工作总结，是党、政、军机关工作中使用频率比较高的一种文体。人们对已经走过来的某一阶段的工作，用马克思主义立场、观点和方法，进行回顾、检查、分析、研究、归纳和提炼，将丰富的感受及片断、零碎的大量感性材料集中起来，使之条理化、系统化，上升到理性认识，以肯定成绩、看到问题、得出经验、找出教训、认识规律、明确方向、指导工作，这就是工作总结。写好工作总结要注意把握以下几个环节。
一、正确领会、体现上级精神和领导意图。
正确领会上级指示和领导的意图，是写好工作总结的前提和关键。因为，参加写总结的同志，受到思想水平、政策水平、工作范围、工作经验以及对情况的了解等条件的限制，不可能一下子就能对上级的指示、要求理解得很深刻，对本级领导的意图吃得透、领会得好。这就需要注意以下几点——
要努力学习党的路线方针政策和上级党委、领导的有关指示精神。这种学习不同于平时参加政治学习，它需要站在党委的角度，本单位领导的角度，指导整个部队建设的角度和军事、政治、后勤工作研究者的角度，进行学习和思考。学习上级文件和指示精神，一般要思考这样几个问题：
主要精神是什么？提出的重要思想和原则有哪些？联系实际，在领导工作、部队建设中应注意和解决什么问题？
如何把主要精神和思想、原则贯穿并体现到总结中去？
要认真研究、深刻领会本级党委和领导对写总结的指示。从一定意义上讲，一个单位的工作总结，是本单位领导思想、领导意图、领导决策的体现。参加写工作总结的同志，虽然是具体执笔者，但绝不可随心所欲地想怎么写就怎么写，必须遵循领导的指示。
通常的半年或年终工作总结，主要领导同志或分管领导事先都有所考虑，有个基本思想，多数情况下党委常委也要先议个意见。对这些思想和意见，首先要学习好，要吃透，多研究几次。另外，还要把党委常委半年或一年来研究决定的主要问题，联系起来思考；把党委常委会议纪要和有关文件以及首长在乎时调查研究、会议和工作中的发言、谈话、讲话等，进行系统地学习研究，深化对领导关于总结的指示的理解，并从中体会领导思想的连续性及整个意图。
要早进入情况，在领导意图形成之前，提出建议，当好参谋。领导意图在形成过程中，一般要征求有关业务部门的意见。这时，起草者就可以来个“抛砖引玉”，根据上面的精神、下面的情况和领导平时的思想，提纲挈领地提出写总结的建议；在听取领导的审查意见时，进一步体会领导的思想，深刻领悟领导的意图。
要全面、准确地领会好领导的原则意见和不同意见。在领导同志讨论、审查总结初稿或提纲的时候，往往会从不同的角度谈看法、提意见；有时也可能只讲些思想要深刻、高度要上去、内容要充实、文字要压缩等原则意见。对这些意见，一定要全面、准确地理解，实事求是地认识和分析，妥善地做好统一思想的工作，尽可能地把各种意见积极地吸收进来，充分地体现领导的意图，尽量使每个领导都满意。
二、在调查研究的基础上确定总结的思路。
要写一个好的工作总结，即能反映事物本质、能说明实际问题、能给人以启迪的总结，需要对工作的全过程进行系统的而不是片断的、深入的而不是肤浅的调查，需要掌握全面的而不是零碎的、具体的而不是原则的情况，需要挖掘能启发人思考、具有指导价值的素材。调查搞得细，素材挖得多，情况吃得透，写起总结来才能得心应手，运用自如。从这个意义上讲，搞好调查，是写好工作总结的基础工程。
在调查的内容、范围和对调查情况的研究上，写工作总结与写调查报告、工作研究等文体不同，有其特殊性。在调查的内容上，主要是围绕对“今年(或上半年、前段)形势怎么看，明年(或下半年、下步)工作怎么干”来展开的，着重调查对全年(或当前)基本形势的估价、对存在问题的分析、对做好明年(或下步)工作的意见和建议，等等。有时还需要弄清对总结影响较大的事例，弄清今年与去年、这段与前段工作的相互影响。
在调查的时机上，一般在下级年终(或半年)正在进行总结或搞完总结时为好。这样有利于从下级摆的成绩、谈的经验、理的问题、找的教训中，吸取典型生动的情况和新鲜深刻的观点，使工作总结具有群众基础和一定的广度、深度。在调查的对象上，主要是领导干部和机关综合部门的负责同志，有时也可以开一些机关干部和基层官兵座谈会。
