集团公司综合档案室的规范化建设。
一、组织管理。
一）设置与集团公司发展相适应的档案管理机构。
1、下发文件成立集团公司综合档案室：一般档案室隶属于办公室。
2、建立档案、情报、资料、信息处理的一体化部门。
1）集团公司各种门类、不同载体的档案集中在档案室保管。
2）成立档案、情报、资料、信息一体化部门。
3、档案工作列入集团公司发展规划和议事日程。
1）档案工作列入集团公司发展计划。
、集团公司发展规划中有明确的档案发展目标。
、档案工作列入集团公司发展计划中（每年的工作思路、计划、和总结中对档案工作有详细的内容）
2）制定档案工作发展计划：要达到什么目标、水平，有长期和短期的计划。
二）人员。1、有明确的分管领导（总经理或副总等）
2、档案室有负责人。
3、专职档案员。
1）档案人员有相关的文化和专业素质。
2）对相关部门或下属单位进行监督指导工作。
4、成立档案领导小组和档案专、兼职人员网络。
三）制度建设。
1、制定档案工作岗位责任制和考核制度。
2、根据集团公司实际情况建立一系列档案管理制度。
1）档案工作制度纳入集团公司管理制度中；
2）集团公司档案管理制度应包括档案管理办法（含收集、整理、保管、鉴定、统计、利用）、文件材料立卷归档制度、保管期限表、档案保密制度、底图保管、更改及复制制度和库房管理制度。
3、制定档案人员“三纳入”、“四参加”制度，这是保证档案完整、准确、系统的控制措施和手段。
1、建立健全“三纳入”制度。
三纳入”：是指将集团公司文件材料的形成、运转、积累。
整理和归档，纳入生产技术、经营活动和各项管理工作的程序，纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划，纳入集团公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
2、建立“四参加”制度。
档案人员参加重要计划工作会议；参加科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定会，参加工程竣工验收，参加设备开箱。
3、做好档案和法律法规的宣传工作。
二、设施设备建设。
一）库房符合档案安全保管要求。
1）库房面积要有余地。
2）“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等。
二）档案装具充裕、符合国家标准。
三）配备必要的保护设备。
配备了灭火器、空调、除湿机、温湿度测试仪等设备。
四）配备现代化管理设备。
根据集团公司档案工作现代化管理需要配备相关设备：
1、配备计算机；
2、根据集团公司实际情况配备扫描仪、光盘刻录机等。
三、业务建设。
一）收集工作。
1、按规定做好归档工作。
1）归档工作要纳入集团公司各项工作计划，要纳入集团公司领导工作议程，纳入有关人员的岗位责任制。
2）各类档案要按立卷归档制度执行。
3）要建立文件材料追究制度。
2、根据集团公司需要，拓展归档范围。
随着集团公司的发展，要不断拓展建档范围：党建档案、安全生产档案、计生档案、质量监督档案、集团公司信用档案、反倾销档案、集团公司文化档案、工会档案等。
3、归档文件材料的载体和字迹要符合耐久性要求。
1）不能使用铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。
2）载体（装具）质量符合国家有关规定。
4、有完备的交接手续。
1）要形成移交清册；
2）履行签字手续。
5、归档文件齐全、准确。
归档文件材料应为原件，无错、漏、改现象，要保持文件材料的原始性和有效性。
二）整理工作。
1、根据集团公司实际情况制定分类方案。
1）有分类方案说明（为什么要这样制定）
2）制定集团公司切实可行的分类方案（结合本集团公司实际情况来制定）
2、整理科学，符合国家或行业标准，便于集团公司管理和利用。
1）遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件有机联系。
2）文件有序排列，并按要求编号；
3）卷内目录、备考表填写规范、清晰。
3、编目规范，排架合理。
1）案卷封面填写规范、清晰；
2）案卷标题能提示卷内文件内容；
3）案卷排列有序、实用。
三）保管工作。
档案保管安全：（1）建立规范的全宗卷（包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理新技术应用）；（2）档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象；（3）档案库房无火灾、水淹等事故。
四）鉴定工作。
