第一章会议概述。
第一节会议基础。
一、会议的基本概念。
会议活动的四个特征。
会议是一种群体性的活动。
会议是一种围绕特定目标而开展的活动。
会议是一种组织有序的活动。
会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交流和声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动。
会议是人们在一定的时间内，有目的有组织地把有关人员召集起来，通过讨论商议，集中大家的智慧来认识问题、解决问题而举行的活动。
二、会议的一般作用。
集思广益优化决策传达指示部署工作统一认识搞好协调。
传递信息交流思想表彰先进激励士气成果评审科技鉴定。
调查研究总结经验发扬民主实施选举。
三、会议的分类。
根据会议的性质分：正式会议、非正式会议。
根据会议的内容分：传达动员会、汇报检查会、座谈讨论会、工作决策会。
根据与会人员的数量分：大型会议、中等规模的会议、小型会议。
以技术手段分：传统会议、现代电子会议。
以与会者是否单一国籍为会议分：国内会议、国际会议。
以会期间隔稳定与否分：定期召开的会议、不定期召开的会议。
四、会议的缺陷。
负向效应。１）无正当理由的会议。
为满足无聊的愿望而开会为遵循惯例或传统而开会。
为攀比而开会为表功而开会。
为推卸责任而开会为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会。
２）负面影响。
加大了会议成本，迫使管理者为转变会风而增加投入；
败坏会议的名声；
培养、放任了公众和与会者对会议的不信任情绪；
诱发管理者和被管理者之间的冲突，增大了科学管理的难度；
降低士气，甚至导致员工缺勤或流动率高。
３）无效的会议。
只重形式，不论实效；
操纵会议，控制**；
凡会议必攀领导出席；
只说无凭，凡事均以会、以文为准，实际上是怕负责任；
例行程式，层层传达或层层表态；
准备不周，仅交代矛盾，互相扯皮；
本无意寻求共同目标，会场成了发泄私愤的场所；
把会议与政治待遇混为一谈，让大量无关者与会；
类型不分，会而不议，或议而不决。
导入歧途。１）操纵会议。
以“集体研究”的名义，逃避个人的责任；
用“会议决定”把谬误堂而皇之地变为不可抗拒的“真理”；
通过会议，将非法的行为披上合法的外衣；
会场还可以成为金钱和权利交换的场所。
２）“工作就是开会”
大事、小事都强调要经过会议研究；
事多、事少都是一开就开半天；
本来在办公室里就能开的会却要跑到酒店里开；
几个人开会就能解决的问题，结果聚集了几十个人。
３）开会是一种待遇。
问题讨论：会议病的主要表现是：
会议多。无论事情大小，一律开会解决；将上级召开的会议内容层层传达，照搬照套；有些问题互相扯皮，议而不决。
会期长。会议日程安排不紧凑，马拉松式地开会。
规格高。明明是部门的会议，却要以**的名义开；科长参加可以解决问题的会，非要把处长拉进去。
借开会吃喝玩乐。不少会议，地点选在旅游胜地，把开会和旅游相结合，假公济私。
准备不充分，会议质量不高。许多会议由于会前未作充分调查，会议研究的方案不符合实际，发言泛泛而谈却抓不住要点，结果议来议去，解决不了问题。
第二节会议要素。
一、会议议题。
召开会议所需要讨论或解决的具体问题。
1.议题的主要作用。
准确、具体地体现会议的目标，为目标服务；
引导和制约会议的发言。
2.会议议题的主要**。
来自上级机关和领导人；
来自下级部门提交的、需要以会议的形式研究和决定的问题；
来自本层次的管理活动中需要研究和决定的事项。
3.与议题相关的术语。
会议主题：一次会议中贯穿各项议题的主线。
动议：在会议期间临时提出的议题。
二、主办者。
会议的主办者是会议活动的具体组织者。
1.会议的主办者。
有领导和管理职权的机关（会议召集者）
会议活动的发起者。
一个组织的成员体轮流为主办者。
通过一定的申办程序确定由谁为主办者。
2. 与主办者相关的术语。
发起者：会议的发起者是指最早倡议并参与组织会议活动的单位或个人，因此，发起者往往也是会议的主办者。
承办者：具体落实会议组织任务的机构或个人。
东道主：会议活动举行地的主人。
三、与会者。
参加会议的对象，通常又称为会议成员。
1.会议成员。
正式成员列席成员特邀成员旁听成员。
2.与会者要素相关的术语。
代表：在我国，人们习惯上把参加会议的成员都称之为“代表”，如正式代表、列席代表。
观察员：观察员是国际会议中的一种特殊成员，列席会议，但不具有正式的成员资格，也无表决权。
四、会议的结果。
会议的结果即会议结束时实现目标的程度。会议的结果通常以文件的形式记载下来(过程文件的、最后文件），可以归档保存，也可以公布、传达。
五、会议的时间。
