建筑材料/构配件/设备的采购管理制度
文件编号：
1 目的。确保适质、适量、适价、适时、适地**所需物资，满足施工所需。
2 适用范围。
公司所需各类建筑装饰材料、构配件及设备的采购与供方的选择评价。
3 职责。3.1 总经理：合格供方的批准，重要物资采购合同的批准。
3.2 物资部：制订供方评价准则，评价并选择供方。
3.3 采购员：实际考察供方，执行采购作业。
3.4 相关部门：提出采购计划，验证采购物资质量。
4 工作程序。
4.1 物资采购过程。
4.1.1 对供方及采购的产品控制的类型和程度应取决于采购的产品对随后的产品实现或最终产品的影响。
4.1.1.1 物资分类：根据物资用量、重要程度、价值进行ⅰ、ⅱ分类。
a）ⅰ类物资。
采购量大、质量对工程影响大；采购量小，对工程质量影响大，占用资金份额大的物资。具体有：批量采购钢筋、水泥、木材及竹制品构件、金属架料、焊接材料、外加剂、防水材料、安装材料、半成品、工程设备。
b）ⅱ类物资。
采购量小，占用资金相对小，对工程质量影响较大；或采购量大，对工程质量影响一般的物资。有：砂、石、装饰材料。
c）ⅲ类物资。
五金、工具及其他零星采购物资。
4.1.1.2 供方分类。
a）生产厂家供方；
b）中间商或**商。
4.1.1.3 对供方的评定。
对供方的评定职责。
工程所需的材料、半成品供方由财务部负责评价及选择。
对供方或产品的评定的类型。
a）ⅰ、类物资必须经物资部或项目经理部对供方现场考察或产品验证。若ⅰ类物资供方为非生产单位，材设部门除对供方进行物资搬运、贮存、保管能力，**能力进行考察外，在条件允许情况下，可对相关生产厂家的生产能力，资质等进行调查或根据有关情况了解，通过间接渠道进行评审。
b）ⅲ类物资由采购员对供方提供的物资进行产品评定，外观检测，满足使用要求。
4.1.1.4 对供方的控制类型。
a）供方的调查；
b）公司对供方进行第二方审核评价；
c）以往业绩的评价；
d）同行类比的评价。
4.1.1.5 对供方的产品控制按本制度中“4.5采购产品的验证”执行。
4.1.2 组织应根据供方按组织的要求提供产品的能力评价和选择供方。
a）采购人员填报（证实）《供方评审表》进行现场考察（包括供方资质、实力、信誉状况、供货能力、检测能力、物资基本品质状况），对技术与管理，质量保证能力进行调查，交物资部审核。
b）物资部审核、汇总后，签发《合格供方名册》。
c）物资部负责将已审核、批准合格的供方评审表及资料分类存档，并编印《合格供方名册》供采购各职能部门查询。
4.1.3 应制定选择、评价和重新评价的准则。
4.1.3.1 供方的选择准则。
a）供方有合法的执照和资质；
b）供方有质量保证能力和证实所提供物资合格的证据；
c）供方的社会信誉良好，**合理；
d）供方的生产或提供能力稳定，能满足公司工程进度和质量要求；
e）供方与本公司互动良好，能配合本公司的管理要求。
4.1.3.2 供方的评价准则。
a）供方通过iso9001质量体系认证；
b）供方提供的产品通过产品质量认证；
c）供方提供的样品检验合格；
d）有必要时，公司对供方进行第二方审核，通过本公司的第二方审核。
4.1.3.3 供方的重新评价准则。
a）每个工程完后由物资部对采购的供方进行年终重新评价；
b）对有下列情况之一的作为不合格供方。
——在供货期内，供方的资质或执照被**部门吊销或停业整顿的。
—因违约影响工期的。
—一年内三次**物资达不到所规定规格或标准的。
—所提供的物资影响工程质量和使用功能的。
—供方服务质量差。
c）年终重新评价后，物资部应新增或除名供方时，应重新签发《合格供方名册》。
d）被除名供方一年内不得使用。
4.1.3.
4 ⅲ类物资可分别采用不同物资供方，如商店、厂家门市等，但必须到国家认可有资质和信誉的供方处采购。ⅰ、类物资原则上需从《合格供方名册》中选取（应急采购特殊情况除外）。
4.1.4 应急采购。
4.1.4.1 适用条件：对于工程急需、少量、货源紧俏物资（如增补零星装饰材料），而需从《合格供方名册》外的单位采购。
4.1.4.
