华夏煤业行政管理制度。
一、 目的。
规范公司在行政管理方面的程序，提高工作效率和效益。
二、 适用范围。
本制度适用华夏煤业****涉及行政办公的事务及所有员工。
三、 规定、程序与职责。
一)计划管理。
1．每月25日，各部门就当月工作任务完成情况及下月工作计划报总调度室度室（生产部门）或企业管理科（管理科室），由总调度室度室或企业管理科汇总后报公司领导，并把全公司当月重点工作由企业管理科于当月30日下发各科室。
2．每月30日、10日、20日上午11点前，经理部、行政部就本旬工作任务完成情况及下旬重点工作计划报企业管理科，企业管理科汇总后于工作例会上进行通报，并下发本旬重点工作计划。
3．工作计划及完成情况一律用电子邮箱传送。每项任务均要标明责任人和完成时间。未完成计划项要说明原因和计划采取的补救措施。
4．要维护计划的严肃性。对未按时上报计划的科室，给予科室负责人200元/次罚款。
二)会议管理。
1．会议管理程序
策划→筹备→组织→会议记录→落实→检查→总结→资料存档。
2．常规会议内容：
董事会。a) 董事会由董事长召集，根据需要召开；
b) 凡属战略规划、重大项目决策、重要人事任免、规章制度的核准等事宜均由董事会决定；
c) 办公室主任负责整理董事会会议纪要，并对会议决议的落实进行跟踪、督查。
矿长办公会议、安全办公会议。
a) 矿长办公会议对涉及安全、生产方面的重要事项进行研究，做出决策；
b) 矿长办公会议由矿长根据需要随时主持召开，矿长、总工程师、各副矿长、矿长助理、副总工程师参加会议；必要时，矿长可要求有关领导或部门主管参加会议；安全办公会议每月召开一次；
c) 办公室主任负责整理矿长办公会议会议纪要，并对会议决议的落实进行跟踪、督查；
d) 矿长办公会议《会议纪要》要及时呈报董事长。
生产调度会。
a) 生产调度会每天上午7点30召开，由分管生产副矿长主持。公司高层管理人员、矿委会所属各部门主管及主要安全生产科室副主管、生产单位负责人，经理部、行政部所属各科室主管参加会议。部门主管请假或出差，应指定人员参加会议并对会议安排及时贯彻落实，不得缺席会议或造成工作延误。
b) 生产调度会就每天的安全生产工作进行部署；
c) 对生产调度会安排部署的工作，务期必成。
生产协调会。
a) 生产协调会每星期。
一、星期。三、星期五下午3点召开，对生产调度会安排工作进行总结、协调；
b) 必要时，矿长可以要求经理部、行政部所属有关科室主管参加会议，汇报生产调度会安排工作完成情况。
管理部门工作例会。
a) 管理部门工作例会每月的1日、11日、21日上午9点召开。由董事长助理主持。总经理、行政总监、行政副总监、总经理助理、经理部、行政部所属各科室主管参加。必要时，矿长出席会议；
b) 管理部门工作例会由企业管理科通报管理部门上旬工作完成情况，安排本旬工作计划；办公室就董事会决议或公司领导安排事项督查情况进行汇报；各科室主管就未完成任务情况进行说明并提出解决方案或协调要求；总经理、行政总监、矿长就全局工作作出指示。
月度考核会。
月度考核会每月10日前由企业管理科组织相关科室就上月考核情况讨论研究，结果报董事长批准后由财务科执行执行。
阶段总结会。
a) 七月初，各科室主管就上半年工作进行总结，提出下半年工作计划。总经理、矿长、行政总监各自就分管科室工作进行点评；
b) 二月初，各级主管进行聘任述职，向董事会汇报一年来工作情况及应聘后设想。
三)公文管理。
1．来文管理。
来文管理程序：
签收→登记→初审→拟办→阅批→承办→落实→归档；
上级保密公文，要直接送交相关公司领导阅，并存档保密管理；
阅批审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名和审批日期。凡传阅文件，一般应当天返还，不得积压，不得横传。如遇急件应在24小时内做出批阅意见；
所有收文都要随到随办，明传电报和急件要急办。承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿和积压。紧急公文应当按时限要求办理。
对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回交办的文秘人员并书面说明理由； ⑸承办公文时，承办部门应在文电处理签中明确注明办理结果；
对重要的和有限时的文电，由办公室责成专人负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。同时承办单位的领导、工作人员都要及时催办，并及时反馈办理情况；
对来文要分类存档，妥善保管，不得丢失。
2．发文管理。
公文发文程序。
承办部门拟稿→办公室主任审批签字→办公室打印→相关部门或领导初审、会签→董事长助理核稿签字→拟稿人校对签字→公司领导签发→发文执行；
拟稿。发文由具体承办单位拟稿。拟稿应按照规定正确使用决定、通知、通报、意见、请示、报告、批复、函、会议纪要等文种，公文格式应规范。
文稿内容应符合法律、法规、规章，党和国家的方针、政策以及有关规定。所提措施和办法切实可行，做到情况属实、观点明确、直述不曲、层次清楚、前后照应、文字精炼，篇幅力求简短。
拟稿内容如涉及公司其他部门的职权范围，应送有关部门会签，会签并形成一致意见后送办公室； ⑶核稿。
核稿人对以下情况负责：
a) 有无必要发文，行文关系是否恰当；
b) 是否符合公文的审批程序，需要与有关部门会签的， 是否经过会签；
