来访接待流程

发布 2022-06-09 18:01:28 阅读 4873

来访接待流程指引。

1.来访人进入事务所,前台人员应招呼示意、热情接待,并问明来意,立即与相关律师(或事务所人员)**联系。

2.对来访者的姓名、单位一听就记下来,不能叫错;对方来意是什么,应一听就明白。若一时记不住,宁可再次询问也不可抱着侥幸心理猜着称呼。

3.尽量不让客人久等,否则应诚恳表示歉意。在律师(或事务所人员)恰好不在本所,需要客人等待时,应安排客人在会客区坐下,并为客人送上一杯茶、一份报纸;在律师(或事务所人员)在所并同意在办公室会客时,应将客人带至律师(或事务所人员)办公室。

4.客人站着时,接待人最好不要坐着谈话。

5.在客人面前站立,应两手臂自然下垂或手掌手背互相握放在腹前,两手不能背在身后或叉腰或交叉于胸前。

6.与客人交谈,应正面向客人,手势要轻,不宜过多过大,尽量少做手势,避免画蛇添足之感。客人面前不要打哈欠,挖眼屎、鼻等。不能边与客人谈话,边看文件、报纸或做其它事。

7.与客人指示方向或作介绍时,不要用一只手指指点点,应手臂伸直,手指自然并拢,掌心向上,身体前倾,眼睛兼顾对方并指示目标。

8.熟悉本职工作,操作快捷规范。自己不能解决的,应向来访者解释清楚或说明找哪个部门解决,杜绝说“不知道”。

9.律师(或事务所人员)不在,应礼貌地代为约定时间。10.办公室接待的礼貌语言和礼貌动作:客人进门说:您好,请坐,请喝茶,您请看。

客人走时说:谢谢,对不起,这是我应该做的,您慢走,再见。

对于客人的感谢,不能毫无表示,一定给予相应回复。如,客人说:“谢谢”,你应回答:“不客气“。

礼貌动作:来访者进门应放下手上工作,起立、让座、敬茶;客人走时应起立相送。

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