大型会议活动的住宿组织需求事前制定计划,内容通常要包含所住宾馆的地点、标准、费用、房间分配原则等。这一计划也能够同饮食组织方清
(2)计算住宿人数。可分为两步,第一步依据会议活动告诉的回执、报名表计算到会的大致人数,并据此核算预定的房间数量;第二步是计算实践签到的人数,这一数字对比精确,是最终落实房间和床位的依据。住宿人数应当包含需求住宿的记者、与会者的随行人员以及会务工作人员。
(3)剖析与会者的状况。要合理组织住宿就要先剖析与会者的性别、年龄、职务、职称、专业以及生活习惯、相互关系等。通常状况下,应当恰当照看女人、年长者和职务较高者。
假如组织两人一间房间,把一样附近专业的与会者组织在一起有利于交流。与会者如带随行人员,可把他们组织在一起或组织在相邻的房间,以便于他们开展工作。但有专门规定的在外。
(4)断定预定房间的数量。预定房间的数量既要思考与会者的人数和他们的具体状况,同时也要依据会务办理和效劳的实践需求。比如,有时会务工作部分需在宾馆建立值班室或暂时单位,有时与会者需求在宾
馆内会晤客人,这就需求恰当预定若干会客厅。假如分组讨论的会议组织在宾馆内举办,还应预定巨细适中的会议室。有时需求留出机动房间,以便遇到特殊状况时做暂时调剂。
(5)与会者签到时分发房间钥匙并由效劳人员引导进入房间。
(一)安排方式:这里有几种方法来处理会议的团体住宿,最简单的方法是由参会者自己安排住宿,但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间,如果不事先保留房间,会产生下列问题:
1.遇到旺季,饭店可能将房间卖出,这样会迫使参会者住在距离会场较远的地方。
2.参会者可能拿不到***格,因为个人无法有讲价的能力。
3.会场租金可能较高(如会场也在饭店),通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。
因为会议公司经常与酒店合作,酒店都有协议价给到会议服务公司,所以客房和会场预订最好选择会议公司合作,善达公关就是您理想选择之一。
(二)住宿程序:一旦预订的房间决定后,决定用哪4种基本住宿程序是你需要的:
1.告诉饭店所有参会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。
2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。
3.经由专业会议服务公司代为处理。
4.经由主办单位的住宿组人员负责。
(三)预定会议住宿的方式:会议期间可能需要大量的房间,这些都必须事先预订,否则会造成住宿方面的问题,特别是遇到旺季,可能找不到房间可以住,在此针对会议住宿的方式分别作说明。
订房卡:如果会议需要住宿的人数不多的话,可以直接向饭店或会议中心索取订房卡,是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。
这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制,在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误,通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认,另外也可以注明有任何税金或服务费。
另外还有一点也很重要,就是强调订房截止日,以鼓励参会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。
住宿单:住宿单通常使用在小型会议,由主办单位支付房间费。将一份**寄给你邀请的人,要求他填写陪同人员名字,希望哪种房间,抵达与离开日期,将**资料填在住宿单中给饭店,并告诉饭店收款方式,内容包括:
1.注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。
2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、**费等)。
3.房间只保留到抵达日的下午6时,还是由邀请单位全权负责。
4.要求饭店在寄上确认信前,先由邀请单位核对后再分别寄给他们。
一旦房数被确定后,住宿局/观光局会提供你一份饭店资料,让你参考与选择,然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。
如果可能,最好实际去看一下使用饭店房间的设备,这不但有助于你房价的讲价,同时提出一些参会者可能会问的问题,请饭店人员答复,同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。
特别预订:有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体,并给予特别处理,例如:总计预订400间,40间为vips(贵宾)使用,其余360间为参会代表,使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。
详细与饭店业务代表讨论细节,并诉诸文字,彼此要了解:
1.特别预订多少房间,什么类别和房价。
2.预订的作业程序。
3.什么时限内未使用的房间转到一般预约中。
在决定特别预订前,可能需要不同**,对参展厂商的**可以用不同颜色或注明特别截止日,对于贵宾(vips)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。
工作人员房间预订和免费房间:在一般参会者住宿安排开始前,先分派好工作人员住宿和免费房间。
一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员,包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间,由谁支付房间费和附带费用(如**、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较***格,来降低主办单位的成本。
最好注明他们的身分,因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮vips)特别礼遇(如送水果、小礼物等),你可能也希望将确认函直接给你,由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。
(四)住宿**的内容:住宿**通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制,但准备**前先确认
有关作业原则,例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受**询问。
虽然有些住宿**对某一特定团体要求一些额外资料,一般标准**包括下列内容:
1.主办单位名称。
2.会议名称。
3.会议日期。
4.会议地点。
5.收件截止日期。
6.确认函回信地址。
7.各饭店的房价。
8.税金明细。
9.饭店的地理位置图。
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