4．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？
答案：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。
2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；
3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是。
4）一定要简短、扼要、流畅；
5)如报告过于复杂，应事先以5w2h的原则检查是否有遗漏；
6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。
5．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？
答案：(1)受意是文员接受和领会上司意图。
2)一种是直接受意，另一种是间接受意。
3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：
备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。
如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理。
并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
6．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。
答案：(1)版头、发文字号、印刷顺序号。
2)密级、紧急程度。
3)签发人姓名。
4)公文标题。
5)主送机关。
6)正文、附件。
7)发文机关、成文日期、机关印章。
8)注释、阅读(发送)范围。
9)主题词。
10)抄送单位、印发说明．
7.文员根据单位需要向外或向内发文，需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。
答案：1） 拟稿；
2） 核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。
3） 签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。
4） 编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。
5） 缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。
6） 校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
7） 用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。
8） 登记；
9） 分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。
8.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间地点时要注意什么？
答案：1）要获得上司的许可；
2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再怛大会给对方的文秘人员以确认；
3（要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、
餐会等）、所需要的时间等等；
4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。
5）周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；
6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；
7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；
8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
9.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
答案：1）会议名称；
2）会议记录人的姓名、盖章；
3）时间（开始时间、结束时间）；
4）会议地点；
5）议题；6）主持人、主席；
7）出席者名单；
8）会议的经过情形及结论；
9）相关的资料；
10）下次会议预定日期。
10.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？
答案：1） 清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；
2） 说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机；
3） 偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；
4） 要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；
5） 主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；
6） 以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用另对方反感的言词；
7） 让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）（8） 不可伤害对方的自尊心。
11.单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？
答案 : 1)单位印章、套印章；
2）钢印、领导人签名章、其他印章；
3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；
4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；
5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；
6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；
7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；
8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；
9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。
12.按照2000院行政机关公文处理办法》的规定，***规定的行政公文共有几类几种？
答案： 1）命令（令）；
2）决定；
3）公告；通告；
4）通知；通报；
5）议案；6）报告；
7）请示；8）批复；意见；
9）函； 10）会议纪要。
13.简要回答邮件分检的一般标准？
答案：①按照收件人的姓名进行分捡。②按照收件部门的名称进行分捡。③按照邮件的重要性进行分捡。④此外各单位还可以依照自己的标准进行分类。
14．简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。
答案：㈠口头语言的特征：①语音听过就立即消失，但语意让人明白，可能留在记忆中。
所以发生要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。②有重音。③有歧义。
④口头语言视时间、场合、对象不同而有所不同。
㈡敬语的使用场合：①一般是对于年长或长辈。②对具有较高职务、职称或有社会地位的人。
③给自己恩惠者。④有求于对方，或希望得到对方帮助、或有好感者⑤此外敬语应该按照说话者与对方的人际关系而区别对待。
15.了解**会议与交互式**会议的基本用途，比较与一般**会议的不同，谈谈各自的优劣和各自需要注意的问题？
答案：普通**的优点是花费低廉，方便快捷。交互**省时、方便、高效，单位或个人可以在任意一部话机上组织国际、国内或本市**会议，每个会议参加者无论身在何处，只需拨打一个实现约定的**号码及密码，即可以参加会议，也可以同时发言、自由交谈。
而且具有保密功能和报数功能。
普通**的缺点是话机固定，不能解决同时多方通话功能，此外保密功能不够。交互**的缺点则是费用相对较高。
16．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？p178—181
答：主要有电子提示系统和人工提示系统。
1）电子提示系统：文秘人员可以指定某一天、某一时间建立“报警系统”，把这些信息输入电脑，当打开电脑时，就可以知道这一天、什么时间有什么活动，还可以随时把这些安排打印出来。
2)人工提示系统：
基本办公日程表。文秘人员都有一份台历，上司为了履行和开会的方便经常使用袖珍日历。
固定活动日期一览表。每年在日历上要标出固定活动日期。若果在这些日期通常要送礼或贺卡，可以提前几天标上一个提示日期。
使用提示性备忘录。要提示上司注意没有事先安排，但十分确定的活动，最好的方法是在标明这次活动的文件夹中放入一份提示性备忘录。
准备约会表。每天早晨在上司办公桌上放一份一天约会时间表和日程安排表。
准备特殊提示卡。
准备交往提示文件。
17．提高会议效率可以有哪些做法？p156—159
答：要提高会议效率，文秘人员必须注意以下几点：
1)遵循法律法规。会议的目标、议题、程序以及形成的决议是否符合国家的政策和法律法规，这是安排会议必须遵循的基本原则。
2)合理确定会议目标。会议组织者和与会人员应该在共同的目标和价值观的基础上，作共同努力，这样取得的才是整个组织的有效成果。
3)确定必要的与会者。哪一类的会议，应由那些人参加，才有利于提高会议效率，实现会议目标。
4)减少会议数量。会议过多过滥，扰乱了正常的生产和生活秩序，助长了某些人的官僚主义作风。必然带来时间、人力、物力和财力方面的耗费，必须谨慎地运用这种工作方式。
缩小会议规模。
简化会议程序。
缩短会议时间。
控制会议经费。
分析会议成本。
18、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎么做？
对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的**，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。
(1)**挡驾。上司不愿接的**，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的**，要另约时间，或将内容转告。
2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。
3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。
19．简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？
答案：文员工作一般遵循三个步骤：
计划的步骤：①充分了解即将开始的工作内容。②思考以什么方法进行效率。
最佳。③上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。
实施的步骤：①检查是否按照当初所拟订的顺序进行，如没有，需修正并报上司。
上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施。③配合上司预期的期限。
检查的步骤：①分析计划和成绩的差异。②把以前进行过的工作或别人做过的工作。
和目前自己所从事相同性质的工作加以比较，如果发现不足，应该努力加以弥补。
三个步骤之间的关系：一般情况下先做计划、付诸实施、然后检查结果，围绕着“计划---实施---检查”这样一个滚动过程。文员在处理工作时，首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去执行实施，并严格检查其结果，使得这个计划对下一次的计划有所帮助和启示。
这三个步骤并不是分开独立的，而是互相联系形成一个循环。只要能够按照这三个步骤完成，文员就能科学、高效的完成工作。
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1 事故系统要素 4m 要素？答 物因 机的不安全状态。人因 人的不安全行为。环境 环境不良。管理 管理欠缺。2 安全系统要素 4要素？答 人员安全素质 教育培训 队伍建设。设备本质安全 设备完好 安全监控。工艺能量状态 生产工艺 劳动组织。安全信息环境 安全标识 安全报警。3 工伤范围包括哪些？答...
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