我院作为一所具有民族特色的高职院校，无论是在办学理念和办学模式方面，还是在机构设置和专业结构方面，都有其自身的特色，如何适应我院快速发展的需要来做好我们的档案工作呢？本文结合工作实际，就做好我院档案工作谈点体会。
一、 统一认识，增强档案意识。
学校档案是指学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料及部分实物。它是一定时期学校教育、教学、科研和社会实践活动的真实反映。是学校不可再生的极其宝贵的资源，也是学校发展历史的重要见证，它始终与学校的各项工作紧密相联。
保护与利用好档案，不仅关系到学院的改革与可持续发展，也与每一位师生的切身利益息息相关。如何做好学院的档案工作，我认为从事这项工作应该勤奋学习，提高自身的专业知识和综合素质，更应该提高全民的档案意识，取得广大师生对档案工作的理解、支持和参与。
我院领导非常重视学院的档案工作，从方方面面关心、支持档案工作，使我院沉积了十几年的档案得到系统整理、归档，并制定了档案管理条例与制度，统一了档案管理的标准。
档案的产生形成于各部门的各个工作环节，因此要依靠全体教职工的支持和参与，在平时的工作中一点点积累、收集。各部门积极配合，互相支持，共同努力，搞好学校档案工作。只有大家的档案意识和责任感提高了，才能更有力地保证档案的完整性、准确性和系统性。
因此，我们必须统一认识，更新观念，才能做好档案工作。
二、突出重点，做好收集工作。
学校的管理离不开档案工作，而档案的收集则是整个档案工作的重要一环，收集工作做得好坏将直接影响着学院档案的质量。
目前，学院所属各部门都设立了兼职档案员，专门负责本部门平时文书材料和具有档案价值的实物的形成、积累、保管和收集工作。但从实际工作中看，由于部分兼职档案员和教职工的档案意识不够，档案管理的制度未能得到严格执行，文件材料尤其是重要文件及各部门形成和保管的文件材料不能及时收集、上交，造成原件丢失、损坏等现象，更有甚者把应归档的材料截留在手中据为己有，致使档案文件收集不全，未能发挥档案资料应有的作用。各部门须指定一位负责人分管本单位档案工作，并把档案工作列入本部门的工作议程，把档案工作纳入兼职档案员的工作职责范围，逐步做到“三纳入四同步”：
即做到纳入本部门的计划和规划、纳入本部门的管理制度、纳入有关人员的职责范围；做到在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
各部门都有其重点与中心工作，在平时档案的收集过程中，我们必须突出重点，如行政、党委办公室的收发文，本院形成的全局性、综合性的文件材料，上级针对我院的指令性、指导性来文和批复，学院重大事件的声像材料；教务处的综合管理（教学改革、培养目标、学制等方面的指示、规定、办法），学科、专业、实验室建设材料，学籍管理（学生学籍表、学生成绩总册、在校学生名册），课堂教学与实践（各专业教学计划、教学大纲），教材等方面都是学院档案的主体和重点，这些教学档案是衡量学院教学管理水平和教育质量的重要标志之一；后勤管理处的房屋管理、调配使用，基建类（包括总体规划、征用土地的文件材料，地质图、设计图、建筑施工图、水工图、电工图、气管图等）档案对学院和社会当前与长远都具有参考价值和凭证作用；设备管理处的各项固定资产的仪器设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中形成的材料及申购报告、批复等均属其本部门档案工作的重点；学工处的学生思想政治工作的材料，奖励、处分材料；招生处的招生计划、规定，生源计划，招生宣传资料、声像材料，招生工作总结等等。抓住这些重点，做好收集工作。
只有突出重点收集，才能做好档案的收集工作，才能不断地提高档案收集质量，才能保证档案的完整性、系统性，才能更好地为学校的各项工作服务。
三、抓好基础业务建设，促进规范化管理。
档案管理的规范化是发挥档案服务功能的必要保证，实现档案管理的规范化，必须做好以下几方面工作。
首先从抓文源入手，严把文件质量关，统一调整和设置学院发文字号，规范收、发文程序，并统一规定会议记录，行文纸张和各类**的规格，从根本上规范各类文件材料的质量。其次建立管理网络，强化管理机制。在学院统一领导下，各部门明确一位领导和一名兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和移交工作，形成一个以院办档案室为中心的强有力的管理网络。
再次是建立案卷类目，加强基层管理。结合各部门的行文内容和规律，设置案卷类目，各类文件对号入座，分类管理，为平时组卷和年终归档打好基础。另外，逐步实现档案工作规范化管理，实行目标考核，年终进行目标任务考评。
四、更新工作理念，发挥档案工作职能。
由于档案工作是一项基础性工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显直接的经济效益，所以档案工作者必须具有任劳任怨、无私奉献的思想。要脚踏实地，刻苦钻研，努力学习贯彻《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》精神，不断加强业务学习，提高自身业务素质。积极与兄弟学校交流学习，努力提高档案管理水平，充分发挥档案工作职能，提高服务水平。
尽管当前我院的馆藏尚不够丰富，但只要我们全院教职员工都来关心、支持、参与档案工作，只要我院档案管理人员不断开拓创新、积极进取，我院的档案工作一定能在学院的发展中得到发展，并一定能为学院跨越式发展发挥自身不可替代的独特作用。
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