成立档案鉴定小组，按规定开展鉴定工作：（1）到期档案按程序进行鉴定；（2）按要求填写销毁清册。
五）统计工作。
统计内容要全面，统计数据准确：1、有档案管理、利用情况统计台账；2、建立收进、移出登记簿；3、按要求及时填报有关统计报表。
四、档案信息资源开发利用工作。
一）信息化管理。
1、开展集团公司档案信息化管理：（1）档案管理现代化与集团公司业务信息系统相衔接。（2）档案管理软件能满足各类电子数据存储、检索和管理的需要，如：
设计、生产经营、财务、材料管理、售后服务等。
2、建立档案条目数据库、重要档案建立全文数据库。
1）建立文件级条目，并能检索利用。
2）重要档案全文检索。
3、集团公司档案信息进行网络共享。
1）在局域网上完成电子文件的收集、整理、归档、借阅利用工作；（2）在局域网定期发布档案工作相关信息。
二）检索工具。
检索工具能满足利用者需求：1、有案卷目录；2、科技档案的分类目录；3、文书档案有全引目录。
三）提供利用。
1、能及时、全面、准确地提供档案信息服务。
1）档案人员熟悉档案及相关业务；（2）调卷迅速、准确、服务态度好。
2、采用多种形式主动服务。
1）不断了解利用者需求，主动提供档案信息服务；
2）采用多种服务形式，如分发目录、**调卷、开架阅览等；（3）编制组织机构沿革、大事记、全宗介绍等。
4）编制产品介绍、科研成果简介、工程项目简介、专题介绍等。（5）编制集团公司年鉴。
3、利用档案为集团公司文化服务。
建立了陈列室或荣誉室等利用档案展示集团公司文化的场所。
4、建立利用效果记录。
1）建立集团公司档案借阅登记；（2）建立利用效果反馈记录。
综合档案室设备设施一栏标。
1、库房。1）档案库房、阅览室、办公室实行三分开，但位置不能相距太远；
2）档案库房面积要求满足集团公司档案管理需要，并有一定预留空间（20年-30年）；
3）档案库房要实现“三铁”：铁门、铁窗、铁柜（架）；
4）档案库房要达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等）。
2、设备。1）档案盒使用无酸纸封底面档案盒；
2）档案柜（架）数量充裕而且***。
档案柜（架）以能放a4规格的为好；
档案柜（架）数量要求能满足20-30年左右发展的需要，越充裕越好。
3）根据实际需要配备必要的管护设备：
档案室建设注意事项。
一、档案室建设原则：安全、实用、方便。
二、档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。
三、档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。
四、档案库房承重：楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5kn/m2;采用密集架式，不应小于12kn/m2.
五、档案室库房橱俱布置：建议使用铁质档案柜（架）。档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。主通道净宽不小于1m。
六、档案室的防护设施。
档案室应具备防火、防潮、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。档案室温度一般控制在14-24℃，相对湿度为50-60%。
七、档案阅览室要标识档案管、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。
乡镇档案室建设要求
一 管理体制。1 将档案工作纳入镇 办 工作计划和发展规划，明确分管领导，列入工作考核，保障工作经费。2 设立乡镇档案工作服务站，配备专兼职档案员，负责镇及村级档案的管理 监督和指导。二 基础设施。1 库房与装具 1 库房 设立档案专用库房，要求面积能容纳辖区内村 居 代管档案并留有余地。库房需具备...
档案室建设方案初稿
档案室建筑设计方案。阅览室设计应符合。1 天然采光的窗地面积比不应小于1 5 应避免阳光直射和眩光 2 窗宜设遮阳设施 3 单面采光的阅览室进深与窗墙高度比不应大于2 1 双面采光不应大于4 1 4 室内应有自然通风 5 每个阅览座位使用面积 普通阅览室每座不应小于3.5m2 专用阅览室每座不应小于...
档案室建设方案初稿
1 总则。1.1为适应国家档案室建设的需要，使档案室建筑设计符合功能 安全 卫生等方面的基本要求，编制此方案。1.2档案室建筑设计除应符合本方案外，还应符合国家现行有关强制性标准的规定。2 总体规划。2.1 档案室分为档案库房 档案阅览室 办公室三个区域。远离卫生间 热水房。一般不安排在顶楼或楼两侧...