2 应急采购评价：采购员接到适合应急采购的材料计划，可先行落实货源，取得使用材料样品，送顾客认定，抽检合格后，填写《应急采购评价表》，交项目经理部负责人审定后，进行购买。
4.1.4.3 在本次采购完毕后，应将《应急采购评价表》及检验报告送交物资部存档，作为增补合格供方质量记录之一。
4.1.5 评价结果及评价所引起的任何必要措施的记录应予保持。
4.1.5.1 供方的调查评价记录、重新评价记录（年终）合格供方名册等由物资部保存。
4.1.5.2 评价和重新评价所引起的措施时，由物资部按《改进措施控制程序》执行，并保存相应的记录。
4.2 采购信息。
4.2.1 采购信息包括。
a）物资需用计划（含周转架料）配筋表、标准图集大样图等。
b）订货合同、协议。
c）各类材料质量规范标准。
4.2.2物资需用计划编制。
4.2.2.1 工程物资需用计划由各项目经理部编制，技术负责人、材料负责人审查，项目经理认可，签字、盖章后安排采购**。
4.2.2.2 物资计划必须列明：
a）使用项目；
b）材料名称、品种、规格、型号、数量、质量标准、用途；
c）进场日期；
d）构件计划或铁件加工计划应注明采用标准（国标、部标、省标、院标、地标）；非标件、半成品钢筋加工应注明尺寸，画出大样图，配筋表，并按国家法定计量单位汇总。钢筋加工必须进行技术交底。
4.2.3 订货合同。
订货合同（或长期协议）由物资部与供方拟定，总经理签字、盖合同专用章后生效。
合同中应确定：物资名称、数量、单价、物质规格、型号、质量标准、验证方法、供货时间、方式（合同专用章、往来单位帐号应清晰）。
4.2.4 采购文件变更。
4.2.4.1 材料需用计划变更时，需用计划应及时通知物资材设部门，并提交变更物资需用计划（明确注明“变更”字样）。
4.2.4.2 材设部门应按需用部门的需用计划变更，对原采购计划予以即时修改。
4.2.4.3 物资需用计划变更应按原签发程序执行。
4.2.4.4 采购合同更改须及时通知供方，在双方协商一致下进行，应承担违约责任的，应以合同规定为限。合同更改审批按原签发程序执行。
4.2.5 顾客单位提供的工程物资，可以不进行供方调查、评价和重新评价，直接参照本制度中第4.5节采购产品的验证的要求，进行工程物资的检验、验收。
4.3 采购制度。
4.3.1 基本要求。
采购通知（或指令）下达后，对ⅰ、ⅱ类材料可采用书面订货合同（或长期协约方式）在《合格供方名册》中选取厂家进行采购，对ⅲ类材料或零星材料可到供方（商家、直销部、点）直接采购，ⅰ、类材料的质量都必须合格。
4.3.2 合同订购。
4.3.2.1 对工程质量影响关系较大的ⅰ、ⅱ类物资，需采用合同（或长期协约）订购。
4.3.2.2 一般情况，采购人员应从《合格供方名册》中选择供方。从中选择质量保证力强，信誉高、**合理的供方为采购对象。
4.3.2.3 所有的订购合同，应由物资部的有关负责人审核，总经理批准。
4.3.2.4 未计价材料的采购：
采购员要通知供方送样品或有关资料进行检验，核对是否符合要求，交顾客（建设单位）代表审核。若顾客代表不批准或供方无法按要求供货，协商不能一致时，采购员应向项目经理部经理汇报，更改方案，代替物资被顾客代表批准后，采购员按合同订购制度订货。
4.3.2.5 订购合同需符合《中华人民共和国合同法》要求，对工程用重要物资（设备），需供方监控的，须注明。
4.3.2.6 合同管理人员应按《文件控制程序》和《记录控制程序》要求，对采购合同和计划分类归档。
4.3.2.7 采购计划变更时，计划人员应及时书面通知有关采购人员，由采购员发函通知供方。往来函件由合同管理人员归档保存。
4.3.3 非合同订购。
4.3.3.1 除合同订购外的工程用物资，用此方法订购。
4.3.3.
2采购人员根据采购计划中重要（主要）物资的质量要求，从合格供方中选择一些质量达标、**合理、按时送货的供方作为定点供方。经项目经理部经理认可后，采用协议或承诺方式采购。
4.4 在与供方沟通前，组织应确保所规定的要求是充分与适宜的。
在与供方正式沟通、达成协议之前，公司的物资需用计划、采购计划、订货合同、协议等采取审批的方式来确保所规定的要求是全面、充分的和适宜的。
4.5 采购产品的验证。
4.5.1 应确定并实施检验或其他必要的活动，以确保采购的产品满足规定的采购要求。
4.5.1.1 物资进场由采购员、材料员负责，采购验证包括：文件验收及实物验收。
4.5.1.2 文件验收。
a）进货单数量、规格、标准是否满足采购合同要求。
b）证明所供物资合格的材质证明或产品合格证、准入证、设备登记备案证。
4.5.1.3 实物验收。
a）实物是否为所要求品种规格型号的产品。
b）实物数量与进货单是否相符。
c）实物是否满足现行《建筑装饰材料规范》规定标准。
d）原材料复试是否满足现行《建筑装饰材料规范》规定标准。
4.5.1.4 物资进货验证后，必须按《物资验收管理制度》进行标识。
4.5.1.5 经进货检验或实验确认不合格物资，必须按《质量问题处理制度》控制、标识和退货。
4.5.2 当组织或其顾客拟在供方的现场实验验证时，组织应在采购信息中对拟验证的安排和产品放行的方法作出规定。
4.5.2.
1 公司打算在供方货源处对采购物资进行验证时，在订货合同、协议中应明确规定验收活动的安排和放行的方法，由采购员到供方货源处按合同、协议和有关验收标准进行验证，并做好采购物资质量状况验证记录。
4.5.2.
2 当顾客要求到供方处验证供方产品时，在订货合同、协议中应明确规定验收活动的安排和放行的方法，物资部应予以安排。但顾客验证不能代替材设部门对供方产品质量进行验收的依据，同时不排除其后顾客对该供方产品的拒收。
4.6 相关记录和保存的要求按《记录控制程序》执行。
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