近年来由我处主办、承办的全州性会议不少,我处作为大型活动接待的主要力量参与办会也比较多,与以往相比,这次活动接待工作有许多不同之处:一是接待的来宾人数多、层次高。参会人员约3860人,其中省部级领导18人,厅级领导84人。
二是会议时间长、活动多。会议11**到,18日结束,活动期间有领导层会见、会议、考察、比赛等多项活动,路线分散,增大了组织联络和车辆调度的难度。三是接待过程中的变化多、变数大。
自治区领导行程的变动,会议代表考察分组的调整,带来了有关会务接待、会场、调研等时间、地点的变动,加大了组织协调的工作量和难度。四是多部门联合办会,各部门工作配合方面稍显不畅,虽然任务明确但仍有执行不到位的现象,需要进行大量的补救工作。面对这些矛盾和问题,我处从容应对、团结协作、周密组织、及时补台,使整个接待服务工作紧张有序、协调运转,得到了领导的一致好评。
通过这次会议有以下几点体会。
一是要成立精干保障工作组。针对像州庆、**会和各类观摩会,要及时成立精干工作小组,工作组成员区分为三个小组,按照吃住行来区分,吃、住小组要将涉及到的县市接待系统的人员,明确责任,具体分工,按照工作要求对前期工作进行深入研究,理清工作程序。
二是实地进行前期准备,摸清底数。在大型活动前期准备过程中要对涉及到的宾馆和车辆保障单位进行实地考察,提前告知,做好准备工作。特别是涉及的宾馆要逐一房间,逐项工作进行检查落实,对确定的宾馆房态示意图进行标注,对可安排房间做到心中有数。
三是准确对接相关信息。工作小组要及时对接各类信息,特别是人员的准确信息,职务、性别、民族等。因为大型活动不确定的因素比较多,变化也比较多,通知和对接的单位也比较多。
因此要求我们对接人员要从统一安排专人负责,不能出现多头对接导致信息不准备。
四是科学计划,合理调力量。工作实施阶段,要根据工作的进展情况,科学计划,合理区分人员编成,可以打破科室之间的限定,组织精干力量进行协作完成。特别是房间安排,菜单制定等工作要进行反复会审,将失误降低到最提。
五是盯着关键环节,集中优势骨干力量。在对宴请和房间安排上要集中优势骨干力量。特别是在宴请时要区分区域,突出重点,分组定人负责。
对准备的各个环节都要明确责任,落实到人头上,做到忙而不乱,忙而不慌。特别是在宴请过程中要进行奖罚处置,对酒店的配合情况要进行监控,对不配合的酒店进行相应处罚。在特大接待中建议准备一套便于携带应急办公用品进行应急。
六是在观摩会期间菜品调剂上要进行个别调整。连续几天自助餐,菜品变化不大,参加的客人也比较反感,也造成了一些浪费,建议在以后的观摩会期间进行相应的调整,在追求特色中加一部分家常的味道,可能会起到更好的效果。
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