好*。
有的同志采取多的办法,我想躲是躲不掉的。我的选择是干。只要肯吃苦,努力去干,才能减轻苦的程度。
二、与大家交流一点写作的具体技巧。
一)主题的确立及作用。
1、主题是*的统帅。选什么样的材料,怎样谋篇布局,如何遣词造句,都取决于主题的需要。
2、主题是*的灵魂。是衡量*质量有了的依据,主题深刻与否,正确与否,直接关系到*的价值大小,影响好坏,作用如何。如果含糊不清,尽管言词华丽,旁征博引,洋洋万言,都会因主题不清令人难以琢磨,不明白作者的主张和意图是什么。
二)怎样确立机关应用文的主题。
1、切合实际。任何一种机关应用文都不能凭空想象,任意虚构。必须从客观实际出发,从客观实际中提炼主题,深化主题。
在实际工作中,常常是领导把主题确定好了,比如:让写一篇什么*,反映、表达什么事情,或针对哪个问题提出解决办法。需要我们做的就是素材的挖掘,主题的深化。
深化主题的方法对于机关应用来说,首先是素材的力量,即素材是否具有典型性、代表性;再就是*内部的逻辑力量,即层次清楚,事理分明;第三是理的力量。即相关的法律、法规,政策、上级领导讲话,引证准确、清楚、得当。以此来表现主题,深化主题。
2、注重实效。前边说了,机关应用文常常是领导确定主题我们做*。这对行文者来说就有一个注重实效,考虑可行性的问题。
即对准备纳入*的意见、规定、办法、等等,一定的考虑在实际工作中是否适应,是否行得通。有些措施、意见、规定孤立地看是好的,但在实际工作中往往受方方面面因素的制约,或客观条件不具备,行不通,就不能写到*中。
3、单一鲜明。单一,即只有一个主题。无论是总结、调查报告,汇报,讲话都只能是一个主题。
尽管有时材料很多,涉及面很广,也应力求主题统一,内容集中,中心一致。鲜明,是指主题清晰明白,观点明确,态度明朗,要解决什么问题,怎样解决,要直截了当,一清二楚。做到鲜明的关键在表达上。
应用文的表达方式一般情况下都要求开门见山,开宗明义,或利用标题,开头语,结束语来点明主题。
三)选好材料。
写*的材料必须经过严格的选择。其原则有三:
1、真实。选用材料要与客观实际情况一致,不能弄虚作假,更不能因为表现主题而随意杜撰。做到时间、地点明确,特别是数据要准确无误,经得起推敲。
尤其要注意本质的真实。有些材料从局部来说是真实的,但是从全局来说只不过是偶然现象,对于这样的材料在选择时一定要慎之又慎。
2、典型。是指那些反映事物本质,有关反代表性和鲜明个性特征的材料。要选用那些内涵丰富,概括力强的事例。
这样的材料能起到以一当十的作用,既能增强文字的表现力和说服力,又可避免*罗列现象、臃肿冗长的弊端,使*更精炼准确。
3、恰当。即主题和材料的关系要恰当。选用的材料要紧扣主题,最能为表现主题服务的材料。
一个材料用不用,怎么用,依据只有一个,即表现主题的需要。要恰当,还要善于对材料进行改造制作。就是在使用材料时能根据需要赖变换角度。
从这个角度看可能与主题的关系不大,但换个角度看却非常有利于主题的表达。这里的关键是对材料要吃透,对主题要吃透。所说的“妙笔成花”即是。
四)搭好结构。
结构即*的骨骼。机关应用文的结构一般情况下,因为长期使用已经形成了固定的模式,所以我们一定要按照固定的模式来写作。这里要强调的有两点,一是我们一定要熟悉,掌握,熟练使用各种机关应用文的模式,选准使用文体。
二是注意各种文体之间的语言区别,时态区别,人称区别,角度区别等等。举例说明请示与批复、讲话与总结、计划与方案的区别。
五)驾驭好语言。
语言是*的血肉。机关应用文的语言要注意四点:
1、平易朴实。机关应用文要求对客观事理作如实反映,其语言主要用客观的,平实的,质朴、直叙的手法。但是并不是排斥生动的语言,恰当的比喻和具有逻辑力量的排比。
