商务礼仪 商务会议礼仪

发布 2022-10-07 03:06:28 阅读 2802

掌握公司会议的工作流程。

了解会议准备的内容。

掌握会议座次安排的原则。

了解商务谈的礼仪规范

组织能力。策划能力。

协调能力。沟通能力

工作会议的会前工作流程。

工作会议的会中工作流程。

工作会的会后工作流程。

确定会议主题与议题——确定会议名称 ——确定会议规模与规格——确定会议时间与会期——明确会议所需设备和工具——明确会议组织机构 ——确定与会者名单——选择会议地点——安排会议议程和日程——制发会议通知——制作会议证件 ——准备会议文件材料——安排食住行——制定会议经费预算方案——布置会场 ——

会场检查。报到及接待工作——组织签到——做好会议记录——会议信息工作——编写会议简报或快报——做好会议值班保卫工作 ——做好会议保密工作 ——做好后勤保障工作

安排与会人员离会——撰写会议纪要 ——会议的宣传报道 ——会议总结——催办与反馈工作——会议文书的立卷归档。

指导会务工作的原则:

准备充分组织严密服务周到确保安全。

1、 确定会议主题与议题。

要有切实的依据;必须要结合本单位的实际;要有明确的目的。

2、确定会议名称。

会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题。

来确定。3、确定会议规模与规格。

本着精简效能的原则。

会议的规模有大型、中型、小型。

会议的规格有高档次、中档次和低档次。

4、确定会议时间、会期。

会议的最佳时间,要考虑主要领导是否能出席,确定会期的长短应与会议内容紧密联系。

5、 确定会议所需用品和设备

(1).必备用品是指各类会议都需要的用品和设备,包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议,例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

6、建立会议组织机构。

会务组、宣传组、

秘书组、文件组、

接待组、保卫组。

7、确定与会人员名单。

出席会议和列席会议的有关人员。

应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

8、确定会议地点。

要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。

有时也考虑政治、经济、环境等因素。

9、安排会议议程与日程。

会议日程是指会议在一定时间内的具体安排,对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。

10、制发会议通知。

会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、

议题及要求等。

会议通知的种类有书信式和柬帖式。

会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。

会议通知的方式有书面、口头、**、邮件。

11、制作会议证件。

会议证件 (3类)

会议正式证件(代表证、出席证、列席证、来宾证)

旁听证。会议工作证件(工作证、记者证、出入证)

会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。

有些重要证件还贴上本人**,加盖印章。

12、准备会议文件资料。

主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、

主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

小型会议的两种尊位及位次排序的方法

大型会议中主席台排座、发言者座席、主持人席位、群众席安排

椭圆形。回字形。

字型。长方形。

半圆型、课堂型。

礼堂型、众星拱月型。

主席台。主席台的布置一是对称;二是要简化。

主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中,然后先左后右,由前至后的顺序依次排列。

场内其他人员的座次安排。

横排法。竖排法。左右排列法。

会场内外的布置:

会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。

主座谈判,作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时,一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精心周密准备,尽量做到主随客便,主应客求,以获得客方的理解、信赖和尊重。

成立接待小组。

成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环节的负责人员组成,涉外谈判还应备有翻译。

了解客方基本情况,收集有关信息。

可向客方索要谈判代表团成员的名单,了解其性别、职务、级别及一行人数,以作食宿安排的依据。

掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式,以安排迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。

拟订接待方案。

根据客方的意图、情况和主方的实际,拟订出接待计划和日程安排表。

日程安排还要注意时间上紧凑。

日程安排表拟出后,可传真给客方征询意见,待客方无异议确定以后,即可打印。

注意:如涉外谈判,则要将日程安排表译成客方文字,日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发,亦可将其放在客方成员住房的桌上。

主座谈判时,东道主可根据实际情况举行接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会,客方谈判代表在谈判期间的费用通常都是由其自理的。