c) 文稿内容是否符合法律、法规、规章，国家的方针、政策以及有关规定，所提措施和办法是否切实可行； d) 文种使用是否正确，公文格式是否规范； e) 层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表述是否简洁、通顺、确切； f) 核稿人根据文件内容酌情提出拟送相关签发领导；
g）核稿人对改动较大的文稿应退回拟稿部门重新打印，卷面不清楚的稿件不能送领导阅批。 ⑷校对
文件用印正式制发前，由拟稿人对文件进行校对，重点是核对公文内容的文字，语言是否与原文有出入，校对无误并由拟稿人签字后方可用印发文；
规格。公文行文规则要符合国家统一标准；
发文统一由办公室印制。内部公文下发要由办事员负责登记，接收文件人签字；
公文办理完毕后，要根据《中华人民共和国档案法》 和有关规定，及时将底稿、正本、电子介质和有关材料整理 （立卷），由办公室归档。各类公文由主办单位，按照档案管理规定负责向办公室移交。个人不得保管应归档的公文。
(四)档案管理。
1. 档案类别：
以下资料必须归档管理：
公司的规划、年度计划、统计资料、上级文件、公司文件、安全档案、技术档案、学术**、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、聘任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料；
已完工工程的手续、施工资料、图纸等全部资料；
购置物资特别是重要设备的相关技术资料；
上年度的会计档案；
本单位历史沿革记录文件，大事记及反映本单位工作活动的**、录影带、录像带和光盘等。 ⑹上级领导、国内外专家学者来本公司参观或指导工作的谈话记录、**、录影（音）带及有关文件；本公司与上级机关、业务相关单位等方面有保存价值的来往文件。
一切应该保存的各种纸质材料和电子文件。
2. 归档文件材料的基本要求：
归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备，正件与附件，印件与底稿，请示与批复，**文与被**文要放在一起，不得分开，文电应合一；
归档的文件材料应为原件。归档的文件材料必须字迹清楚、工整、纸张及文件格式符合规范要求（包括文字修改、签字等不能超出左侧装订线），书写材料要适于长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯篮墨水和热敏纸； ⑶所有的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档保存；
已经归档的文件材料不得修改。
3. 档案移交。
各部门当年形成的文件必须在次年的第一季度前移交，不得滞后；
基建工程或其他专业项目，包括资本运作、技术改造等，在任务完成后或一阶段工作完结时，将及时应归档的文件材料向档案室归档。在纸质档案归档的同时，收集好电子档案。
基建工程验收时必须保证档案的完整性。文件材料不完整、不准确、不系统的，不能通过验收； ⑶购置物资特别是重要设备仪器到货，有关专业部门应会同档案部门检查验收相关资料，并及时归档。资料不全者，不能通过验收；
各部门在工作中形成的文件需**档管理人员确认后，方可向档案室移交。
各部门在向档案室移交文档时，要填写《文件归档登记表》，一式二份，双方应认真办理接交手续，仔细查点和验收， 一份归档，一份由移交部门留存。
4. 档案保管
档案由行政部办公室统一管理，指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须确保安全； ⑵入档资料应该按照档案管理标准详细登记造册，分类别编号存放；公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值分类整理（立卷），保证归档文件材料的齐全、完整，能准确反映本单位主要工作情况，便于保管和利用；
存放档案必须有专用库房与架柜，排架方法要科学和便于利用；人事档案、财务档案要专柜存放，列入密级；
要定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到账、物相符；
对破损或载体变质的档案要及时进行修复。库藏档案因移交、作废、遗失等注销时，要查明原因并保存记录；
档案库房应具有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等“八防”安全措施；档案库房温湿度要符合有关的规定要求。 5. 档案使用
公司高层正职领导借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
公司其他人员需非借阅档案时，要经公司高层正职领导批准，并办理借阅手续；
密级档案应该在档案室阅览，并经公司高层正职领导批准；
借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，不得折叠、拆卷。注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，一般内部档案办公室主任批准方可摘录和复制。
凡属密级档案，必须由公司领导批准方可摘录和复制；
档案借用或调阅完毕应该按时归还；保管人应及时追要，杜绝遗失；
对造成档案损坏或遗失的责任人，要严肃追究责任。
6. 档案鉴定与销毁
档案保管期限分永久、长期（16～50年）和短期（15年以下）三种： a) 有长远利用价值的档案应永久保存； b) 在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；
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