2011上海车展as组展公司策划书4：车展现场管理计划。
附录1： 2011上海车展现场管理计划
一、会展开幕式现场管理：
（1）展会现场布置 ：
布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。我们根据车展对于布展的要求在展前划出十天作为布展时间。本公司将在此过程内应主办方委托进一步对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕作好筹备工作。
在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。
（2）vip（very important person) 接待：
对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。
（3）**的接待和管理 ：
展会开幕前，办展机构要与有关**取得联系，为召开新闻发布会或邀请**记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。
（4）展会开幕
开幕时间和地点。
开幕式讲话稿和新闻通稿。
开幕方式的确定。
（5）开幕酒会服务策划
开幕式酒会是展会的一项重要的公关活动，它可以很好的促进办展机构与参展商、行业领导和其他有关方面的关系。办展机构要事先策划安排好就会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。
开幕酒会是展会联络各方感情，与各方进行面对面沟通交流的一种非常好的方式，因此需要精心筹划以达目的 。
二、会展布展与现场管理：
（1）办展机构现场管理。
1、展会现场布置。
2、展会注册及入场管理。
3、展会证件与门票管理。
4、展会设备设施管理。
5、展会现场的安全管理。
6、展会现场的知识产权保护工作。
7、展会现场的相关活动管理。
8、展会现场的其他服务。
9、应急处理小组
（2）参展商的现场管理工作：
展前，主办单位在推广会展项目的同时对参展企业进行宣传，在广泛派发邀请函以及签约的**上都添加部分参展企业的名册；编制含有参展企业名册的会展快讯，派发给专业观众、专业市场；在展会的介绍**上开辟了供求平台，企业在展前、展中、展后都可以在网上注册，发布产品**信息和采购信息，为买卖双方搭建平台。
展中，主办单位为展商提供增值服务，有站家现场答疑会和各类研讨会，帮助企业解决生产管理中的难题；有产销对接洽谈会，为买卖双方牵线搭桥，提升买卖双方的**成功率；有新技术推介会，推介新技术工参展商学习引进；除此之外，还将举行参展知识培训会，对参展商进行“如何让展位更吸引人”“如何更方便撤展”“参展手续”等方面知识培训。同时，现场还安排专门人员协助展商进行报到、进馆等各项服务。
展后，主办单位对参展企业即使走访，听取意见，是下一界的增值服务做得更完美，同时进行企业展后成果的跟踪报道，提高展会和企业的知名度。
1、布展。2、配备展台的工作人员
3、展台接待。
4、**洽谈。
5、情况记录。
6、其他相关宣传推广活动。
7、信息收集工作。
8、细节管理注意事项。
9、应急处理小组
（3）观众登记和入场管理：
观众登记处的主要任务之一就是维护展览会入口的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷地进入展览会现场。
为了提高工作效率，我们将预先登记的观众和现场注册的观众分开，并进一步将现场注册的观众分为两类，即有名片和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再登记处办理手续。
科学的观众登记，不仅能保证观众迅速入场，还有利于会展主办单位日后建立营销数据库，由此可见观众登记和入场管理的重要性。另外，我们在还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样可以便于人们，尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
1、预登记。
2、现场登记。
3、信息收集。
4、导引与通道维护。
5、告知观众展会日程。
6、现场服务管理（商务中心，问讯处，紧急事务处理等）
7、应急处理小组
（4）撤展管理
1、展位的拆除。
2、参展商租用展具的退还。
3、参展商展品的处理和回运。
4、展品出馆控制。
5、展场的清洁。
6、撤展安全保卫
（5）参展观众的统计
1、依据观众办理登记手续的内容进行统计。
2、根据门票进行统计。
3、参展商的客户统计
三、会展现场风险与安全管理：
（1）会展现场的风险类型 ：
1、从是否可控的角度分类可分为自然威胁和人为威胁。
2、从风险的内容可分为物质损失风险、财务损失风险、法律责任风险、人员损失风险四类
（2）会展风险管理 ：
1、对场地进行安全分析。
2、同当地相关部门建立良好的工作关系。
3、确定会展活动的利益相关者具有相应的风险意识。
4、制作安全小册子/标牌以及其他交流方式
5、制定一个**管理计划
6、预防“闹展”
（3）重大紧急事件管理：
为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题，我们与消防、公安、卫生等部分取得联系，以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。