2、准确精当。首先要选用那些与要反映的事务最恰当最准确的词语。其次注意选择句型句式,注意语法。
不要因为语法错误、逻辑混乱、追求语言华丽,句型结构影响表述的准确性,甚至颠倒了原意。
3、简要鲜明。什么叫艺术,有人说“艺术就是三行去掉两行”,就是强调语言的精炼。机关应用文的语言一定要直截了当,不拖泥带水,不能丢三落四,更不能含糊其词,模棱两可。
要把那些对表现主题可有可无的,意思重复的,空话、桃花删去。做到“篇无累句,句无累字”。力争在最短的篇幅里涵盖最大的信息量,更清晰准确地说明事理。
4、通俗规范。在机关应用文中使用的字、词、句一定要是大众化的,通俗易懂的。引用古人的话,一定要译出现代意思,切忌孤傲、生僻的字词。
在规范性文件中还要注意不要使用容易引起歧义的文字。一些在网上使用的字词句,因为不规范,在机关应用文中不许使用。
三、关于总结的写作。
一)总结的作用。
1、寻找规律,提高认识。通过总结对以往的时间进行回顾,分析,研究,评价,鉴定。把正反两个方面的经验条理化,找出规律性的东西来。
2、提供情况,便于指导。领导部门为了全面掌握情况,指导工作,经常要求下级部门提供各种总结,所以下级部门必须爱上级要求、领导意图和方针政策,如实反映情况,总结经验教训。
3、改进工作,提高效率。通过总结可以促使我们调查研究,反思上端工作的成效,得失,推动分析,归纳,找出规律性的东西。
二)总结的类别。
我们常用的总结大致可分为两类:一是全面总结。可以是一段时间的全部,也可以是一项工作的全部。二是专项总结。仅就某一项工作而言。
三)总结的结构。
大致可分标题、正文、落款,三部分。重点和大家**正文部分的结构。
正文部分应包括:基本情况、主体、结语三部分。
基本情况:主要介绍总结的对象,时间,过程,综合数据,背景情况。
主体:做法、成绩、经验、体会、问题。
上述结构不是要求出现在同一篇总结中,应根据总结的用途从中选择。比如上报上级机关的总结,至少要包括做法,成绩,经验(体会)。专题性的总结要有所侧重,紧紧围绕专题进行。
经验总结则重点写作法(经验)和体会(效果)。
四)写总结应注意的问题。
1、要以党的方针政策,国家的法律法规为指导,分析问题,研究问题。
2、要占有大量的材料,从中找出规律性的东西。既要掌握现在是怎么做的,也要了解过去是怎么做的,现在的做法比过去的做法是好了还是坏了,如果好了,找出具有普遍意义的经验,坏了,分析有哪些可以引以为戒的东西。这些是衡量一份总结价值大小的关键所在。
要做到这些,占有材料是基础,是前提。只有抓住本单位最突出的,最具有个性的,能反映事物本质的材料,才能总结出在特殊情况下的新鲜经验,使总结有特色,有指导意义。
3、做到观点和材料的统一。经常看到这样的总结,事理一个又一个,做法列了一长串,成绩从一排到五,但是这些事例要说明什么问题没说清楚,或者根本就没想到说。认为总结就是罗列,把全年干的事都写上,一空不落就完成了任务。
其实这不是总结,只能说是一本帐,而且是一本没有日期,没有盈亏的糊涂账。
好的总结应该是在告诉大家成绩的同时,更主要的事把这些成绩是如何取得的,把它提炼成观点,这观点就是规律性的东西。观点有了,当然还要用材料来说明,材料包括典型的事例、精确的数据、可喜的成果,精当的议论(反映),绝不是罗列现象。
4、坚持两点论,实事求是地分析问题。一般在总结中都要写上存在的问题部分。这部分不是表面*,更不能文过饰非,撰稿人要通过调查研究,认识问题的本质,并得到共识,才能把问题写到害处。
5、准确。表达语言要准确,引用数字要准确,特别是在一篇总结中的数据要一致,不能矛盾。
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