有一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布，也会邀请记者出席。但应把新闻发布的内容安排在最初的阶段，至少保证记者的采访工作可以比较早的结束，确保**次日发稿。
在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件，**对这些事件的大篇幅报道任务，会冲淡企业新闻发布会的传播效果。
新闻发布会的地点安排
场地可以选择户外（事件发生的现场，便于摄影记者拍照），也可以选择在室内。根据发布会规模的大小，室内发布会可以直接安排在企业的办公场所或者选择酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。
酒店有不同的风格，不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。还要考虑地点的交通便利与易于寻找。包括离主要**、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？
发布方在寻找新闻发布会的场所时，还必须考虑以下的问题：
会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？
背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业vi为基准。酒店是否会代为安排。
酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等。酒店是否允许布置。当地市容主管部门是否有规定限制等。
新闻发布会的席位摆放
摆放方式：发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放。注意确定主席台人员。需摆放席卡，以方便记者记录发言人姓名。摆放原则是“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。
现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。一些非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。
摆放回字型会议桌的发布会现在也出现的较多，发言人坐在中间，两侧及对面拜访新闻记者坐席，这样便于沟通。同时也有利于摄影记者拍照。
注意席位的预留，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。
发布会其他道具安排
最主要的道具是麦克风和音响设备。一些需要做电脑展示的内容还包括投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等，相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。
新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。
如果是在企业内部安排发布会，也要酌情安排人员做记者引导工作。在发布崦趴谛璋才徘┑教ê颓┑讲尽r话慊嵋榛嵋笥牖嵴吡粝旅枳急负谩扒氪兔焙？br />
新闻发布会的资料准备
提供给**的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻**，顺序依次应为：
1、 会议议程
2、 新闻通稿
3、演讲发言稿
4、发言人的背景资料介绍。（应包括头衔、主要经历、取得成就等）
5、公司宣传册
6、产品说明资料。（如果是关于新产品的新闻发布的话）
7、 有关**
8、 纪念品（或纪念品领用券）
9、 企业新闻负责人名片（新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络）
10、空白信笺、笔（方便记者记录）
发布会发言人的确定
新闻发布会也是公司要员同媒介打交道的一次很好的机会，值得珍惜。代表公司形象的新闻发言人对公众认知会产生重大影响。如其表现不佳，公司形象无疑也会令人不悦。
新闻发言人的条件一般应有以下的几方面：
公司的头面人物之一——新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司讲话。
良好的外型和表达能力。发言人的知识面要丰富，要有清晰明确的语言表达能力、倾听的能力及反应力、外表包括身体语言整洁、大方得体。
执行原定计划并加以灵活调整的能力。
有现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛。
发言人回答记者问的准备
在新闻发布会上，通常在发言人进行发言以后，有一个回答记者问的环节。可以充分通过双方的沟通，曾强记者对整个新闻事件的理解以及对背景资料的掌握。有准备、亲和力强的领导人接受**专访，可使发布会所发布的新闻素材得到进一步的升华。
在答记者问时，一般由一位主答人负责回答，必要时，如涉及到专业性强的问题，由他人辅助。
发布会前主办方要准备记者答问备忘提纲，并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。
在发布会的过程中，对于记者的提问应该认真作答，对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止，对于涉及到企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密，一般来说，记者也可以理解，有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后**。
有些企业喜欢事先安排好**提问的问题，以防止**问到尖锐、敏感的问题。建议不宜采取。
新闻发布会对记者的邀请
**邀请的技巧很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在**邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加，必要时如事件现场气氛热烈，应关照平面**记者与摄影记者一起前往。
邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的**记者可以采取直接**邀请的方式。相对不是很熟悉的**或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。
适当地制造悬念可以吸引记者对发布会新闻的兴趣，一种可选的方式是开会前不透露新闻，给记者一个惊喜。“我要在第一时间把这消息报道出来”的想法促使很多**都在赶写新闻。如果事先就透露出去，用记者的话说就是“新闻资源已被破坏”，看到别的报纸已经报道出来了，写新闻的热情会大大减弱，甚至不想再发布。
无论一个企业与某些报社的记者多么熟悉，在新闻发布会之前，重大的新闻内容都不可以透漏出去。
在记者邀请的过程中必须注意，一定需要邀请新闻记者，而不能邀请**的广告业务部门人员。有时，**广告人员希望借助发布会的时机进行业务联系，并作出也可帮助发稿的承诺，此时也必须进行回绝。
新闻发布会的几个误区
误区之一：没有新闻的新闻发布会。有些企业似乎有开发布会的嗜好，很多时候，企业并没有重大的新闻，但为了保持一定的影响力，证明自己的存在，也要时不时地开个发布会。
造成的后果是，企业虽然花了不小的精力，但几乎没有收成。新闻性的缺乏使得组织者往往在发布会的形式上挖空心思、绞尽脑汁，热闹倒是热闹了，效果却未见得理想，如果过于喧宾夺主，参会者记住了热闹的形式，却忘记了组织者想要表达的内容。
误区之二：新闻发布的主题不清。 从企业的立场出发，主办者恨不得把它的祖宗八代的光荣史一股脑端上去，告诉人家什么时候得了金奖，什么时候得到了认证，什么时候得了第一，什么时候捐资助学。
但是偏离了主题的的东西在媒介眼中，形同废纸。
又有的企业在传播过程中，生怕暴露商业机密，凡涉及到具体数据时总是含含糊糊一谈到敏感话题就“环顾左右而言他”，不是无可奉告就是正在调查。这样一来，**想知道的，企业没办法提供；**不想搭理的，企业又不厌其烦。
回答者： 南宫。
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