宁夏农垦集团公司企业职工档案管理暂行规定。
第一章总则。
第一条为加强农垦集团公司企业职工档案管理工作，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，有效地保护和利用档案，使企业职工档案工作更好地为农垦经济社会建设服务，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国劳动合同法实施条例》、《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，制定本规定。
第二条企业职工档案是企业人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。
第三条农垦集团公司企业职工档案管理工作，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。接受集团公司人力资源部业务上的监督和指导。
第四条农垦集团公司各企业职工档案管理采用“**管理”模式，即子分公司、实业公司、集团公司**。各单位按照相应权限进行管理。
第二章机构和职责。
第五条职工档案管理部门和档案管理人员的职责：
1）保管职工档案；
2）收集、鉴别和整理职工档案材料；
3）办理职工档案的查阅、借阅和转递手续；
4）登记职工工作变动情况；
5）为有关部门提供职工情况；
6）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
7）办理其它有关事项。
第六条职工失踪、死亡或出国不归者，其档案由原所在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管。
第三章档案的内容。
第七条企业职工档案的内容和分类：
1）履历材料；
2）自传材料；
3）鉴定、考核、考察材料；
4）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
5）政审材料；
6）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
7）奖励材料；
8）处分材料；
9）招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
10）其他可供组织参考的材料。
第四章档案的收集、保管和销毁。
第八条职工所在企业的档案管理部门对形成的材料要及时收集，整理立卷，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档完整。
第九条职工档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
第十条归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有档案管理权限的组织（人事）部门审改（或出具说明）并加盖公章。
第十一条归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需要复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
第十二条企业职工档案材料统一使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准a4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，并且不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十三条档案管理部门必须严格审核归档材料，符合归档要求的材料，必须在接受之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。人事档案材料形成部门、工作人员必须严格执行以下纪律：
1）不准以任何借口涂改、伪造档案材料。
2）不准将用应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。
3）不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。
4）不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。
5）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第十四条对违反人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节严重和造成的后果，追究负有主要责任的领导人员和直接责任人的责任。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，从严从重处理。
第十五条职工档案保管应具备以下条件：
1）要建立坚固的专用档案库房，配备铁质的档案柜；
2）库房要具备防火、防虫、防盗、防潮、防光、防高温、防尘等条件；
3）温度控制在14℃－24℃，相对湿度控制在45%－60%
4）档案库房和档案工作人员办公室要二室分开；
5）档案保管人员应具有中专（或相当中专）以上学历，并定期接受培训，取得档案管理相关资格。
第十六条按规定需要销毁档案材料时，必须经单位主管档案工作的领导批准。
第十七条严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第五章档案的提供利用。
第十八条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
1）查阅档案应凭盖有单位负责人的签字和单位公章的介绍信。
2）查阅、使用企业职工档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅室查阅。
3）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经单位主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。
4）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。
5）各单位应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。
6）因工作需要从档案中取证的，须请示单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章档案的转递。
第十九条企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动部门。
第二十条转递档案应遵守下列规定：
1）通过机要交通或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带。对个人携带档案的，档案管理部门应拒绝接受。接受单位发现档案有拆封痕迹的，要会同原单位进行调查核实。
对违反转递规定，造成档案丢失或出现抽取、更换档案材料等造假行为的，要严肃追究当事人和管档人员的责任。
2）转出档案要报本单位分管档案工作的领导审批，并进行登记。对转出的档案，必须按统一规定的“企业职工档案转递通知单”登记，并密封包装。
3）对转出的材料，不得扣留或分批转出。
4）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
5）转出单位逾期30日未收到回执的，应及时追查，以防丢失。《职工档案转递通知单》回执由原档案管理部门保存15年以上。
第七章附则。
第二十一条有下列行为之一的，根据情节轻重，根据有关法律法规给予处罚，造成经济损失的，应依法承担赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。
1）不按本规定管理档案的；
2）擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；
3）无故扣押职工档案的；
4）职工档案整理、保管、利用、转递过程**现违反本办法，造成档案丢失或其它严重后果的；
5）拒不按本规定归档或按期移交或接收档案的；
6）档案保管部门明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
7）损毁丢失或者擅自销毁档案的。
第二十二条集团公司利用人力资源管理软件建立全系统的职工电子档案，并建立信息化人力资源管理系统。
第二十三条本规定由集团公司人力资源部负责解释。
第二十四条本规定自下达之日起执行。各单位可结合实际情况制定实施办法或细则。
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