主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。

准确掌握对方抵离的时间,主方所有迎送人员都应先于客方到达指定地点迎候。

主方应主动到机场、车站、码头迎接,在到达前15分钟赶到。

对于客方身份特殊或尊贵的领导,还可以安排献花。

迎接的客人较多的时候,主方迎接人员可以按身份职位的高低顺序列队迎接,双方人员互相握手致意,问候寒暄。

如果主方主要领导陪同乘车,应该请客方主要领导坐在其右侧。最好客人从右侧门上车,主人从左侧门上车,避免从客人座前穿过。

①谈判室的选择与布置。

谈判室布置以高雅、宁静、和谐为宜,环境安静,没有外人和**干扰,光线充足,室温适宜,装饰陈设简洁、实用、美观。

小规模谈判还可在会客室,有条件的话最好安排二三个房间,一间作为主要谈判室外,另一间作为双方进行内部协商的密谈室,再配一个休息室。

谈判桌摆放及座次安排。

横放,则正面对门为上座,应属于客方,背面对门为下座,属于主方。

竖放,则应以进门方向为准,右侧为上,属客方,左侧为下,属主方。

双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间就坐,译员安排在主谈人右侧,其余人员则遵循右高左低的原则,依照职位高低自近而远地分别在主谈人两侧就坐。

多边谈判一般采用圆形谈判桌(见图9—3),国际惯例上称为“圆桌会议”。

小型的谈判,也可不设谈判桌,直接在会客室沙发上进行,双方主谈人在中间长沙发就坐,主左客右,译员在主谈人后面,双方其余人员分坐两边(见图9—4).

“入乡随俗、客随主便”,对一些非原则性问题采取宽容的态度,以保证谈判的顺利进行。

明确告诉主方自己代表团的来意目的、成员人数、成员组成、抵离的具体时间、航班车次、食宿标准等等,以方便主方的接待安排。

谈判期间,对主方安排的各项活动要准时参加,通常应在约定时间的5分钟之前到达约定地点。

到主方公司做公务拜访或有私人访问要先预约。

对主方的接待,在适当的时间以适当的方式表示感谢。

客座谈判有时也可视双方的情况,除谈判的日程外,自行安排食宿、交通、访问、游览等活动。

仪容是指一个人的身体不着装的部位,主要是头发、面部和手部。

商界人士仪容的要求是干净整齐,端庄大方。

头发:发型简单大方,长短适当,干净整齐,不准留新潮、怪异的发型,不准蓬头乱发,亦不准染发,最好也不要烫发。

手:谈判时,握手问候、交换名片和递送文件等都会将手展示于人,因此,及时修剪指甲,保持手的干净整齐也是必要的。

面部:保持干净清爽,养成每天上班前必剃须的习惯,不准留胡子,也不能留大鬓角。

注意:谈判前,不要进食大蒜、葱、韭菜、洋葱、腐乳之类的食物,保持牙齿清洁,没有食品残留物,也没有异味。>

出席商务谈判的女性,应选择端庄大方的发型,过于时髦、怪异的发型,染发和不加以固定的长发,都不适合出现在这种场合,选用的发卡、发箍以朴实素雅为佳。

脸部应化淡雅的日妆,保持妆容的和谐清爽,一般不宜文眉、文眼线,唇膏和眼影也不要过于浓艳,要与服饰协调。可适当使用清新的淡香水,但香气不可过于浓烈。

女性手部除保持干净整齐外,可适当使用指甲油美饰一下指甲,不宜涂抹彩色指甲油。

应穿深色(蓝、黑、灰、棕)的三件套或两件套西装,白色(或与西装同色系)衬衣、打素色或条纹领带,配深色袜子和黑色皮鞋。

除结婚戒指外,一般不戴其他首饰,最好能戴上一只有品味的手表,既能掌握时间,又是最好的装饰品。

在商务谈判场合,男性不应穿着茄克衫、牛仔裤、t恤衫、旅游鞋、 凉鞋等休闲服装出席。

端庄、典雅的套裙是商界女性出席谈判场合的最佳选择。以体现着装者的稳重、端庄,配上肉色的长筒或连裤**和黑色的高(中)跟鞋。与服饰配搭,适当点缀一两件首饰或胸针(花)、丝巾等。

出席商务谈判的女性,切忌穿得太紧、太透、太花、太露、太短的休闲装或牛仔装、运动装,也不要佩戴太多的首饰,否则既显得没有教养,也显得没有品味。

商务谈判人员要求说话表达准确,口齿清晰,言词有礼,要多用敬语和谦语,尽量采用委婉的表达方式。

商务谈判时,还要善于倾听对方的意见,要求准确把握对方的意图。

注意:说话速度不宜太快,涉外谈判时,更应照顾到翻译的方便。

说话的态度要友好、和善,面带微笑,以有助于促使问题的解决。

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