会议的时间即会议的起迄时间和时间跨度。
会期：一是指会议从正式开始到结束的时间跨度。二是指周期性会议召开的固定时间。
会议周期：是指同一性质和同一系列的两次会议之间的时间跨度。
休会：是指会议过程的中止或会议期间的休整。
复会：专指会议在休会之后的继续，因此又称续会。
闭会：与休会不同，闭会一般是指在正常情况下完成各项议程后结束会议。同一性质和系列的两次会议之间的正常间隔称为“闭会期间”。
六、会议的地点。
主会场：主会场分为两种情况，一种是会议活动的主要场所；另一种情况是相对分会场而言。
分会场：与设置主会场的情况相应，分会场的设置一是解决主会场的容量不足，二是适应现代化远程会议的需要。
七、会议的方式。
会议的方式即用以达到会议效果的手段，包括会场布置、气氛渲染、活动的样式和传递的方式等等。
第二章会议策划。
一、会议目标和任务的策划。
1.会议目标和任务的作用。
制约会议的议题和议程 ⑵决定会议的性质 ⑶影响会议的方式 ⑷引导会议的结果。
2.会议目标和任务策划要注意的问题。
（1）提出的目标和任务要切实。
（2）处理好目标层次之间的关系；处理好总目标与具体目标的关系；处理好主要目标和次要目标的关系。
二、会议议题的策划。
1. 会议议题策划的要求。
（1）服从于会议目标和任务 （2）高效 （3）准确。
2.议题的形式。
（1）书面形式 （2）口头形式。
3.议题的提出、汇总与审查。
（1）提案权与提案义务。
（2）议题提出的时间：会前、截止时间前、临时提出。
（3）议题的汇总。
（4）议题的审查：是否属于会议的职权范围、理由是否充分、时机是否成熟、程序是否符合规定。
4.议题的决定和处理。
（1）议题的决定 （2）议题的处理：撤题、转题、缓题和协调。
三、会议性质、参加对象、规模与方式的策划。
1.会议性质的策划。
（1）会议的职权 （2）会议的功能。
2.会议参加对象的确定。
1）确定参加对象的几种程序。
领导确定规则确定磋商确定选举确定。
2）确定会议对象必须注意的问题。
合法性必要性明确性代表性。
3.会议规模的策划。
（1）效果 （2）效率 （3）场地 （4）成本。
4.会议方式的策划。
（1）会场的座位格局（2）会议气氛的渲染手段 （3）会议的技术手段。
四、发言人与发言方式的策划。
1.发言的方式。
（1）从信息的载体形式看，有口头发言、书面发言和声像发言问答式、表态式等。
（2）从发言者同与会者的关系看，有传达式、报告式、审议式、讨论式、交流式、咨询式、
2.申请发言的程序。
（1）报名发言 （2）指定发 （3）自由发言。
3.确定发言人及其发言方式要注意的问题。
（1）发言必须符合会议的目标和议题 （2）尊重与会者的发言权。
（3）注重发言人的能力素质4）照顾发言人的代表性。
（5）控制发言的人数6）限制发言的时间。
（7）合理安排发言顺序。
五、会议时间与地点的策划。
1.会议时间的策划。
（1）策划会议时间应当把握的几条原则。
时机原则需要原则成本和效率原则协调原则合法合规原则。
2）策划会议时间需要注意的几个问题。
会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议。
学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。
会议的各项组织和准备工作是否能够完成。
2.会议地点的策划。
会议地点的策划包括两方面的含义：一是选择合适的地方；二是选择合适的场馆。
（1）选好会议地点的意义。
①产生良好的政治影响和经济效果。 ②突出会议的主题。 ③营造良好的会议气氛。
2）策划会议地点应当综合考虑的几个具体问题。
会议的举行地是否具有足够的接待能力；
会场是否适中；
保密会议的场馆是否符合保密的要求；
会议的场馆是否能够确保安全；
会场内的设备是否能够满足会议的实际需要；
会议举行地是否具备必要的通信设施；
交通是否方便，与会者是否能顺利抵达；
环境是否适宜；
规格是否适当。
六、会议名称的策划
1.策划会议名称的基本方法。
揭示会议主题特征、揭示会议主办者特征 、揭示会议功能特征、揭示与会者身份特征、揭示会议出席范围特征、揭示会议时间和届次特征、揭示会议地点特征。
揭示会议方式特征。
第11次） （上海市市长） （国际） （企业家） （咨询）会议。
届次主办者范围与会者身份会议的功能
北京） （2023年） （第六届） （世界大城市） （首脑）会议。
地点时间届次范围与会者身份。
2.策划会议名称的注意事项。
(1)正式场合、正式文件、会议记录应当用会议全称，以示庄重。
(2)会议简报、宣传报道可以使用简称，但必须是规范。
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