搞大军区一级的工作总结，大都在师以上单位进行调查；军一级的工作总结，大都在师、团单位进行调查，以下类推。在调查中，要注意典型性与普遍性的结合，好、中、差的单位都要调查。选好了调查对象，要先发“安民告示”，使其做好准备。
在调查的形式上，主要是找领导同志个别交谈、召开座谈会和调阅下级的工作总结及有关材料，必要时也可参加下级的工作总结会议。
在调查的基础上，要研究好工作总结的思路，路子研究通了、顺了，写起来就省劲得多。研究、确定总结的思路，通常要把握住七个问题。①要根据上级指示、领导意图、调查的材料与实际情况，确定总结的指导思想、中心和重点。
②要根据确立的中心、重点和客观材料，在总结所要表述的总的观点指导下，确定写哪几个邵分。③要根据事物内在的联系，确定各个部分之间、部分与中心之间的关系。④要根据各部分之间的关系、总结的重点和逻辑规律，确定各个部分的次序。
⑤确定总结的中心和重点时，起点要高，落点要实，要抓住全局上需要的、有现实意义的、迫切需要解决的关键性问题，使主题具有时代性、思想性、针对性和指导性，必要时可把中心思想和总的观点体现在总结的大标题上。⑥结构要为内容服务。工作总结特别是年度工作总结的基本形式是“老三段”，即基本情况、经验体会、今后意见等，但这不是写工作总结的固定格式。
俗话讲，“文无定法”。结构形式要根据内容和需要突出的重点问题而定，有时用“三段式”，有时用“两段式”，有时用“四段式”；有时按照情况、经验、意见的顺序写，有时把几个方面概括起来，抽问题写。总之，要从结构的安排上，能够看出突出什么问题，强调什么问题，说明什么问题。
⑦对初步确定的主题和结构，既要敢于坚持，又要允许反复。有时费了很大的劲，才把主题和结构确定下来，但由于领导对某个问题的认识有变化，提出改变主题和整个结构的意见。这时，起草者要冷静，认真分析研究领导的意见，择善而从，切不可从情绪出发，或固执己见，或盲目服从。
总体思路确定下来后，要拟定写作提纲和计划，经党委常委或分管领导同意后，即可动笔。
三、要把“高度概括”作为撰写总结的基本要求和方法。
高度概括是工作总结的基本特点。工作总结是通过文字来总结过去、部署未来的。我们在起草总结的过程中，必须紧紧把握和运用好高度概括的手法。
关注全局，突出重点。高度的概括能力，取决于对全局和事物内在规律的认识、把握，认识得越深，把握得越好，概括能力就越强。工作总结，最怕“总”不起来，照顾不到“面”；但又最忌讳“全”，搞面面俱到，抓不住重点。
写总结时，所谓成绩要说够，问题要点透，经验要找准，任务要讲明，就是要对成绩、问题、经验、任务高度概括。成绩要说够，是指对成绩的估价要有足够的分量，不是说得越多越好；问题要点透，指对存在的薄弱环节要有充分的认识，把要害的和倾向性的问题指出来，不是点得越全越好；经验要找准，是指找最管用的、指导性最强的经验体会，找得越像自己越好；任务要讲明，指要把干什么、怎么干讲得明明白白、清清楚楚。比如，写党委工作总结，特别是写成绩和任务部分，常常涉及到军事工作几条、政治工作几条、后勤工作几条，有时分管首长和部门也要求照顾到某项工作。
如果一般对待，不加区别地把各项工作平摆起来，是写不好的。在这种情况下，就要全面衡量，从全局出发，区别主次，分清轻重缓急，把主要问题突出出来，把重点工作突出出来。
精心提炼，体现特点。“一般化”是撰写工作总结的常见病。追究起来，就是缺乏对思想、经验的提炼，缺乏自身独特的东西。
在起草总结的过程中，往往会进入这样的“误区”：大家辛辛苦苦干了一年，这也不错，那也很好，什么经验都想总结，结果写出来的只能是“一般化”。事实上，一年之中，不一定提出的每个思想、每项要求都那么符合实际；一个单位不见得方方面面的经验都过硬，即使什么都不错，也不可能什么都总结。
