管理信息系统。
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乐丰**销售管理信息系统分析与设计。
1、背景。乐丰**是一家内部分工简单，业务流程短促的中小型**企业。长期以来专营副食品。
企业的业务流程中各个环节几乎都是手工操作方式，数据量大，使得工作人员工作量大，并且容易出现差错，效率低下。另外，企业是凭借单据实现部门间的作业顺序、业务关系，单据一般由顾客传递，使得顾客要在各个部门间奔波，客户满意度较差。对企业的未来发展产生了不利影响。
2、可行性分析。
系统的总目标是：用信息来支持企业的决策和企业的业务操作，用信息技术实现办公自动化代替原有手工管理方式，提高业务处理效率。具体如下：
1）改变过去手工操作，建立计算机系统操作，更加快捷，做到高效率。公司市场、开票、结算、财务、仓储等部门全部实现自动化管理。
2）公司在本系统的支持下，能够达到合理进货、及时销售、库存量小、减少积压的目的，尤其是商品存储这一块，能够大大降低公司运作成本，取得最佳效益。
3）运用分布式的微机网络，避免以往信息传递时所耗的时间，提高工作的时效和针对性，有助于提高企业的决策，减少失误。
4）能够及时了解库存情况和销售情况。
5）通过对市场销售和市场需求分析，制订和调整公司销售计划。
3、系统分析。
一）现行系统的调查。
1、组织结构调查。
通过对企业现行系统的调查，了解到该企业的组织结构设置为：经理下设有票务部、结算部、财务部、仓库保管部4个部门。组织结构如图：
各部门的主要功能：
1）经理：主要负责销售计划的制定和计划的落实。他需要经常了解和掌握销售情况，为他指导销售工作和制定新的销售计划提供依据。
2）票务部：主要负责开票。顾客购买产品首先到票务部去开票，开票人员根据顾客所有的购货单（包括商品名称、规格及数量等）开票，所开票据包括发票和提货单。
根据业务的需要，票务部还有负责退货的处理，即开具相应的红字发票。票务部需将发票的存根交财务部处理。
3）结算部：为了加强管理，保证开票、结算分开。开票之后，顾客持发票到结算部付款，办理结算手续。
结算方式有：现金结算、汇票结算、支票结算等。顾客付款之后，结算人员在提货单上盖上“已结算”印章，说明结算手续已办。
结算人员每天都将结算的单据及现金交给财务部。
4）财务部：财务部根据开票及结算情况负责销售核算及制作核算报表。销售报表主要包括产品销售明细**表、销售回款明细**表、销售回款汇总**表、顾客欠款表及销售计划完成情况分析表等。
由于手工操作效率低，财务人员隔3－4天向经理报一次**表。各种**表都包含有月累计情况。因此月末的**表就是该月的月报表。
5）仓库保管部：仓库保管部主要负责产成品的入库、出库和采购。顾客办理完结算手续后，持提货单到仓库取货。
此时，仓库管理人员检查提货单和发票无误后，便给予提货，即出库。出库之后登记入帐。当用户退货时，通知票务部开出红字发票到结算部，结算部退款。
当缺货时向**商采购产品并入库。
2、管理功能调查。
通过对企业的调查，了解了企业的基本组织结构，这些部门的存在是为了实现企业的销售目标，企业的各个部门都是为了完成一定的管理功能而设立的，通过调查，我们了解到现行系统各部门的管理功能如图：
3、业务流程调查。
企业的业务过程较简单，现行系统的业务处理过程是：顾客为购买产品先到票务部填写购货单（包括商品名称、种类、数量等），开票人员根据购货单，首先查阅库存帐，如有货，开出发票，如库存不足，发出**通知给仓库。开票人员还要根据仓库的退货通知，开出红字发票。
顾客持发票到结算部付款，并办理结算手续。付款后，结算人员盖上印章，表明已办理结算手续。仓库根据顾客的订货单和结算完的发票进行出库处理，并根据库存情况决定是否订货。
根据出货情况和采购情况更新库存帐。结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部。财务部根据单据、发票和销售计划编制各种销售报表和销售分析。
并将各种报表上交经理，由经理制定下一季度或年度的销售计划书。
二）现行系统的分析。
随着企业业务规模的扩大，其原有的手工操作和业务流程已经不能满足其业务流量的需求，成为严重影响企业继续提高效益的因素。其存在的问题主要有以下几点：
服务方面：企业的顾客从同一地区扩大到省际之间，原有的手工销售系统需要顾客较多的配合，给顾客造成了很大的不便。在“顾客就是上帝”的今天，这显然是不合适宜的。
效率方面：原有系统流程仅仅注意销售的业务处理，对起辅助作业的库存处理的管理力度不够。在仓管部门中，职工职权分配不明确，工作效率不高，没有对仓库的存储空间进行有效利用。
（仓库中如果有货物损坏、被偷的现象发生，那就要追究仓库管理员的责任，他怎么没能管理好货物，如果有缺货的现象发生，那就要追究采购员的责任，你怎么没有随时掌控库存信息，缺货了就应该去订货，那如果仓库里有货，客户却一直拿不到货，那就要追究发货员的责任了。）
而且，采购货物的不及时减少了企业的订单数量。（顾客都要来买了你才去查看仓库里有没有货，要是当时没货，可能顾客就要去别家买了）仓库部门的低效率明显落后于整个销售系统，造成了人员及企业资源的浪费。
决策方面：手工报表制作费时，降低了时效性，而且在繁多的登记账本和分析统计中，极容易出现人为的错误，在账本中查询企业所需要的信息的时间过长。人工对统计资料进行分析的难度较大，而且准确率不高。
