自公司精细化企业管理活动开展以来,办公室按照精细管理工作要求,遵循部门职能定位,以“精确定位、精益求精、细化目标、绩效考核”为工作准则,着力管理规范,强化职责履行,优化服务流程,在充分发挥办公室“综合协调、参谋助手、承上启下”作用的过程中,全面提高了办公室工作的科学化、精细化管理水平,显著增强了办公室工作的主动性、预见性和创造性,有效促进了公司的协调、高效运转。
一、总结精细管理成果
在精细化企业管理活动当中,公司办公室按照“优化流程、分清责任、明确标准、强化保障”的基本要求,从部门工作的薄弱环节入手,不断挖掘自身潜力,努力夯实内部基础,有效提升了部门管控能力和管理水平。
优化了工作流程。根据公司确定的职责及责任边界,对部门重点工作流程进行了认真梳理,编制了oa系统、车辆运行、办公用品等业务流程图共7份,明确了影响该业务的因素、过程目标、控制方法、主要接口和边界责任,理顺了工作流程,有效提升了工作效率。
细化了管控指标。将岗位绩效指标由年度细分到月度,由单一的工作完成指标扩展到全面的绩效评价指标,实现了工作由一般性强调向量化到人、限时完成转变,指标内容由粗放式向精细化转变,切实改善了工作完成效果。部门今年各项指标完成情况良好,各项费用进一步得到控制,精细管理成效明显。
建立了制度体系。根据办公室的工作职能和流程,按照“定岗、定责、定标准”的要求,对工作岗位、岗位目标、岗位职责进行梳理和规范,共修订完善了部门岗位说明书12篇;建立健全了从政务服务到事务管理、从外部协调到内部运转等各个方面的制度,共修订完善制度15份,其中新增制度6份,将办公室工作及部门人员的行为纳入管理规范之中,确保有章可循、有条不紊、高效有序。
完善了考评机制。根据岗位职责体系的要求,按照奖优、治庸、罚劣的原则,切实制定了月度绩效考核办法,有效开展了岗位月度绩效考核工作。在具体工作中,通过定量考核与定性考核相结合、综合考核与分类考核相结合、统一标准与分级负责相结合的方法,提高了考核的可信度、精确度;在操作手段上,通过完善二级目标考核制度,按月考核各个岗位目标任务的完成情况,有效提高了部门工作的完成率。
锻炼了员工队伍。按照精细管理培养人才的目标,办公室努力打造卓越团队,着力提升员工的基本素质和业务能力,深化了企业以人为本的管理理念。通过增加每月指标完成情况的自查环节,变领导督催为个人汇报,改进了工作程序,提高了职工的主观能动性,有力增强了职工的工作责任感和紧迫感,推进了部门各项工作上水平。
二、查找存在的问题和不足
三年的精细管理虽然取得了一定的成绩,提高了部门的执行力和工作效率,同时也存在一些短板和不足,主要表现在以下几点。一是意识不够深化。部门全员精细管理意识没有真正形成,一些工作还停留在老套路上,没有把精细管理的理念贯穿始终;部分同志还存在着过关的思想,没有真正理解精细管理的重要性和必要性。
二是发展不够平衡。部门中各项工作的运行节奏、效果体现参差不齐。有的指标水平好一些,有的则差一些;有的指标持续改进,有的指标波动频繁,制约了整体指标水平的提高。
三是工作不够系统。部分职工在工作中陷入单打一的状况,只限于完成个人的绩效指标,在要求多岗位协作的工作中联系不够紧密,从而制约了工作完成效果。
三、明确今后的努力方向
办公室是公司党委和行政班子的左右手,是承上启下、联系公司领导和职工群众的桥梁,是上下沟通、协调关系的纽带,是确保公司正常运转的神经枢纽。在今后的工作中,我们将进一步更新观念,寻求突破,创造性地开展各项工作,为公司的持续、稳定、健康发展发挥应有的保障和促进作用。
注重细节,精益求精。办公室工作要走上科学化、精细化管理的道路,必须要在细节上下功夫,从小事做起,从点滴做起。“细节决定成败”,忽略细节,可能招致严重后果,造成无法补救的损失。
要树立精品意识,通过抓细节提高执行能力、抓小事提升服务水平,养成严密细致的工作习惯,脚踏实地干小事、干琐事,把细节做好,把基础打牢,从而帮助领导谋大事、谋全局。
加强协调,用心服务。作为上下沟通、左右协调的中枢和纽带,办公室要进一步提高协调能力,坚持从企业实情出发,本着节俭、高效的原则,加强横向、纵向沟通,加强与公司各个部门、分厂,以及地方**、部门、行业及相关业务部门的交流衔接,搞好服务保障工作,为公司发展创造健康、和谐的外部环境,树立和展示企业的良好形象。
升级管理,务求实效。从改善工作实际效果的目的出发,不断强化管理力度,创新管理观念,提升管理水平,推动管理进步。在纵深推进精细化企业管理的基础上,按照公司要求,结合部门实际,积极推行卓越绩效管理模式,促进管理从精细走向卓越。
提升素质,强化保障。深化部门职工精细化管理意识,注重培养辅助决策能力、统筹协调能力、贯彻落实能力和促进和谐能力,不断提高政治思想素质、文化素质,并按照打造“复合型、通用型”人才的标准,着力培养员工素质和能力的全面性,把每一个员工锻造成胜任各项工作的多面手,为全面推进部门工作上水平提供人力支撑和智力保障。
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