所以，参加撰写工作总结的同志一定要防止进人这个“误区”。要在众多的思想、经验中选择好思想、好经验，从中提取“精品”，把最有新意、最能体现本单位特色的东西抓住，写实，写精。 以纲带目，画龙点睛。
这里所说的“纲”，指的是思想和观点，“目”指的是材料。以纲带目，就是用观点统率材料；画龙点睛，就是观点鲜明，恰到好处。这是写总结高度概括的重要体现。
观点、思想，是工作总结的“眼睛”。它不是凭空产生的，而是从工作实践和材料中概括出来的。用好一个观点，往往能省很多文字。
用观点统率材料，首先，要使观点很鲜明，有“使人眼前一亮”之效果，起到带动材料的作用；其次，材料要非常自然地为观点服务，使其融会贯通，浑然一体，而不是机械地用材料说明观点，更要防止“纲”、“目”脱节，形成“两张皮”；还有，观点和材料的结合，要采取灵活多样的方式，可以先亮观点，也可以先摆材料，还可以夹叙夹议，使观点跃然其中。
详略得当，裁剪合理。该详则详，该略则略，恰当地使用素材，这是写文章的基本原则和要求。写工作总结，要求就更高一些。
如，语言要归纳、提炼，避免冗长的议论和叙述；事例要精选，避免堆砌罗列；繁简要得当，有特色的见解要适当展开，一般认识要尽可能地简明扼要，等等。这些从理论上都好明白，但有时实际处理起来就比较难。比如一项工作、一项活动开展以后，肯定会有不少的成果。
如何把这些成果体现在总结里面，用哪个，舍哪个，哪个详写，哪个略写，这里面是有学问的。处理得好，各方面都满意；处理不好，就会造成不必要的矛盾。一般规律是，工作总结的范围越大，详写的机会越少，尤其是综合性的工作总结，对具体工作和典型事例很少展开写，大都是略写或简写。
精确表述，言简意赅。准确、精炼的表述，是写好工作总结的又一要素，也是高度概括的必然要求。无论是分析形势，还是评价工作，无论是部署任务，还是提出要求，表述都必须非常精确，否则就会带来工作指导上的失误。
具体说来，就是要做到六个字：明白、实在、确切。明白，就是层次分明，文字简洁、明确，不拖泥带水、含混不清。
实在，就是用事实说话，道理讲得充实，并且留有余地，语言朴实，注意分寸。确切，就是时间、地点、单位、人名、例证、情节，包括语法、修辞等方面，都要注意准确性、逻辑性。
四、写好工作总结的“重头戏”
工作总结的“重头戏”，就在于“出思想”、“出政策”。思想性、指导性是总结的灵魂，是制高点，是分量和质量之所在。思想性和指导性贯穿和体现于总结的始终，重点要把握好以下四个方面。
1．要善于在形势分析中找出带规律性的东西。工作总结概述基本形势是必要的，但立足点应在“分析”上，分析的关节点应在“透彻”上，离开透彻分析的情况，对人们是没有多少启迪的。如某军区党委某年的年终工作总结，在部队建设情况的分析中，尖锐地指出：
为什么有些我们一向认为不错的单位，出了事故以后才发现有那么多漏洞和问题？为什么一些重大恶性案件和事故控制不住？ 为什么有的单位工作起伏很大，“经验往上报，事故往外冒”?
为什么有些问题在一些单位总是循环出现，周而复始？分析起来，原因是多方面的，但主要是由于领导作风不扎实，工作不落实。“四个为什么”，一针见血地点出了一个带规律性的问题，就是领导作风不实。
2．要善于根据新情况、新任务、新问题，提出总要求。面对新形势下出现的新的情况和问题，面对新年度部署、调整的工作任务，党委和领导机关需要有个宏观上把握的东西，以利于高屋建瓴地指导部队。这就是工作总结所要体现的完成年度工作任务的总体要求。
比如，某军区党委某年的年终工作总结中提出的“完成任务好，事故案件少”的要求；对新年度部队工作提出的“围绕稳定做工作，依据法规搞建设，注重经常打基础，瞄着问题抓落实”的要求；“政治上防渗透，经济上防贪占，工作上防违纪，生活上防腐化”的要求；“抓基础、抓落实、抓责任制”的要求等。各级普遍反映，提得好，印象深，影响大，对部队建设的指导作用强。
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