四。其它管理：
（1）现场广告管理
在一次大型会展活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、会展会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采取什么样的广告载体，会展主办单位都必须指定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。
1、广告载体分类与统一管理。
2、广告的规范与招标。
3、秉承公平公开的原则
（2）交通、物流管理：
对现场物流和交通的控制是展览活动全面控制的至关重要的部分。
会展是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，知道撤展，任何一环脱节，会展都无法顺利进行。
在整个流程中，展品、宣传资料以及展具、道具等相关设备的运输是一项重要工作，而且专业性很强。
在本次展会中，我们委托xx运输公司来负责展品运输工作。（会展主办单位申请会展批文并在海关备案时，会同时将运输**在海关备案。主办单位委托哪家运输公司，海关就受理哪家公司的报关业务。
国际展览会的参展商有海外参展商和国内参展商之分。其中，海外参展商通常由一些国际性的运输公司**。）
1、展品运输（分为主办方签约物流公司与自行运输）
2、撤展运输。
3、现场联络点。
4、线路规划。
5、对展品抵达时间的掌握，6、撤展管理与撤展物品监控。
7、紧急事件处理
（3）餐饮管理：
会展现场的餐饮服务要根据会展主办单位和场馆之间所签订的协议内容而定。
1、指定餐饮服务商，提供现场餐饮服务。（主办方指定xx餐饮公司作为本次展会的餐饮**商场馆常设的餐饮服务设施也能提供一定的服务。）
2、同时、我们推荐场馆及周遍餐饮设施。，并详细介绍和推荐场馆及周边的餐饮情况。
（4）证件管理
为了便于会展现场管理，同时出于统计的需要，我们对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可的证件才能进入场馆。
在本次展会中，主办方印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、**记者及与会嘉宾（包括领导和讲演嘉宾）。
另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。主办机构将加强对展览会证件，尤其是门票的管理，以避免出现混乱的局面，从而影响展览会的安全和形象。
由于本次展会**门票，主办单位已事先向税务部门报告，并征得税务部门同意。
（5）新闻管理
本次展会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备请详询。
另外，本届展会主办会安排as公司的总经理洪进先生作为新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受**的采访。
（6）酒店、旅游服务
酒店服务是会展主办单位参展商提供的基本配套服务项目。
本次展会的相关节点旅游服务指定xx旅游公司为旅游**商。由xx旅游公司与目的地旅游社或管理公司（dmc）合作，承揽相关旅游考察业务，协助预定酒店，协调活动中涉及的各级目的地、各部门的接待工作，保证参展商或专业观众旅行活动的顺利进行。
（7）会展资料的采集与编写
印发宣传资料。印发宣传资料是展览物资管理工作的组成部分，同时也是展台**工作的组成部分，对展出效果有直接影响。宣传资料主要用于展览会之前向目标观众和新闻界寄发，我们也将在展览会期间在展台上散发。
参展商资料。参展商需要编印一些自己的宣传资料，由我们统一整合刊印。基本资料有展台小册子、公司介绍、产品目录、产品介绍、**单等。展台小册子是参展商的主要资料。
资料编印。选产资料具有广告作用，为了给潜在客户和新闻界留下良好和深刻的印象，必须注意其质量。
会议材料的印刷与制作。我们印发了相关宣传品及会议资料，以告知展会信息、会议的信息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料。建议在会后留存建档、参考使用。
（8）会展设备管理
1．会议所需视听设备
本次展会及会议对视听设备方面的要求较为严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都要有一定的质量要求，并由专业人员协助规划。
放映设备。放映设备是指在会议室内演讲时所用到的辅助器材，如幻灯机、投影机等。
音响设备。音响设备对会议的质量具有相当大的影响，会议经理人将对一下方面进行负责。
麦克风。录音。
特殊视听系统。
2．视听设备与会场布置的关系。
会议厅的容量、座位与舞台的安排都与视听设备有直接的关系。本次会议的会议室设计与不知将由本公司的首席设计师徐大鸟先生负责统筹策划。相关方面包括：
视听设备的安排影响会议室座位的容量。
座位安排对视听的影响。
会议场地视听设备的调查。
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