分工方面：各部门的分工不均衡，财务部要花很多时间在销售分析上，企业只有财务部和经理了解企业的销售情况，而与销售直接有关的部门对销售计划和销售分析并不是很了解。（票务部由于他的不了解，他的积极性就不高，也感觉不到压力）
市场方面：面对越来越大的市场，过去在家等客户上门的销售模式受到了冲击，对于**型的企业，销售更是它的生命，企业在组织结构上要做相应的调整。
三）新系统的逻辑方案。
1、新系统的组织结构。
根据系统的目标和对企业现有系统的分析，对企业的组织结构进行了重新的设计和定位，由于企业是个**公司，销售是企业的生命线，原有系统虽然一直是围绕着销售进行工作的，但对销售的管理没有专业化和集中化。所以，在现有结构的基础上增加了市场部门，使得销售工作更便于开展。也使得部门分工较为明确。
（以前票务部又要承担开票的工作又要接待顾客，他们询问**、商品等情况）
原有系统的各部门工作量上存在严重的不平衡（结算部和财务部），因此，对原有各部门的职能做了一些调整，并加强了薄弱环节的管理，比如加强仓库管理的职能。
新系统的组织结构图如下：
经过改变后的新系统各部门的主要职责如下：
1）市场部：主要负责产品定价和客户订货服务。
定价：**是市场销售组合中重要的变动因素，**的确定对企业的销售额和利润有很大的影响。定价是必须考虑的因素，包括：
成本、需求量、竞争、**的影响和干预。目标是：争取最高利润，获取较高的市场份额，排除竞争的企业入市场，避免不利于**的行为。
主要的定价方法有：成本定价法和需求定价法。（房价）
客户服务：现代企业的竞争表现在能否赢得客户，客户服务已成为企业营销的重要任务。具体包括：顾客档案管理、顾客分析、顾客关系管理等。（会员、生日礼物）
2）票务部：主要负责开销售发票和退货发票。
3）结算部：负责各种结算，并汇总各种结算单据，编写销售报表。
4）财务部：根据销售报表进行销售分析（找出规律，哪个季节哪种糖果卖得最好，哪些产品今年的销售量急剧下降，客户已经不喜欢了，要退出市场了，哪些客户经常欠费，哪些顾客的潜在消费需求比较大等，就要为经理提供决策的依据）
5）仓管部：仓库在控制产品成本上占有很大的一块。严格进行仓库管理可以有效地降低产品成本、提供利润。根据实际情况加强对仓库的管理，使得仓库各管理人员职责明晰：
仓库管理员：负责入库管理，库存物资保管、养护，库存统计、分析，库存控制。
采购员：保证日常库存量满足顾客需求，以应付某些意外情况，及时**，进行货物入库时的一些处理。
发货员：根据发货单，进行货物出库处理。
新系统的组织结构对哪些部分进行了改动优化？增加了市场部；结算部和财务部的分工有了调整，仓库保管部做了职能分工。
2、新系统的管理功能。
由于组织结构的调整，相应的管理功能也发生了变化，根据新的组织结构图和实际的要求，我们对新系统的管理功能做了相应的改变。新系统各部门的管理功能如下：
1）仓库管理。
充分利用分布式的网络，实现对各分销点的货物的出库、入库的统计，管理货物的盘点，以形成日出入库报表汇总，提高库存的利用率。其次，通过对**商以及所**货物进行统计，在仓库部门初步形成**商－企业的数据库，建立企业与**商的信息联系和数据联系，从而了解企业的需求（**商那边了解）和市场的**（市场的需求），及时调整库存和库存的产品结构，增强市场的适应能力。
2）市场管理。
通过市场部的销售活动，将原系统中顾客传递单据的活动置于企业的内部，实行“一票到底”的服务方式，提高顾客的满意度，树立良好的企业形象。一个比较大的改变，就是改由市场部查询库存帐。
其次，通过销售部门的活动，初步建立企业—顾客的数据库，建立企业和顾客的信息联系和数据联系，充分了解市场的需求和消费者的爱好，为企业领导者做出长远决策提供依据。
3）报表分析管理。
根据市场部和仓管部提供的报表和汇总表，对顾客、**商、货物、订单等各种统计资料，及时准确的上报，以辅助决策。
3、新系统的业务流程。
由于组织结构的变化和管理功能的调整，新系统的业务流程也发生了相应的变化。新系统的业务流程为：
顾客根据销售部提供的**单确定是否购买产品，如有购买意向与销售部签订销售合同，市场部查阅库存帐，如有货，销售部根据销售合同发出销货通知给票务部，如库存不足，发出**通知给采购员。票务部开出发票与提货单给结算部，票务部还要根据仓库的退货通知，开出红字发票。结算部根据发票要求顾客付款，并办理结算手续。
付款后，结算人员盖上印章，表明已办理结算手续，并把发票交还顾客，将盖章后的提货单给仓管员，仓管员查阅库存帐，如有货开出发货通知单给发货员办理发货手续，如没有货则须填写**通知单给采购员。另外，仓管员还要根据库存情况开出**通知单给采购员，采购员根据**通知单填写采购单给**商进行采购，当货到时，**商给出提货通知单给采购员，采购员填写入库单办理入库手续。发货员根据发货通知单发货，并填写出库单，出库单一份给仓管员登记入帐，一份给顾客。
仓管员根据出货情况和采购情况更新库存帐。结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部，并编写销售报表给财务部。财务部根据单据、发票和销售报表编制销售分析给经理，经理根据销售分析表编制销售计划，并把计划下达给市场部。
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